花凉亭灌区经济档案建设与管理探讨

2014-04-09陈卫国程慧红张强民张安全胡常海

水利经济 2014年3期

陈卫国,程慧红,张强民,黄义,张安全,胡常海

(1.安庆市花凉亭灌区管理局,安徽安庆 246411; 2.安庆市花凉亭灌区管理局渠首电站所,安徽安庆 246412)

1 灌区档案管理现状

花凉亭灌区位于安徽西南丘陵,皖河流域长河与华阳河水域,是国家大Ⅱ型灌区,灌溉区域控制面积1 407.6 km2,农业灌溉面积105.83 km2,累计输水169亿m3,灌溉农田约160万hm2,共创造社会经济效益70多亿元。花凉亭灌区档案始建于1962年,2005年按国家规范标准整改修订、验查、清理、编册入档。目前灌区有档案库房4间,档案信息自动化大厅1间,柜架25个。现藏有档案5 879卷(册),工程绘图约311张,计2 474件，其中工程、财务经济档案3 700多卷(本)。设水管经济档案分析室，档案室面积106m2,库房面积190m2,档案库保存了灌区建成以来的灌溉水利年鉴资料,初建、改扩建与节水改造、旱涝灾害等珍贵原始数据档案资料。设置实物档案柜和密集架，配备电脑、查询机等设备以及自动化管理系统设施平台，基本形成灌区经济业务档案收集、整理、查询一体化管理，档案建设初具规模。2007年12月花凉亭灌区被评为省级档案管理一级单位。

花凉亭灌区发展初期为粗放式经营模式:水利建设投入不足、低水平重复建设、工程设施利用效率低下。这不仅制约灌区经济发展,也给档案管理带来一定束缚。灌区经济档案建设与管理工作是一项服务性、专业性很强的工作,需要各级领导给予高度重视。然而,灌区经济档案在农业灌溉经济中的作用并未真正发挥,档案规范建设起步晚、标准低、发展慢。灌区基础设施建设落后,资料归档率低,档案中工程、统计、财务等指标数据混杂,档案咨询服务不强、解释不清、查询不明,在农业水利政策调整和灌区变化时档案也未及时进行修订整理,没有完全反映灌溉经济的特殊性,从而影响定量核算[1]。

2 灌区档案管理存在的问题

a. 归档率不高，资料不完整。尽管花凉亭灌区经济档案建设与管理已取得一定效果,但还存在归档速度慢、内容不全面、制度不规范,资料整理不够全面,整理方法不科学,档案信息查询、服务不力等问题。档案间接性、潜在性、滞后性特点未得到充分地认识,经济档案管理工作往往被水管单位管理员忽视。例如:对涉及工程质量验收的经济档案资料未能跟踪和检查,有的基层水管科室虽保存招投标财务档案文件,却没有保留该环节最重要评标报告,并未及时送达归档[2]。档案资料分类所设结构、基础设施、系统平台、语义注释、业务流程、制度方法等不齐备,经济档案数据资料质量偏差，影响了工程档案效果。灌区档案缺少专职管理人员,兼职人员多,例如科室会计员兼管档案文书与统计工作,一手多用,对会计档案来龙去脉不清楚,笼统归纳,出现重复归档,增加档案管理的难度,没有制订档案管理规章制度,由于经济档案管理方法落后严重影响了归档质量,无法满足灌区档案管理建设发展要求。

b. 档案管理分类及形式不全。经济档案有多种,包括年度与季期经济变化、业务机构与人员变动、分析附录及备件说明、会计文件和会议纪要等类型,各分类法的编辑与选择不充分、显得混乱。灌溉经济档案信息管理在多样化、分段式方面,缺乏统一、协调、系统的管理,存在规则综合空隙。在农村灌溉经济管理中,许多变量因素是相互制约、相互关联的,只有管理好灌区经济档案，对其进行科学分类，细化归档整理、优化档案信息,才能真实反映灌区灌溉供水实际情况。尤其是在防洪除涝、农业灌溉、城乡供水、水土保持等工程体系中,档案信息的监察等工作,还存在不全面、不细致、标准不统一、组卷凌乱、内容单一等问题。

c. 基础设施不完善。灌区改扩建及配套设施工程建设缓慢,影响了档案管理建设工作,反映在档案基础设施建设滞后，档案管理方式落后,标准化、规范化程度不高等方面。

3 加强灌区档案管理的对策及建议

a. 创新管理模式,引领灌区经济档案上台阶。科学管理花凉亭灌区水利经济档案,大力开发档案信息资源,多层次、多方位、多形式向各农业部门和社会提供经济服务,是实现灌区水利档案自身价值和经济管理的根本目的。建立完整、准确、系统的农业水利经济科技档案,是花凉亭灌区档案建设与管理根本要求,对档案验收监督检查显得十分重要,尤其反映在农业汇总整形上报的灌溉供水、财会、基建、水文、水资源、水土保持、勘测与规划设计等灌区基础业务文件资料方面,按经济、工程、人事档案分类，细化归档范围，明确整编内容，科学有效地规范管理经济档案。实现灌区档案资料的数据科学化管理和网络化、档案管理手段的现代化、档案咨询业务智能化,满足灌区农业水利灌溉、渠道改扩建与节水工程多方位、多区域利用经济档案资料的需求,为灌区水利发展和农业经济提供方便、快捷、高效的经济档案服务功能[3]。

b. 加强档案管理现代化建设。运用现代数字技术支撑经济档案建设与管理。经济业务档案管理现代化不仅仅是实现档案的加工、存贮、检索计算机化,还应以经济服务为中心开发档案系统,提高灌区经济档案综合利用率,夯实档案业务基础。督促灌区各县水利基层单位做好档案管理工作，经常性地开展综合性档案管理员业务技能培训,培养农业灌溉电子文档会计员、经济分析员与电子档案管理员是灌区的当务之急。

c. 科技档案一体化管理模式。信息智能化管理范制是经济档案管理的发展趋势。档案管理业务分析服务硬件和软件的采用,以及高科技设施引进和普及是花凉亭灌区农业灌溉档案信息现代化建设的首要任务。所谓科技档案一体化管理是指水利工程业务档案经济评价、分析与财务管理、图书信息工作一体化,依托计算机和网络技术,从经济系统论的角度出发,对档案工作进行统筹规划和科学管理,使档案管理系统化和规范化[4]发挥档案及其总体最大效能,确保灌区经济档案管理的高效和优化,完成业务全程、集成、优化、综合的档案管理程控系统。花凉亭灌区档案文件资料及数据质量的监管与控制、组卷模块程控开发是连接农业灌区自动化信息通道,进行经济文档一体化研究和开发的必备工作,集中体现在农业经济系统转库、组卷上。

d. 着力夯实基层档案基础,提高管理效率。实行水管档案保密、统计检索编研、监督检查制度。随着农村产业结构调整变化,低碳高效农业经济发展,种植更加集约化,农民对用水的质量要求越来越高，因此必须加快灌溉现代化建设,提高花凉亭灌区基层单位经济档案的服务水平,最大限度地提高供水的生产率和经济效率,对水量、水费和水信息的档案实行科学管理。提高档案管理效应与灌区后勤基础性工作是分不开的,如设置合理的档案管理机构,配备高素质的档案管理员,严格做好灌区工程、会计档案收集、保管、利用、设备管理维护,及时解决异构档案数据整合问题、档案业务流程系统设计、会计档案的规范化管理等问题,是灌区经济档案管理业务工作效率提高的关键。