如何做好高职院校档案管理中的电子文件归档工作

刘晓燕

（四川职业技术学院，四川 遂宁 629000）

如何做好高职院校档案管理中的电子文件归档工作

刘晓燕

（四川职业技术学院，四川 遂宁 629000）

高职院校在校内各种党政、人事、教学、学生、科研、财务等管理活动中，形成大批需要归档的电子文件。如何做好我们高职院校档案管理工作，目前最需要解决的问题就是如何做好这些电子文件的归档工作。

高校职院校;档案管理；电子文件归档工作

随着现代化信息技术和网络技术在高职院校管理中的广泛应用，使得各高职院校在各种党政、人事、教学、学生、科研、财务等管理活动中，形成大批需要归档的电子文件，我校也不例外的出现这些问题。如何做好我们高职院校档案管理工作，目前最需要解决伯问题就是如何做好这些电子文件的归档工作。

1 高职院校电子文件的含义及其特点

1.1 高职院校电子文件的含义

高职院校电子文件是指各高职院校的教师和学生在各种活动中形成的，具有一定保存价值记录，以计算机软盘、硬盘、磁盘、光盘等化学磁性材料为载体的文字材料、图表等。它和普通文件一样具有形成、管理、处置三个阶段。它主要包括电子文书、电子报表、电子图片、电子信件等。

1.2 高职院校电子文件的特点

1.2.1 形式多样、信息录入规范

在高职院校，电子文件信息的存在形式是多样化的，它可以以电子文本文件形式存在，也可以以电子表格、电子图形图像、电子影像等多种形式存入归档和传输，是一种全方位的记忆和再现形式。在各个高职院校的电子文件归档管理系统中，如果我们要录入信息，就只能根据电子文件归档管理系统的提示要求，填入相应信息内容，不能任意增添或改变录入方式，否则信息将无法录入，这样使得我们录入的相关信息既规范又准确。如果我们在操作中，将要归档的电子文件的信息输入不准确、不完全，该系统就不能进入下一个工作环节，从面阻碍电子文件信息的录入，为了顺利完成这项工作，档案管理人员只有规规矩矩按规定及时录入相关规范信息，从而使得高职院校电子文件信息录入规范。

1.2.2 易于存储、传递，并且存储容量大

电子文件的存储介质很多，目前主要有各种光盘、U盘、计算机硬盘，特别是移动硬盘。同时，电子文件的传递也非常方便快捷，它借助于网络、电子邮件、F TP服务等多种渠道传递给相关人员。与纸制文件相比，电子文件借助计算机和网络，将存储信息的容量大大增加，并且它通过信息压缩等高科技技术，将电子文件的存储容量增加几何倍数，真正意义上实现存储的海容量。

1.2.3 信息资源共享程度的提高，改变了工作效率

由于电子文件归档管理系统在各大高职院校的陆续使用，使得各高职院校各级党政、行政、业务、教学、学生、科研等信息资源进行信息平台，达到信息资源共享，为各高职院校的师生们提供了随时便捷的查找资源的平台，使他们能迅速查找到自己想要的信息，为档案使用者提供方便。高职院校利用校园网进行档案管理使数据统计更可靠、更准确，信息反馈更及时，并去掉了大量的手工管理，将档案管理人员从繁杂、重复的低效率解放出来，提高了工作效率。另一方面，我们的广大师生们在他们完成他们的教学、科研等任务后，如果要进行教育教学的改革和创新，他们就可以通过电子文件归档管理系统，利用现有的教学和科研等成果，去进行创新和改革，从而达到少走弯路，多出成果。由些看来，高职院校电子文件归档管理系统的运用，使得高职院校的相关信息资源达到共享，档案利用者就可以通过计算机网络查找所需信息资源，减少他们来往高职院校的时间和费用，同时也能有效阻止假信息和假文凭的流窜，为净化社会风气起到良好的作用。

1.2.4 易编辑修改、损坏和丢失

高校电子文件归档，借助于各种专业软件，在里面很容易对电子文件进行编辑和修改，而且很难发现其修改的痕迹。同时，电子文件保存对环境的温湿度、防磁性等条件要求很高，如果一但达不到存储要求，将很容易损伤载体，导致信息丢失，计算机病毒，人为破坏也很容易导致电子文件的损坏和丢失。

2 高职院校电子文件归档工作中存在的三个问题

2.1 不健全的电子文件归档管理制度

就目前的形式，在绝大多数高职院校，电子文件的归档管理工作，仍存在着诸多问题。就拿我们学院来说，各个部门的电子文件的产生都是凌乱、无序的，而很多有价值需要归档的电子文件资料却流散在各自部门里，得不到快捷有效的处置，例如：各个系部的教学资料、科研成果；各个党政、行政部门产生的电子；业务资料等等都没有得到行之有效的归档管理。有的部门甚至在平时的文件处理中将要归档的电子文件随意修改、删除。以上问题的出现，绝大部分的高职院校是因为没有健全的电了文件归档管理制度，没有相应的规章制度、管理原则、工作流程、岗位职责等等，从而使得各个部门的档案管理工作者对电子文件归档的严重性认识不全面，把该归档的电子文件流失掉，没有保存。

2.2 收集需要归档的电子文件难度大，保存环境要求高

在高职院校，要将电子文件换成可以利用的档案其重要环节就是要将电子文件归档，将大量的各个部门产生的电子文件收集起来进行归档，而要将这些电子文件收集起来，往往要跨越好几个部门，使得电子文件收集工作难度大，就其原因：（1）在高职院校各个职能部门的工作环节大部分是相互交错的，难以界定其职责。例如，教务处与各个系部之间，教务处与科研处之间等等；（2）在高职院校各个产生电子文件的部门对其产生的电子文件什么时候收集归档不清楚，怎样收集，它的步骤和具体的要求是什么也不明了，从而难以达到电子文件归档的要求和规范。在我们学院这方面问题最严重的是各个系部，其次是各个行政部门。（3）一般高职院校的信息办公自动化系统都不归属学校的档案管理部门管理。例如：有些高职院校的信息办公自动化系统在院办，有的又在计算机科学系，有的又在现代教育系等等，使得电子文件管理与电子文件归档管理不成一个体系，相互不和谐、脱节。各个部门的电子文件收集起来后，一般是用硬盘、光盘、磁盘等存储，这些存储电子文件的载体的物理、化学性质不稳定，它们对温度、湿度、磁场、光线、有害气体等敏感，稍不注意就会受到破坏，这就要求电子文件档案的保存环境要高。

2.3 电子文件的真实性难以保证，影响其可信度

电子文件档案与纸制档案是不一样的，传统的纸制档案是以一种直观形式存在，它的书写的痕迹很难模仿或改变，具有原始特点和法律凭证作用。而电子文件内容与载体经常发生结合形式的变化，如在传输或转存中被改动而不留任何痕迹，或是在拷贝复制时因为载体或读写技术的不稳性造成文件内容丢失和变异，在高校电子文件档案管理中也存在这些问题。正因为电子文件的真实生难以保证，从而直接影响到电子文件档案的可信度。

3加强高职院校电子文件归档工作的几点建议

3.1 电子文件归档制度的健全和管理的规范

高职院校的电子文件归档管理法制化是高校的发展趋势，是社会发展的趋势，是高职院校依法治校的具体表现。只有将高职院校的电子文件归档管理制度健全后，才能将高职院校电子文件归档管理工作做好，我们可以依据国家有关电子文件档案管理的法律法规，如《中华人民共和国计算机安全保护条例》等，结合自身特点、存在的问题，找出与子对应的办法，制定出行之有效的高职院校档案管理中的电子文件归档制度，并让高职院校的各个电子文件产生部门严格执行。另一个方面，要做到高职院校电子文件归档管理的规范化，须根据电子文件产生时的软硬件不同，制定出统一的规范和标准，才能确保归档的电子文件有效利用。

3.2 协调好电子文件产生部门与档案管理部门之间的关系，做好电子文件档案的保存环境

在高职院校，电子文件与纸制文件对比，归档过程和受制约的因素所涉及到的问题就更加多，想只靠电子文件产成部门或只靠档案管理部门是很困难的，只有协调这两个部门之间的关系，才能保证高职院校的电子文件归档工作不脱节。在高职院校里，形成电子文件部门更是多，它包括党政部门、行政部门、教务部门、教学系部、财务部门、科研部门等等，在这些部门里将产生大量的政策性文件、规章制度、教学相关文档、学生毕业设计、评优材料、困难资料、财务报表、科研成果等电子文件。只有这些电子文件的形成部门来收集、整理、归档这些文件，才能保证这些电子文件形成档案的质量，因为只有他们才知道这些电子文件的重要性，收藏的价值，形成的规律。这些电子文件形成后，我们的档案管理部门就发挥作用了，他们利用他们所掌握的档案管理工作原则和方法，按照相应的档案管理办法，进行把关和统筹管理，在做这个工作的同时，他们必须与电子文件产生部门协调好关系，并积极参与到相应的工作中去，才能将电子文件档案按要求归档，保证其完整性。因为电子文件存储的载体大多是磁盘、U盘、移动硬盘等，物理、化学性质不稳定，对环境要求高，因些，档案部门应用专门的房间，在硬件和软件设置上保证这些存储物不被损坏，达到保存的永久性。

3.3 做好电子文件形成档案过程的技术手段，建立起电子文件档案使用的记录制度

只有做好电子文件形成档案过程的技术手段，才能保证其形成档案过程中的质量把关，在使用中要保障计算机网络系统的实体安全、运行安全等，可以设定登录限制，使用文件权限控制等，建议最好是对服务器数据备一个份。要使高职院校的电子文件档案在形成、整理、归档、保管、利用等过程中，都有真实的相应记录，来证实电子文件档案的原始真实性，使电子文件档案从最初形成、到被开发利用、最后到使用过程中的每一个环节都有记录，就只有建立起电子文件档案使用的记录制度。制度一但形成，必须严格执行，我们高职院校也只有严格执行电子文件档案使用记录制度，才能达到我们的电子文件档案的真实性和可信性。

[1]陈小芝.加强高校电子文件的归档管理[J].黑龙江史志. 2010,（1）.

[2]周海霞,李燕，李巍.浅谈利用计算机对电子文档进行现代化管理的研究与思考[J].经济生活，2012，（11）.

[3]陶革.电子文档对档案工作影响的初探[J].天然气勘探与开发，2010，（4）.

[4]方雯.高校电子校务环境下的电子文件归档与管理研究[J].兰台世界，2012，（7）.

[5]杨红岩.高校电子文档科学化管理探析[J].科技档案，2009，（2）.

How to Do Well in Electronic Documents File Archiving Work of File Mnagement in Higher Vocational Colleges

LIU Xiaoyan
（Sichuan Vocational and Technical College, Suining Sichuan 629000）

In Higher vocational colleges government, personnel, teaching, students, scientific research, financial and other management activities, a large number of electronic files need to archive. How to do well in file management, the key point is to do a good job in electronic documents file archiving.

Higher Vocational Colleges; File Management; Electronic Documents File Archiving Work

G718.5

A

1672-2094(2014)01-0135-03

责任编辑：张隆辉

2012-12-11

刘晓燕（1973-），女，四川遂宁人，四川职业技术学院档案馆员。研究方向：档案管理。