高校干部人事档案“三龄一历”失真现象研究

郑亚辉

（安徽科技学院 人事处，安徽 凤阳 233100）

“三龄”是指年龄、党龄、工龄；“一历”是指学历，包括学位。干部的“三龄一历”是干部人事档案中的基本信息，能够直观反映干部的基本情况，在干部选拔任用、职称评聘、退休等方面发挥着重要作用。因此，高校干部人事档案管理工作应始终坚持掌握“三龄一历”认定的政策，强化干部人事档案过程管理，建立完善相关规章制度，保证“三龄一历”等重要信息真实、准确，切实发挥其应有的作用。本文通过分析高校干部人事档案“三龄一历”失真现象及其产生的原因，尝试提出解决问题的办法。

一、“三龄一历”失真现象

干部人事档案的性质、特点和档案管理的要求决定了在填写本人出生时间、参加工作时间、入党时间及学历学位等信息时应真实准确，并且要前后一致。但在“三龄一历”审核过程中，时常出现部分干部填写的内容不同程度地存在着与档案记载不符情况，并多数表现为年龄越填越小，党龄、工龄越填越长，学历（学位）越填越高等。如某高校在2009年对其拥有的879卷人事档案进行复查时发现，年龄失真的有165卷、党龄失真的有17卷、工龄失真的有42卷、学历失真的有3卷，“三龄”同时失真的有3卷，“三龄一历”同时失真的有1卷。

“三龄一历”失真现象既会对档案的真实性、严肃性造成严重影响，也会对干部选拔任用工作造成影响，还会给干部本人在办理工资审批、退休等工作时带来很大麻烦，进而影响到干部本人的切身利益。

二、“三龄一历”失真现象原因分析

干部人事档案管理中出现“三龄一历”内容失真的现象既有客观原因也有主观原因，主要有以下几个方面：一是因自身利益需要而故意虚填“三龄一历”内容。如在入学、升学、参军、招工、提干、退休等工作中，故意将年龄改大或填小以符合条件，有的为了参加房改或工资改革而把参加工作时间填早，有的把进修班学习经历填成统招学历学位等。“三龄一历”失真中，因自身利益需要而故意虚填信息的居多。二是因个人对政策把握不清等原因造成“三龄一历”填写失真。有时填写材料时把出生时间填写阳历时间、有时填写阴历时间，从而导致出生时间前后不一致；有的对入党时间政策把握不准，有时填预备党员时间，有时填预备党员转正时间，造成入党时间失真；有的在填写相关表格或存档材料时因故本人不能填写而委托他人代填，代填人因不能准确了解当事人情况而填写错误造成失真。三是因少数工作人员不熟悉相关业务或工作疏忽造成的失误。四是少数单位在没有认真调阅档案或发现干部“三龄一历”出现不一致时没有实地调研而为干部出具相关证明材料时造成的失真。

三、解决问题的方法

“三龄一历”认定工作是一项政策性极强的工作，不仅关系到档案管理工作的严肃性，也关系到高校每个干部的切身利益。因此，要严格依据有关文件精神，客观公正、实事求是地去审查、核实干部的“三龄一历”信息。要严把认定关，确保干部人事档案能够准确全面地反映干部基本信息。

（一）严格把握“三龄一历”认定政策

1．出生年月的认定

出生年月的认定分为以下几种情况：

（1）2006年10月15日以前，依据档案记载，按照中共中央组织部、原国家人事部、公安部《关于办理干部退(离)休等手续时认定出生日期问题的通知》(组通字〔1990〕24号)和相关政策规定进行认定，即“出生年月以干部人事档案中记载的时间为准。若有涂改或者在档案中填写过两个以上出生年月的，一般以档案中最早填写的出生年月为准；若干部本人能够提供原始的《医学出生证明》、户籍档案（户籍档案形成时间应早于档案中最早形成的档案材料时间），应按照干部管理权限对出生年月前后记载不一致的进行组织认定，认定时以提供的证明为准，户口簿或身份证上的出生年月只作为参考，而且形成的认定材料应归在本人的干部人事档案中。对于曾经因故将出生年月改动的，凡再要求改回的，一律不予办理。”[1]

（2）2006年10月15日以后，应严格执行中共中央组织部、人事部、公安部《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字〔2006〕41号文件规定。对个别干部的出生年月前后记载不一致的，应该以干部人事档案和户籍档案中最先记载的出生年月为依据，目前多数以干部人事档案最先记载为依据，干部个人不得随意更改，今后凡干部本人要求确定或更改出生年月的，均不再办理。

（3）2006年10月15以前已经经过组织认定但手续不完备的，依据档案记载，根据组通字〔1990〕24号文件规定，已经对当事人的出生年月进行认定并记载在本人的档案中，但未按组织程序告之本人，致使本人不知情，现本人提出异议的，应该辩证地处理，即对于本人能提供相应证明材料，而且经组织核实材料真实有效的，应予以认定；其他情况一律按组通字〔2006〕41号文件执行。

2．参加工作时间的认定

招干、招工的，以招干招工登记表批准的时间为参加工作时间；大中专院校分配的，以进编核定的时间为参加工作时间；大中专院校毕业后通过公开招考的，以录用审批表批准的时间为参加工作时间；部队退伍战士、转业干部以批准入伍的时间为参加工作时间；大学生毕业后录用到企业或者企业管理的事业单位工作的，应该按照工资管理相关规定，以缴纳社会保险的时间作为参加工作时间，对于在企业工作未缴纳养老保险的，应不予认定参加工作时间。

3．入党时间的认定

党的十二大以前入党的，若有预备期的，按当时党章关于预备党员预备期开始时间的规定认定；若无预备期的，按上级党委批准的入党时间认定。党的十二大以后入党的，按支部大会通过吸收其为预备党员的时间认定。

4．学历（学位）的认定

以毕业（学位）证和毕业学校的相关学籍材料为准。相关学籍材料包括招生管理部门签发的报考、录取审批表和就读学校审批的毕业生登记表等。材料不全或缺少相关签章的，不承认学历（学位），只认定为干部学习（培训）经历。

（二）狠抓干部人事档案过程管理

1．归档材料收集要认真及时

归档材料收集既要认真又要及时。档案管理人员应采用定期集中收集和不定期经常性收集相结合的方法，严格执行档案材料归档有关规章制度，及时收集材料，确保档案材料内容完备齐全。同时应严格按照有关规定，对内容不实、字迹不清、残缺不全、不符合归档要求的材料，不予归档。

2．材料归档和信息审核登记要细致

一是严格按要求鉴别归档的相关材料。对新接收的档案材料，要采取逐件逐项的核对方法，确保材料真实完整。若发现材料内容不齐全、手续不完备或不规范的，暂不归档，并及时通知形成材料的部门补送或补办手续，再视情况进行规范性处理。对材料信息来源、时间和对象不明的，要立即调查核实，并要把调查核实后的材料及时归档。二是要对归档材料中的“三龄一历”信息进行认真细致的审核登记。根据档案原始记录，全面慎重地核查干部档案材料，逐一核对干部档案材料中涉及“三龄一历”的记载，发现有前后冲突的情况，应做好登记并进行追踪核查。

3．归档材料信息和查找问题要准确

一是对政策要心中有数，了解掌握认定的规定和标准。对工龄长、年龄大和档案情况较复杂的干部，应在严格核查档案资料信息的基础上，向有关单位、部门查找相关证明或材料，对资料进行综合客观分析，同时和干部本人及时沟通，依据有关政策规定进行认定，确保“三龄一历”信息准确无误。二是要利用档案材料前后信息是否能互相印证去鉴别档案资料，就是当档案中记载的“三龄一历”信息出现前后不一致的现象时，应利用档案中最早的记载信息去综合分析，排除相关因素，进而去确定“三龄一历”信息。

4．归档材料信息审核和确认要慎重

一是对出生日期、参加工作时间、入党时间有涂改现象的，一个通过谈话等方式及时与干部本人核实，填写审核确认登记表，并经本人签字认可、加盖组织人事部门公章后方可装入本人档案，作为归档材料。二是对前后不一致的，应实事求是地去核查并分析档案材料中的逻辑关系，重点对档案中本人填写最多的“三龄”信息与最早记载的信息进行比对为依据去认证。三是“三龄”信息多处涂改且前后不一致现象较多的，一方面要及时与干部本人谈话，另一方面要求干部本人对档案中“三龄”信息多次涂改和前后不一致的情况进行书面说明，并提供相关原始材料和证明去支撑个人认可的“三龄”信息，最后由组织根据政策，结合实际情况去认定。

（三）建立健全相关管理制度

要有效解决干部人事档案“三龄一历”失真问题必须不断建立健全管理制度。一是建立公示制度。根据干部本人档案的实际情况，对“三龄一历”信息审核认定后，要在干部本人所在单位实行公示。特别是新到岗、新提拔的干部，以便单位教职员工了解和掌握其情况，便于监督。二是建立责任追究制度。在实际工作中，“三龄一历”失真一个重要原因是当事人弄虚作假或工作失误，并且成本低，基本没有追责、问责。因此，应建立失真惩罚制度，既要对弄虚作假的干部本人进行惩罚，也要对帮助其弄虚作假或工作失误的干部进行惩罚。三是建立主动送交干部档案材料归档及材料甄别的工作制度。在实际工作中，要充分发挥兼职档案员的收集和甄别作用，各单位兼职档案员要将收集的干部人事档案材料进行甄别，有疑议的要及时与当事人、档案管理人员沟通，并定期、不定期地将收集的档案材料移交给干部人事档案室。上述制度建立后，应加强执行力度，确保真正发挥其作用。

高校干部人事档案“三龄一历”失真现象虽普遍存在，对干部人事档案工作造成消极影响，但通过加强干部人事档案管理、强化干部人事档案审核，可以逐步减少和消除高校干部人事档案“三龄一历”失真现象，使高校干部人事档案管理工作走上健康发展之路，并为组织上做好干部选拔任用和为各类人才提供档案工资记载、职称评聘等优质档案服务。

[1]万辉，朱海涛.解读干部档案的阳光管理之路[J].职业，2013（1）：116-117.