公安院校学生档案管理规范化建设

邓大平

（四川警察学院 四川泸州 646000）

公安院校学生档案管理规范化建设

邓大平

（四川警察学院 四川泸州 646000）

当今社会信息化高速发展，对公安院校档案工作管理提出了前所末有的新要求，具有定特殊性的公安高等院校档案管理而临着全新挑战与机遇。随着公安院校改革进程的加快，为了加强公安院校档案管理工作，迫切需要从当前公安院校档案管理存在的问题出发，通过跟踪国内外警察院校在档案管理发展趋势，探索我国公安院校学生档案管理的规范化途径，以期提高公安院校的学生档案管理水平和利用率。

公安院校；学生档案管理；规范化，域外经验；创新

公安院校的学生档案管理工作具有一定的特殊性，因为部分档案文件内容涉及到国家机密而具有较高的保密性。这就对公安院校的档案管理提出了更高的要求，因而相对于其他高校，公安院校的学生档案管理工作的要求更严。加强公安院校学生档案管理规范化建设，对于更好地适应社会发展和公安教育事业的需要，促进公安院校学生就业具有现实意义。

一、我国公安院校档案管理工作现状

当前公安院校学生档案管理不够规范，信息化程度不高。主要表现为档案意识淡薄、档案管理分散、没有集中管理，不便查找，不分档案归档不及时，造成档案遗失，项目资料保存不完整，不分报批资料不齐全，部分批阅件原件查找困难，档案密级的设定与保管未按照相关规定执行，不分重要档案的保存不够安全，电子档案管理工作薄弱，档案管理人员多数未经过系统的专业培训等问题，远远落后与国外发达国家公安院校档案管理水平。

（一）管理思想与意识落后。

学生档案管理综合反映在校学生的多方面情况，目前因为管理人员的意识薄弱导致管理水平上不去，管理地下等多种问题的发生，严重制约着我国公安院校学生档案管理工作的发展。工作人员在对档案管理工作的认识上很多人还停留在过去“传统神秘观”的认识阶段认为档案涉及到个人思想观念、政治立场、个人隐私等方而不便也不愿意公开其内容，而且根据传统习惯现在公安院校中档案工作主要还是搜集学习经历、个人政治历史、家庭社会关系等方而的材料而忽视有关个人业绩和能力的信息，使得有些档案存在片而、雷同、重复等问题。加之学院未使档案管理专业化，多数由学生自己填写，造成档案真实的缺失。由于存在不符合要求的想象，现在档案不能全面反映学生的综合素质情况，导致质量不高。

（二）基础设施差管理手段陈旧。

随着《中华人民共和国档案法》等一些列法律的颁布实施，加之公安院校学生档案管理的重要性，公安院校也越来越重视学生档案管理工作，多数学院都加人了专项资金的投入，添置了计算机、复印机、打印机等现代化的设备，但仍有部分公安高校出于对学生档案的重视程度不够，基础设施差、档案室狭窄、潮湿设备不配套引起档案材料霉变、虫蛀影响档案的关观、整洁、完整，不但影响了工作效率，还导致了档案管理的楼后甚至更严重的情况。

随着信息化时代的到来，电子文件已经成为文件的新主体，是档案的重要组成部分。和传统的文件管理手段和技术水平来说，现代管理不管是从技术和水平上都有了很大程度的进步，对于管理工作来说是千载难逢的变革新时期。但尽管面对机遇，因为无意识，现在公安院校依然采用传统手段和技术，这在很大程度上造成了管理效率的低下和管理质量的落后，很难适应现代社会的大发展和形势。同时在档案管理工作日趋繁重的今天，其管理手段仍沿用传统的办法，档案材料的整理和检索仍基本靠手工完成，很难面对现在大数据大容量的要求，因此，加快现代化技术革新是我国公安院校档案管理的必然出路。

（三）管理人员不专业化导致管理水平低下。

学生档案管理工作是一门综合性的边缘科学，具有自身的理论和发展规律，特别是在在档案管理人员的配备上，公安院校人都缺乏专业性人才，现有工作人员一般不是档案专业毕业从事档案管理工作，而且又没有经过档案专业知识的系统学习，缺乏档案管理的专业知识和应有的素质，有的管理人员身兼多职需要从事其他繁杂的工作，没有充裕的时间保证及时地收集、整理档案材料，更不要说更新专业知识、提高管理水平，即使是专职人事档案管理人员也因人员配备不足造成档案管理人员疲于应付越来越多的纸质档案的整理工作，缺乏时间对现代化管理知识的学习、更新档案工作在这种专职人员缺乏、管理水平低下、知识更新缓慢等问题的影响下已远远不能适应新时期公安高校发展的需要，因此加速培训管理工作人员现代化步伐就显得十分迫切和必要[1]。

（四）档案管理监督机制不严。

学生档案管理应该是为决策和使用服务的，它的任何工作都应该围绕作用真实性和严谨性来开展，然而在实际工作中学生档案绝大部分内容都被敷衍化、松弛化，缺乏相应的管理监督机制制约和检查，在管理过程中普遍存在着缺乏规范化和标准化。其中，管理纪律不严，管理工作人员工作严谨性缺失，保密意识差尤其突出。经过相关调查，在学生毕业时学院出具的推荐表等相关证明材料，有多数内容是学生自己填写，没有经过相应的对照检查，老师对学生的评价和坚定千篇一律，有的甚至是学生自己填写，没有审核立即归档，一切从简。这不仅使档案的真实性大打折扣，使学生有空子可钻，从而反映出学校在管理工作上的巨大漏洞。随着现代技术的发展，很大程度上能够充分解决这些问题，通过计算机的运用，可以快速查询学生档案记录，很大程度上能够起到杜绝暗箱操作的影响，让档案管理在阳光下运行[3]。

（五）档案管理过于封闭。

现代社会是一个开放的社会，在这个大环境下，信息的流通对于现在学生毕业找工作起着相当大的作用和影响。但是现在公安院校学生档案管理本着以保密的原则，拒绝开放，这不仅导致了学生对外交流的封闭，而且影响了外界对公安院校学生的认识，在应聘工作岗位时产生无所适从的感觉。所以必须适当开放信息交流，特别是档案相关内容，让社会了解警校学生，使公安院校学生能够走得出去。

二、域外经验

目前，具有代表性的美国、英国、德国等国的警察院校的学生档案管理在历经了近一个世纪的发展变迁，已具有规范性和科学性以及先进性，电子档案管理制度及相关标准、法规都更加完善，重视档案管理自动化系统的数据前期工作，档案资源服务细致化、规范化，档案的开放和利用方式多样化。

（一）建立了较为科学的管理模式。

第一，它具有较为充分的自主权。按照国外颁布的法律，学院一般享有多项自主权。第二，内部组织机构设置较为合理。档案部门实行档案管理长负责制，设管理长、副管理长、管理长助理各1人[2]。其中下设三个部:档案管理部、行政部、档案行政部，每部下分几个小组，如档案管理部分为技术组、档案管理组;档案行政部分为行政组、监督组、目录组，各组内还进行具体的分工，如管理小组又细分为，文件、资料、视听材料、图像处理等。第三，管理部门形成了一个良好的管理人才培训机制，当今世界，科学技术的发展日新月异，知识更新日益加快，国外警察院校对职工的要求没有停留在能一般地应付工作上，而是要求职工要跟上知识更新的脉搏，以适应警察院校领域不断拓展的需要。为此，每年都选派工作人员参加有关的各种培训，并形成制度，做到经常化、制度化、规范化。

（二）应用先进技术。

目前，发达国家警察院校已普遍将现代先进技术手段应用到警察院校学生档案管理上。典型的是电子技术的应用，组建档案现代化管理局域网。档案局域网的建立，实现档案信息及时更新，信息资源发布和共享，使得档案信息得到了快速处理和传输，学院及系、部、处、室的各级领导及一般工作人员可随时查阅和掌握学校工作情况、动态，为院校的各项工作的决策提供了全面档案资料和参考信息，也为校内外的广大师生的各类档案的查询提供准确的资料和信息。

（三）档案管理实现了强大的功能。

一是具有永久保存性，因为警察院校学生档案对于公安工作和国家安全来说具有很强的重要性。二是部门专业性，负责收录整理学生和各部门的重要文件、档案、图像资料、音频文件等，根据这一职能的要求，国外警察院校档案负责部门设置了专门的文件处理中心，负责其全部职能。三是全面真实性，警察院校的档案必须是具有绝对的真实性，关系到国家安全的重要，国外主要通过定期检查和监督等方式保证[3]。

三、创新公安院校学生档案管理规范化的机制

新时期、新发展赋子了公安院校学生档案管理工作新的含义和新的任务，公安院校的学生档案管理工作必须紧紧围绕管理制度改革为工作原则，这就要求我们从思想观念、基础设施投入、队伍建设、信息利用等各方而不断加强对学生档案管理工作的研究与探索，建立规范化管理机制，适应新时期学生管理工作，开创新局面。

(一)转变观念适应现代公安院校学生档案管理工作的要求。

1．解放思想，转变观念。转变管理观念要从思想上适应新时期学生档案管理工作，在社会改革大潮中，档案部门收到许多因素影响和制约，发展速度较为缓慢，如果不解放思想，打破传统观念的束缚，档案工作就不可能有所作为。解放思想、实事求是是使我们在思想上和工作上永远保持先进性的有利保障。因此新时期的公安院校档案管理工作必须冲破传统观念的束缚，改变传统的学生档案管理方法，首先要强化服务效能，发挥档案作用，紧紧围绕公安学生工作的调整、决策为管理工作服务是公安档案工作的根本日的和核心任务。

2．树立意识，不断革新。历史证明档案管理工作到了非改不可的地步，加之形式的发展和其它因素的影响，迫切需要改革，所以档案工作者应增强服务意识拓宽服务领域，及时根据公安工作和其他中心工作的需要主动学习进步，在学习和实践中不断研究探索新的管理方法，并运用现代管理理论和科学的档案管理理论更新档案管理人员的管理观念与管理理念。

(二)加快档案信息化建设以满足现代公安院校学生档案管理工作的要求。

在现代日新月异飞速发展的时代，任何事物都会随之改变，面对日益复杂的环境，必须加大投入，加快档案信息化建设步伐。所谓档案信息化是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的服务，虽然随着科学技术的发展、计算机应用的普及公安院校档案管理也在朝着信息化方向迈进，但是人部分院校在档案管理方而还有很多先进的技术手段没有得到充分的挖掘和应用的情况，而对当今人事档案文件数量增加信息化程度越来越高的局面公安院校如何面对，就要求档案部门必须加大投入推动档案管理的数字化和网络化建色，把学院信息化建色纳入建设日程，积极做好信息化建设。

(三)创新管理方式促进现代公安院校学生档案管理工作的发展。

1．依法治档，领导是关键。档案法等有关法律规定是我们做好档案工作的法律依据。贯彻执行档案法对于加强档案管理、有效地保护和利用档案，将起到有利保障。高效领导应依据相关法律法规，切实将档案工作纳入学校的目标管理，加大档案执法力度，认真研究和解决好档案工作中的实际问题。

2．提高档案管理干部队伍素质四档案管理工作的前提。首先档案干部队伍素质是做好档案工作的保障。首先可以通过脱产、半脱产、业余和成人教育、普通高校等多种形式、多种途径提高档案人员的档案理论和业务水平，还可以建立促进档案人员自我发展的机制，如建立岗位责任制、目标管理制度、考核评比办法等，促进档案人员提高业务水平。还应要求档案人员学会掌握现代化设备操作技术，如计算机的使用。其次可以参加交流研讨活动，积极撰写学术论文。通过参加新知识、新技术讲座，参加学术研讨会来增强创新活力。

(四)加强管理队伍建设是现代公安院校学生档案管理工作的契机。

管理工作人员是档案工作的主体，对档案事业的成败起着决定性作用，因此建设一支对公安事业忠诚、业务精良、结构合理的档案工作队伍是公安院校档案工作的重中之重，是摆脱困境的重要保障。要加强管理队伍建设，第一要相关规定和条例配足档案管理人员，以确保建立一支人员结构合理、业务水平较高的专职档案人员队伍，第二为适应新形势下档案工作的要求应加强档案工作队伍建设，在政治素质上选择政治可靠、作风正派、责任心强、业务能力突出的共产党员去从事档案管理工作，第三对档案工作人员要进行有针对性、计划性的专业培训，使他们不断学习新知识掌握新技术，根据档案工作人员的知识结构和发展方向安排各种形式的继续教育，通过到高校进修参加专业知识讲座以及经验交流等方式提高管理人员的专业知识水平，只有将档案管理人员的专业素养和信息化管理能力提高到一定程度才能不断推动档案管理工作向前发展，以适应公安教育事业发展的需要。

(五)顺应大数据时代的发展趋势，实现现代公安院校学生档案数据和服务的全面化。

首先，我们必须充分认识到大数据时代的现代公安院校学生档案信息化管理是一个功在当代、利在千秋的庞大的系统工程。电子文件的管理、数字档案建设、纸质档案的数字化、电子档案的应用等现代公安院校学生档案信息化应用与管理，是一项关系现代公安院校学生档案事业发展全局的战略举措，必须纳入国家现代公安院校信息化建设的总格局中，同步进行，协调发展，以实现现代公安院校学生档案资源共享，更好地在现代公安院校工作中发挥其作用，并为社会和人民服好务。

其次，大数据时代下的现代公安院校学生档案信息化管理是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的，现代公安院校学生档案标准化是现代公安院校信息化建设的重要基础。现代公安院校学生档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案管理中取得最佳的效果。在信息化管理中，信息的共享和网络的沟通更依赖于统一的标准和规范，避免现代公安院校档案各自为政，不规范、不标准的现象出现。大数据时代现代公安院校学生档案信息化管理应遵循的基本原则，如双套制管理原则，文档一体化管理原则，信息网络安全原则等，应由公安部来宏观管理，统一认识，统一组织。如此，才能顺应大数据时代的“两全”的趋势，实现现代公安院校学生档案数据和服务的全面化和全方位化。

(六)大力全面培养，打造复合型人才。

大数据时代下，要加快现代公安院校学生档案信息化管理，需要着重培养造就一大批既懂档案业务，又懂信息技术的复合型人才。

首先，加强现代公安院校学生档案工作人员的计算机能力培训。作为现代公安院校学生档案工作人员，对计算机业务的掌握程度直接决定着现代公安院校学生档案信息化发展的程度。现代公安院校学生档案人员不仅要在过硬的档案专业知识，还要提高计算机操作技术能力和信息化管理素养，只有精通计算机操作和档案业务知识的档案人员，才能够应对大数据时代下现代公安院校学生档案信息化的骇浪。

其次，加强计算机专业技术人员的档案业务培训。作为计算机专业技术人员，对各种现代公安院校学生档案业务的熟悉程度直接决定着档案软件开发和应用质量的高低。当计算机应用发展到网络化和信息决策辅助阶段时，怎样使档案管理科学化、调度有序化、传递信息规范化、提供检索快捷化、操作手续简单化，将取决于程序开发者对档案业务的了解程度。

第三，培训的方式与机制。可以采取长期与短期、远程与面授相结合的方式，培训应注重效果性与效率性、系统性与实用性相结合，通过继续教育、专题讲座、业务研讨会、学术交流及信息技术培训班的方式，提高现代公安院校学生档案信息管理队伍的素质，建立长效培训机制，培养现代公安院校学生档案人员将各类有价值的现代公安院校学生档案信息资源整合、分析、挖掘的能力，使现代公安院校学生档案人员由传统的“现代公安院校学生档案保管者”变为“现代公安院校学生档案信息资源的管理者和传播者”，从而为大数据时代下的现代公安院校学生档案信息化发展奠定坚实的人才基础。

[1]曹苏慈.关于档案信息化建设的思考[J].山西农业大学学报，2004，(3).

[2]薛晓峰.浅析新时期高校档案管理的现状与对策[J].吕梁教育学院学报，2009，(3).

[3]土进平.高校档案管理创新探究[J].洛阳理工学院学报(社会科学版)，2008，(2).

（责任编辑：赖方中）

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1674-5612（2014）06-0127-05

2014-06-05

邓大平，（1965-），男，四川泸州人，四川警察学院副研究馆员，研究方向：档案管理。