增强创新意识 做好高校学生档案管理
2014-04-08袁曼
袁 曼
(湖北师范学院 语委办，湖北 黄石 435002)
增强创新意识 做好高校学生档案管理
袁 曼
(湖北师范学院 语委办，湖北 黄石 435002)
高等院校学生的档案是专门针对于大学生在学校期间德、智、体、美等各个方面的真实性记录。也是大学生在学生生涯中不可缺少的一种凭证，更是大学生离开学校之后，学生服务等部门对于学生的认同、选拨、考核等工作的依据之一。但是关于大学生档案管理的工作，很多学院的相关部门都没有正式出台统一的模式和相关的制度、标准，因此，来探讨高等院校有特色的档案管理模式，创新的档案管理办法，并切实来做好高等学院关于学生档案的管理，让学生的档案真正做到物有所值、物超所用，具有十分重大的现实意义和理论意义。
档案管理；社会功能；创新意识
高校档案是保存学校历史风貌的主要凭证，在制定学校发展计划和教育规划过程中发挥着举足轻重的作用，同时也是加强政治思想工作及学校管理工作的重要依据。高校档案保存了高校发展的核心价值，是学校宝贵的财富积累。从招生、专业设置、学生学籍等教学档案及教学活动档案资料的管理都需要进行全面系统的记录，因而需要在有序的管理组织体系下，如实的进行记录，强化档案管理工作的科学性。在提高档案管理组织体系的情况下，教学工作的组织体系得到了有效的加强，全面系统的教育教学体系的建立，有利于强化管理功能的发挥，能够更加全面和细致的记录和规范学生学习和生活。
1 高等院校学生的档案管理工作现状与存在的问题
1.1高等院校学生档案管理工作缺乏统一的指标
大学生档案不健全的原因有两个方面，一方面是学生的问题，比如，入校时需要上交的资料未能交齐，导致后来档案中没有其全部的资料，或者是学生自己在入学前将部分重要资料丢失，入学后某些资料无法补办，造成档案的不完全。另一方面是学生将自己应交资料完全上交，但学院的工作人员(包括班委、系接收部等)由于工作疏忽而丢失，也会造成学生档案中资料的不完全。学生的档案主要是学生在学校期间的一些表现情况，也包括入团、入党的资料，学籍资料，在校奖惩资料，学生成绩资料，学位授予情况资料等。由于学校没有统一的定位标准，常常会导致学生档案中资料不完备，这也给下一级档案的管理工作带来很大不便。
1.2高等院校学生档案的规格不一致
随着科技的不断进步，现在的高等学院一般都是两种档案管理方式，一种是纸质的，一种是电子的。纸质的档案盒电子档案并存，就给学院的档案管理工作增加了一定的压力。电子档案这一新颖的模式，无疑是给现有的学生纸质档案注入了新的血液。不过，这同时也意味着这两种档案在信息录入时的缺少或者重复，学生的档案没有办法进行统一的辨别，这就给学生的档案管理工作造成了一定的不便影响。与此同时，随着高等学院毕业的人数不断增长，毕业生的档案就随之加重，档案的管理工作也出现了不断加重的现象，在长期的工作中，不免会造成大学生的档案出现混淆或者材料不齐全等现象。这些问题的出现，又只能是等到相关的毕业生在单位档案的交接过程中才会被发现，这也不得不退回到原来档案管理的单位，来回的追溯过程中，也有可能导致匹配错误的档案内容。
1.3档案的管理工作缺乏责任人和责任意识
目前，高等院校中很多的档案管理工作是交给辅导员来兼职负责的。但是辅导员没有接受过档案管理的专业训练，又会以平时的工作很忙为理由，对于档案的管理很少用心，这就从客观上限制了高等学院的档案管理工作顺利进行，也在很大程度上减低了档案管理的质量，严重制约了档案管理工作的有序进行。最重要的原因是高等学院的校领导对于档案管理工作的认识不足，从主观上就已经制约了大学生的档案管理的建设。对于档案管理意识方面的薄弱，没有足够的重视大学生档案管理工作的重要性，这是造成高等院校的档案管理工作特别混乱的很重要的原因。
1.4档案管理人员的思想陈旧，管理意识薄弱
很多高等院校的领导十分重视学院的科研、教学成果、学生管理、教学经验等重点性工作，比较忽视对于档案管理这方面的注意度，学院的档案管理工作也常常被人们戏称为“遗失的角落”，也常会出现用时才恨少的情况。对于档案管理方面所投入的经费有限，对于档案管理工作室的网络及建设有限，很多软件、硬件不能及时更新，达不到正常使用的水平。并且档案的工作人员也在意识上认为，只要收全档案，保存好档案就完成任务了，没有利用档案的资源来服务社会的思想。
1.5学院的档案管理工作普遍缺乏创新意识
目前，高等学院的档案管理一般都是人工操作，将纸质的档案存于资料间，将电子档案录入信息保存好。但是还有一些高校没有实现档案的电子化，现代这会中，人力资源的管理是信息化里很重要的组成部分之一，学生的档案也是人力资源中不可缺少的内容，所以建立学生档案的信息化是教育发展和社会发展的必然要求。我校的两种档案储存在一定程度上将重要的档案材料及时归档，并且建立比较完善的档案数据库，为本校的毕业生提供了一定的就业机会，也为招聘的单位提供了学生在校期间的详细资料。但是对于很多高校来说，档案的管理人员大部分都是半路出家或者是兼职在做，他们没有接受过系统的培训和专业的技能学习，没有掌握专业的信息技术，并且“一专多能”的人才，这是严重制约高等院校档案的管理工作建设的根本原因。
2 高等院校学生的档案管理工作的创新意识
高等院校的档案管理部门应该根据时代的进步和现实对于档案的要求来不断地深化对于新的时期档案的工作人士，并准确把握档案管理工作的未来趋势，要勇于超越自己、突破前人，积极讨论在社会转型的新时期，对于档案工作的新体制、新方法、新技术、新理论、新人才、新服务等，自主完成创新，为更好地实现档案的社会功能做准备。
2.1要加大投入，提高认识
高等院校的档案是学院在办学过程中的各种声像、实物、文字的历史记录，档案不仅反映了学校的发展和改革的历程，而且呈现了学校的整体状况，并且为高等学院师生谋求发展、深化改革等提供了非常好的理论上的依据。所以，对于高等学院的领导和负责档案管理工作的人员来说，一定要强化概念，提高认识。领导相对重视是做好档案管理的关键，高校的领导就要首先带头，带领大家解放思想、创新思路、转变观念、开拓创新，在档案管理工作中确定重点，找对方向，要加大档案管理的基础性建设，要改善硬件的环境并且采取有效的措施，比如引进信息化的设计，在具体的实践中要大胆创新，对于形成的创新成果，才能有效地推动本校档案管理工作的快速发展。
2.2优化模式，提高水平
电子技术、网络技术的快速发展和广泛应用，极大地推动了经济社会的发展，也促使高校档案管理工作模式的转变，档案信息化将是我国档案管理工作发展的新目标，新要求。高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心，以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要举措。提高档案管理效率与效益，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，从而实现资源共享的重要途径。实践证明，应用信息技术对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优势。在档案管理工作中发挥现代化信息技术和网络技术的优势，将大大提高档案管理工作的有效性、准确性和便利性，提高档案管理的工作效率。如档案从纸质变为电子，我们可对其进行重组，数据环境，信息决策，乃至各类报表的自动生成。因此今后的工作中，高校要充分发挥计算机信息处理和网络的优势，创新工作模式，提升管理效率，积极实现高校档案管理现代化。
2.3选拔人才，加强队伍
高校档案管理工作具有较强的政治性、专业性和技术性，不能用简单的归档和保存来概述和理解。管理人员不仅需要具备优秀的思想政治素质，还要有良好的专业技术水平更应具有一定的法律法规知识。因此，培养全面合格的档案管理人才，建立一支高素质的档案管理队伍是创新档案管理工作的重中之重。合格的档案管理者需要不断提高自身的思想政治素养，从内心深处体会档案管理工作的要求，定期参加政治理论和政策法规的学习，强化保密意识，对工作中的问题及时进行纠正，把政治观念、政策法规意识贯穿到整个档案管理过程中。优秀的档案管理者还要掌握精湛的专业技能，档案管理部门要制订科学合理的人才培养计划，组织和鼓励管理人员进行专业技术交流和进修学习，不断提高个人业务水平，并大胆选拔和引用技术全面、管理过硬的优秀人才，优化人员结构，强化专业队伍。建立一支业务水平过硬、工作热情高的专业队伍，定期学习和培训专业科学技术，是一项需要长期坚持的工作，必将为高校档案管理工作的创新发展提供人才的源泉。
总结：总体来说，高等学院的档案管理工作需要不断的探索和不断地进步，每个高等学院的管理者都应该重视起来，要跟上时代的发展步伐，真正地把科学发展观这一理论运用到现实的工作中，要充分认识现有情况下，高校档案管理存在的具体问题，并积极主动寻求解决的方法，在保存好纸质档案的同时加入信息化的统计，高瞻远瞩来思考未来档案重要的社会作用，把握高校档案管理工作的发展趋势，努力实现档案管理以人为本，全面、协调、可持续发展。
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2014—05—13
袁 曼(1978— )，女，湖北黄石人，研究实习员。
G804.3
A
1009-2714(2014)03- 0060- 03
10.3969/j.issn.1009-2714.2014.03.014
