设备管理信息系统研究与应用

李冬云 刘 俊

（上海外高桥造船有限公司 上海）

一、引言

设备管理是企业基础管理的重要内容之一，其管理对象即生产设备是公司的核心资产，是公司经营发展的基础。生产设备的技术状况如何，不仅影响了产品质量和生产效率，也关系到备件、能源消耗，对公司整体经济效益的高低亦有着重要的影响。在现代信息技术发展的今天，计算机早已在公司日常管理中已迅速得到普及和应用。因此将设备管理与信息化相结合，无论从技术条件，还是设备管理的实际需求看，都已是必要的且可行的。

网络信息化的设备管理系统应简洁、易懂、便于各层次操作人员使用，必须结合公司原有设备管理思想和方法。通过系统来优化原设备管理流程，从而约束因人为思想而违反设备管理流程的概率，形成共享动态的设备管理工作平台，加快设备管理工作中的信息传递，从而有效提高设备利用率，控制设备修理维护成本，提升设备全寿命周期管理上的管理深度和水平。

二、设备管理信息系统概述

该设备管理信息系统是服务端至多点客户端的网络型系统。客户端可对服务端进行增减、编辑、上传、下载各类信息，服务端亦可进行各种后台修改操作，并即时在系统内反映到各客户端。这样的结构实现了可多点同步即时处理、存储、管理、检索和传输各类信息，是一个动态的交互式人机系统。

1.系统主要功能

（1）信息处理功能。能对各种类型的设备数据信息进行收集、输入、整理、检索、存储、传送和管理。

（2）计划功能。能对各种具体工作进行合理安排，提高工作效率。

（3）控制功能。能保证有关信息被规范录入，并以一定的方式来使用。

（4）辅助功能。通过存储一定规模的设备信息资源后，为企业设备管理人员分析各类问题提供服务。

2.管理功能结构

该设备管理信息系统在管理结构上分为两类，即静态设备管理功能和动态设备管理功能。

（1）静态设备管理功能。主要是规范设备管理中一些手工纸面流程的管理，即规范设备台账管理和档案管理，它能使设备的静态信息数据记录规范化，并能准确及时地罗列、分析和处理这些数据，减轻管理人员的工作强度，提高工作效率。

（2）动态设备管理功能。主要是对设备实时状态、设备维修、保养情况的管理，使设备管理人员在第一时间掌握相关信息，提前计划和实施各类工作，摆脱长久以来事后匆忙应付的局面。

三、信息系统可行性研究

1.技术可行性

（1）硬件方面：公司目前已具备成熟的网络条件，从源头服务器端、到中继设备、再到最终客户端的硬件条件，均已能满足开展设备管理信息化的基础条件。

（2）软件方面：公司从事设备管理工作的人员，均具有一定的网络软件或类似产品使用经历，通过一定培训均能迅速掌握一般的简单操作。

2.经济可行性

该系统非重新立项投资开发的新系统，而是由原信息部的信息设备管理软件系统平台作一定修改后而成的，未额外增加任何费用，经济性显而易见。

3.操作可行性

在得到公司相关领导、综合管理部、信息部的支持，加之生产部门领导及设备员也迫切渴望改变目前设备维护保养及维修报修流程，愿意配合将系统完善、完整，该系统在推广阶段便在生产部门中得到了响应。

四、需求分析与目标

公司设备管理信息化从早期的纯粹手工式管理，到借助EXCEL辅助管理，再到单机版软件管理，直至最终实现网络软件管理。以下从4个方面来提高设备管理效率。

1.提高设备管理工作信息传递速度

公司设备管理工作的开展方式主要是以人—人方式直接沟通联系的，所有的账册变更、技术资料归档、计划下达、维护修理等各类管理工作流都没有一个合理的平台来进行依托共享、记录、归档。例如，当月某部门办理了哪些固定资产新增、报废手续，部门没有一个平台能实时查阅；当天某部门生产现场有多少设备发生的故障，哪些已修复，哪些却因各种原因没有修复，作为部门的管理者也没有办法实时方便关心查阅。种种问题都导致了设备管理工作在多项环节存在着脱节现象，最终导致设备管理工作滞后、进度缓慢、信息不通畅。通过系统平台建立了信息共享后，各类信息在系统平台中得到了统一、规范的快速传递，提升了效率。

2.促进设备管理工作制度化和规范化

多数公司都在纸面上建立健全和完善了各种类型的设备管理制度、要求，但其中的大部分都不能做到严格遵守、执行。当建立一个融入了标准管理流程的系统后可以通过系统流程规范、明确各类设备管理事务流程，利用系统中建立的管理模块，严格按照各类设备规章程序和流程办事，真正做到了正确的工作流程无法随各类人为因素而改变，只能严格照章办事，最终实现用软件管住人、抓住事。

3.提升设备管理工作过程可监督与可控制性

设备管理的各项工作中，经常会存在一些业务流程过程需要经过多个经办人或几个不同部门间操作或流转的情况，过程中的操作环节或经办人越多，相应的耗费时间就越长，往往一件事情经过很长时间还未结束，停在哪个环节或经办人手里都难以追溯。将一般业务流程纳入到系统中进行操作后，可有效跟踪监督流程中各个环节，控制流程进度时间，提高业务流程效率。

4.构建设备运行数据库

目前，公司各类设备从投入使用起，设备运行、保养、检修过程中就会产生大量重要原始数据，这些不同来源的数据大多都是在现场用纸记录的，时间一长不易保留和查找，有些更早已丢失。借助系统对这些纸面的记录进行统一信息化整理保存后，可以帮助企业的各级管理和操作人员将设备资料和设备运行、检修过程中的数据及时记录下来，最终建立公司设备运行数据库。

五、系统构建与模块功能定义

1.系统构建设想

（1）设备基本信息共享。通过构建该系统，使台帐管理系统化和标准化，通过对公司各级参与设备管理工作人员的不同权限授权，建立一个共享的、开放的数据维护平台，增加公司各级设备管理人员的参与性，做到一级、二级、三级台账账物清晰，增强设备管理在基层工作中的扎实性和牢固性。

（2）设备运行过程档案管理。通过构建该系统，搭建一个数字化的档案数据库，把全体设备平时的普通维修、各类保养、大项修，甚至采购时签订的合同、技术协议等文本信息都可以纳入系统中，建立一整套设备从投用到报废的全周期电子档案，不仅方便对历史维修过程的查询，也为提供设备故障分析提供数据。

（3）设备维修过程管理。通过构建该系统，建立功能完善的网络实时报修功能平台，对每项维修的过程进行内容和人工材料费用记录，做到全面公开透明化的外协维修过程控制和费用统计模式。

2.模块功能定义

（1）维修保养模块。包括一、二级保养计划流程、维修报修业务流程、设备运行数据统计等4块主要内容，是系统主要业务流程功能框架。在此框架中，使用者可以进行一、二级保养编制、计划生成、计划下达、补充完工记录；可以进行设备使用部门与设备修理部门完成整个报修派工维修流程；可以进行设备运行数据录入和统计等工作。

（2）查询统计模块。包括对设备台账查询、维修申请查询、维修保养工作过程及完工内容查询统计、一、二级保养计划查询及人员工时统计等工作。

（3）设备台帐模块。包括对设备台账项目的增加、删除、修改、变更等一系列基本操作功能；设备状态变动、迁移、报废过程记录等工作。

（4）基础数据定义模块。包括用户管理与添加；各种用户的权限等级变更和设置类别用户等各种功。

（5）系统设置模块。包括系统登录管理和快速切换用户等功能。

3.系统主要流程

（1）维修报修流程。①维修申请：由使用部门提出报修申请；②维修申请审核：由工务保障部对应维修管理者进行审核；③维修派工单：由工务保障部对应维修管理者进行派工，打印派工单；④维修完工单：由工务保障部对应维修管理者进行完工确认，对维修内容和更换备件信息进行补充；⑤维修完工审核：对维修内容和更换备件信息已补齐的信息进行确认。

（2）一级保养计划流程。①定义设备一级保养周期、规格；②定期录入设备时动台时；③根据设备实动台时生成月度一级保养计划；④打印一级保养施工单。

（3）二级保养计划流程。①定义设备二级保养周期、规格；②定期录入设备时动台时；③根据设备实动台时生成月度二级保养计划；④下达二级保养施工单；⑤二级保养完工后，进行消耗备件信息补充。

4.完成需求报告

在前期项目框架、系统流程构思清晰后，根据每个框架或流程形成详细的需求报告。

（1）详细描绘各系统框架、系统流程的基本界面形式、详细字段名称。

（2）详细阐述各系统框架、系统流程的功能要求、字符类型、后台数据统计公式、各界面相互关联结构、各字段排列顺序、各字段显示方法。

（3）编制系统业务流程图。

5.系统权限定义

设定对不同使用人员定义不同的使用权限，对于同级别用户，也可按照其管理部门、设备类别、修理分工的不同，并可详细定义各用户工作属性。

六、系统开发

1.系统设计原则与步骤

（1）构建基础数据库。将公司设备目前已存的信息全部纳入到基础数据库中，如设备台帐、设备当前状态数据、设备当前运行数据、管理网络人员信息和权限分配数据等，它们是信息系统的基础部分，是设备管理信息系统运转的前提。

（2）业务流程标准化。建立一套网络化并且符合公司生产实际的标准业务流程，将原本手工的保养、维修计划下达流程；送修、报修、外协维修流程进行梳理、整合、统一，实现信息流程化传递，不脱节，利用网络化提高原来的工作效率。

（3）信息网络化。对以上流程环节进行全面的过程信息记录、汇总实现动态共享。

（4）方案实施过程总结。以上3个步骤的工作必须在结合生产实际的要求下构建，要求围绕目前已经成熟的管理方式建立一个更高效的信息传递平台。

2.系统开发过程

（1）将需求报告、业务流程图及各种功能介绍向软件开发者提交并详细阐述相关需求点。

（2）软件开发者根据用户实际需求报告及想法，进行软件框架定义及内容开发。

（3）用户协助软件开发者修改、完善、补充、优化系统内容；

（4）软件开发者向用户提供测试软件。

七、系统实施与应用

1.内部测试运行

（1）组织进行内部试运行，通过不同人员不同用户角度出发对系统内每个功能细节进行试用。

（2）组织各试用人员模拟各业务流程部门进行网络联机试用。

（3）由负责人定期汇总各试用人员试用情况，向开发者提交试用报告和修改意见。

（4）在单个生产部门中进行试运行，试运行期间为原纸面操作和系统操作并行。

2.运行培训

（1）编制书面培训教材，交使用人员提前学习。

（2）录制系统全部功能演示视频，更直观地供提前学习。

（3）面向生产部门设备管理人员及分管领导召开演示介绍会议。

（4）面向全体使用人员安排教学培训课程，进行详细介绍培训。

3.系统推进问题

（1）开发设计引入新思路。设计阶段就必须要做好与一些陈旧的管理思想碰撞的准备，在理顺原先各种繁琐工作流程、冗长做事流程和不违背设备管理原则大前提的同时，敢于创新、优化。

（2）认真做好数据收集。公司经营10年，大量设备也已使用10年，大量原始基础数据的规范、整理和录入是个庞大更繁琐的过程。在这些基础数据的整理过程中，投入了大量时间和精力，并按照规范格式进行统一梳理。

（3）坚持基层推进。人的惰性驱使自身不愿意改变长年来一些固守陈规办事方法，加上起始阶段因对信息化设备管理工作不了解，持反对意见较多。经过了多次介绍与演示后，发现该系统优化了管理流程，简化了工作，才陆续改变了原先的观点，表示支持。

4.系统推进原则

（1）开展设备信息化工作，必须站在公司总体管理的高度来规范相关业务，必须在原设备管理制度的框架内进行逐项优化、提升效率，而不是一味的推翻重来。

（2）开展设备信息化工作，必须以设备综合管理原则为方向，方方面面都需要思考详细、周全、深入、稳妥而不是片面的、粗放的，表面形式的。

（3）开展设备信息化工作，必须以管理设备一生为原则，从设计源头就将各管理阶段纳入系统中，从设备购入直至报废的全寿命管理。

（4）根据各方面意见对系统不断修改、补充、完善是实施信息化后必须长久坚持的工作，必须随相关规定、政策变化而变化，不断调整、改进，使系统越来越人性化、简便化、高效化，这才是设备管理信息化其生命力持久旺盛的根本。

设备管理信息化是设备管理的发展趋势，不断提升系统运作水平和积累可靠的数据是提高设备管理效率和创造企业更高效益的关键。推行和应用信息化管理，不仅可提高企业的设备管理水平并改善技术装备的完好状况，更能促进设备管理信息化的持续发展，增加企业的综合竞争力。随着设备管理信息化建设的深入，必将使公司在提高设备安全可靠性、降低维修成本、维修过程费用公开化等各方面的管理水平获得显著提升，从而全面提高公司的设备管理水平，并最终真正实现动态检修、动态管理、控制节约维修费用的最优设备管理。