浅谈煤矿物资供应管理

□文/张士超

（冀中能源邯郸矿业集团 河北·邯郸）

采购职能是物资供应部门的一项基本职能，是一个企业经营活动中最重要的环节。采购工作的质量关系到煤炭企业的产品质量和成本以及企业的效益与兴衰，是一个企业战略发展的重要保证。随着公司规模的不断扩大，采购的比重呈上升趋势，它的地位越来越重要，如何做好物资采购工作则成为每一个企业关注的焦点。

马克思主义的辩证法认为，事物总是一分为二的。自2012年实行“三集中、一统一”物资供应模式以来，我们集团公司对下辖十个煤矿生产所需物资进行集中采购，由各矿对物资部集中上报使用计划，物资部根据各矿上报计划进行合理的采购与调剂，以确保各矿生产的顺利进行。在此期间，由于管理模式的变更出现了一系列管理上的问题，如计划不准确、到货不及时、产品质量差、产品价格高、发票不及时，等等。针对日常工作中出现的这一系列问题，物资部做了大量的基础调研工作，追根溯源，发现问题的原因主要有以下几点：

1、责任心不强，存在得过且过的思想。个别业务员忽视自身岗位存在的必要性，把工作当程序，当成走过场，只要是各单位上报来的计划，一律批准。如此一来，各矿为了保证生产往往加大采购计划，造成大量的物资积压和资金占用。

2、业务素质不高，缺乏专业知识。个别业务员对产品型号、性能及通用性不够充分了解，不能够识别可替代产品，在存在可替代产品的情况下再去采购其他同类产品，给企业造成库存积压；另一方面，不能够实时掌握市场行情，对供应商的报价只求价格最低，既不能保证是市场价格最低，又不能做到质量最优，采购不到质优价廉的物资，造成资金浪费。

3、工作岗位轮换，存在遗留问题。历年来，由于工作岗位的调整，留下了诸多遗留问题，在岗位交接时不能够处理前任未处理完的事务，或者存在“事不关己，高高挂起”的思想，给下一任开展工作带来了诸多麻烦和不便。

4、供应商新旧交替，合作伙伴不固定。这是一个客观的原因，在市场经济飞速发展的年代，物资采购最基本的要求就是货比三家。适者生存，这是人类发展的主题，也是供应商能否长久合作的重要依据。由于种种原因更换供应商，会导致业务员不能及时对新的供应商加以调研，来确保产品的质量以及供货速度是否符合生产的需要。

针对以上问题，笔者认为做好物资供应管理必须从基础工作做起，具体包含以下方面：

一、端正工作态度，转变工作作风

没有良好的工作作风和严肃认真的工作态度，一切问题都是空谈。作为企业的一名员工，首先要践行科学发展观，端正态度，强化责任意识，增强事业心，工作中力求实效，做到爱岗敬业，牢固树立一丝不苟、作风扎实和严谨细致的工作态度；其次要转变思想，强化服务意识。物资供应就是为矿井安全生产服务的，满足各矿生产的需要是我们服务的宗旨；再次要工作脚踏实地，注重实干，树立进取意识。一切应从实际出发，不能好高骛远。在工作中要主动、热情，对自己要严格要求，遇到困难不应该产生埋怨和抵触情绪，应主动找原因如何创造性地开展工作，不使工作陷于被动。

二、加强业务培训，提高业务素质

各部门各岗位应有针对性地进行专业培训，提高业务素质和工作效率。计划员应负责对各单位上报的计划进行仔细认真的核对，并应根据日常工作有遇见性地掌握各生产单位所需物资的品种、数量，应掌握各单位最低与最高消耗储备量，平衡库存，合理增加；并应掌握同类物资的配置、性能、规格是否具有可替代性，是否可以进行调剂；应掌握市场价格信息，谨防供应商随意加价，最大限度地为企业节约采购资金。

采购员应负责合同的签订与执行，负责接收供应商开具的发票，收到发票时应仔细核对发票信息，检查发票是否存在不能抵扣的可能，一经发现及时退回供应商重新开具，避免双方不必要的损失；应确保合同的执行率，负责督促各供应商严格按照合同送货，并负责到货物资的验收，应充分掌握各种物资的名称、规格型号、性能、质量标准、生产厂家，是否存在以次充优；在代储物资需要作退库处理时应进一步核对验收是否属实。

结算员应定期收取汇总各单位数据资料，并及时上报集团公司财务部，及时与供应商核对账目，避免张冠李戴，出现错账、漏账。根据集团公司资金使用计划合理支付供应商货款，在支付承兑汇票时应认真核对取票者身份信息，是否具备取票资格，确保双方及时入账。

仓库保管员应负责到货物资的存放、保养、维护和发放，实行库存标准化管理，各类物资的存放要具备科学性，方便操作，应严格核对到货物资的数量、品种是否与单据上载明的数量相符，在发放时原则上应采取先进先出法，月末要与结算、采购部门进行核对，应定期、不定期地对库存物资进行盘点，确保账、卡、物保持一致。

三、理顺管理体制，强化管理职能

实现管理系统化就必须建立一套完整规范的业务流程，明确隶属关系，理顺管理体制。应强化各部门管理职能，明确职责权限，监督中间环节，不断反思工作中存在的问题，督促自己不断改进，为今后的工作奠定良好的基础。强化工作措施，实行奖惩制度，以充分发挥其主观能动性。明确工作职责，建立岗位责任制，推行精细化管理，优化组织职能。

物资采购活动是企业经营中最容易发生违纪违法行为的环节。把采购全过程置于集体研究、群众监督、阳光运作之下，推进物资采购工作的规范化和制度化，是确保企业生产经营秩序良好，让行业实现又好又快、规范发展的必由之路。

四、开展供应商积效评价，优化供应商管理体系

要建立一套完备的供应商管理体系，不断地对供应商进行积效考核与评价，包括产品价格、到货速度、合同执行率、质量检验、售后服务等方面，并据此作为优化的标准。

应逐渐清理一部分规模较小、没有实力的供应商，不断吸纳有生产实力的生产厂家，以增加物资采购的抗风险能力，防止出现某种产品的垄断；要形成竞争机制，实行货比三家，防止产品价格上涨，只要产品合格，符合生产需求，价格合理，可以不限厂家。除个别特殊物资外，任何参与招标比价的物资不得少于三家供应商；应与二级单位多沟通，要有主见，严格把关，采购不能单看价格，关键还是看质量，不一定价格最低的中标，买到质优价廉的物资才是根本；要充分了解供应商的能力能否胜任，对签订的合同能否保质保量地完成，能否及时送到。

供应商的优化管理必然导致供应商的数量减少，与此同时，建立起与少数供应商稳定和长期的合作伙伴关系。提高与供应商日常沟通的频率，提高工作质量和效率。这对煤炭企业降低采购成本，保障采购质量具有举足轻重的作用。

［1］如何做好设备物资采购工作.百度文库.专业资料.经管营销，2011.10.22.

［2］分析供应商管理的重要性.中国在职研究生招生信息网，2011.10.22.

［3］供应商关系管理的重要性.管理立法.精品学习网，2012.8.23.