浅谈办公自动化环境下的文书档案管理的特点和建议

2014-04-07杜建民

水利规划与设计 2014年9期

关键词：办公自动化文书文档

杜建民

（水利部水利水电水规划设计总院北京 100120）

浅谈办公自动化环境下的文书档案管理的特点和建议

杜建民

（水利部水利水电水规划设计总院北京 100120）

随着办公自动化系统的普遍应用及信息、网络技术的快速发展，文书档案管理在办公自动化环境下呈现出新的特点。办公自动化和档案管理联系更加紧密，文档一体化管理水平不断提高，建档、归档和档案利用更加快捷、高效。相应要求我们要积极探索文档一体化管理的有效措施，确保电子文件的安全，提高文书、档案和信息技术人员的综合素质。

办公自动化文书档案管理

随着办公自动化应用的普及和信息、网络技术的快速发展，文书档案管理正经历着一场前所未有的变革，从管理方式、管理理念到管理手段，都在接受着新的考验。笔者结合自己的工作实践，就办公自动化环境下的文书档案管理谈谈自己的粗浅认识。

1 办公自动化文书档案管理的新特点

1.1 办公自动化为实现文档一体化创造了条件

文件是形成档案的基础，档案则是文件的精华，是文件的组合。但文件与档案又有所不同，文件是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料; 档案是由文件有条件地转化而来的。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程，从时效、价值和系统性上来说，档案是对文件的不断扬弃，是办理完毕的文件中具有保存价值的部分，只有把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而集中保存起来的文件，才能最后成为档案，而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序和条件。

随着计算机软硬件技术的发展及办公自动化系统的不断应用，专业的软件公司在设计开发办公自动化系统时一般会考虑与档案管理系统的衔接问题，有条件的甚至会将档案管理系统的所有功能全部嵌套在办公自动化系统中。这种情况下，文件与档案同存在一个大系统中，他们之间的时空距离被缩短，界限被淡化。在办公系统中流转结束后的文件，通过系统本身具备的功能进行简单操作，就可以将文件转入档案库，再进一步整理完成电子归档，这样就可做到随时归档，使归档时间提前，实现文档一体化。

1.2 办公自动化有效提高文档一体化管理水平

文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档的全过程管理，以保证文件内容的正确性、完整性、数据结构的一致性。包括：文档实体生成一体化，文档管理一体化，文档信息利用一体化，文档规范一体化。办公自动化技术的应用，无疑使这一办公活动呈现全新的局面。在以往的文书处理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，在文件资料的收集整理过程中，既要求资料完整、齐全，又要书写规范、清楚。既费时费力又容易出错。而在办公自动化平台下，这些环节都是在系统

设定的环境下操作的，使得这个过程变得十分方便、有序，简单易行。因此，办公自动化不仅有利于文书工作和档案工作的对接，而且有利于实现对文书工作与档案工作的全过程管理。

1.3 办公自动化使文件管理更加快捷、高效

档案信息检索问题一直是档案手工管理的难题，如何从浩如烟海的档案文件中快速、准确地查询用户所需要的信息，是传统档案管理难点之一。办公自动化在档案管理中的应用，较好地解决了这一问题，它实现了数据的一次性输入和多次利用，文书处理人员在办公自动化系统中完成了文件的流转后，档案管理员只需转一下库，就可以完成文件从办公自动化系统到档案管理系统的转换。文书人员就可以选择所需要的文件进行归档，满足了随时归档的要求。在使用档案时，只需按指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查询到需要的信息，浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能，如信息按处室、项目、流转过程分类等，使得档案检索利用变得更加快捷、高效。

1.4 安全、可靠的办公自动化系统，有利于电子文件稳定保存

办公自动化系统对操作人员的使用权限加以限制，根据各级工作人员的岗位不同，赋予不同操作人员不同的处理权限，且凭密码登陆，这样，就防止了其他人员进入系统，对数据信息进行更改，确保了系统内的数据安全可靠。

办公自动化中形成的电子文件，是记录信息、传达信息、留存信息的重要载体，它与纸质档案载体相比，有着体积小、寿命长，便于保存等优点。我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD、移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，便于备份，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有较强的稳定性。

2 对办公自动化环境下文书档案管理工作的建议

2.1 要将档案管理系统纳入到办公自动化系统统筹考虑，做好系统设计

在设计办公自动化系统时，档案部门要参与其设计规划，避免办公自动化系统中文件管理的设计功能与档案管理系统的归档不衔接、不兼容，这就要求档案管理人员必需提前介入，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，做好流程和总体框架设计，加强办公自动化系统中设计与档案管理部门相联系与偶同，使得前期的文书处理与后期的归档管理这两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来，以提高文件传递的安全性、准确性、可靠性和时效性。

2.2 要确保电子文件的安全

随着网络技术的迅猛发展和广泛应用，电子文件和档案信息安全问题变得日益重要。例如在实际运用中经常出现电子文件在运行过程中易于数据丢失，造成档案保存不完整的问题；从安全方面看，如何保障网络不受病毒或黑客的攻击；在使用中如何合理设置权限，避免人为对电子文件的篡改、删除或下载，确保文件安全等等。因此，实行文档一体化管理，必须以信息安全为前提。保证电子文件的信息安全，一是要靠系统完善的软硬件功能设计为基础，运用加密技术、防火墙技术、计算机病毒防治技术等，确保系统安全的功能完备性；二是要建立健全安全管理的规章制度作为保障，并由保密部门、文秘档案人员和其他相关部门组成的档案信息安全保密组织体系，切实落实安全责任制，必要时对系统所在的重点场所进行防盗处理，为档案信息网络实施整体安全防护；三是要加强管理人员的安全意识，规范操作，精心维护，并建立身份认证，设定用户权限等措施；四是要进行安全培训和教育，使所有系统使用者熟悉系统的使用和操作规程，正确使用。因此，在关注电子文件的信息安全问题上，既要注意技术因素，也要注意非技术即人为因素，建立全过程的安全防护体系。

2.3 提高文书档案标准化、规范化管理水平

传统的文书档案的归档主要是纸质文件的立卷归档，立卷人根据自己的经验和理解进行组卷，对立卷标准的把握很难做到完全统一，进而影响到归档案卷质量。办公自动化系统环境下，文书档案的归档管理工作包括电子文件的网络归档与纸质文件的归档两部分，关键是电子文件的网络归档。其中所有的电子文件都在设定的系统下产生，要求文书档案管理工作在文件登记、编号、扫描、上网、运转、结束等各个环节的流程中，必须按照系统要求，规范操作，确保流转文件的信息准确、完整；同时还要明确由电子文件转入档案库、整理归档的流程和环节，统一著录标准，明确各归档部门的归档职责、范围和管理权限，确保电子档案的质量。因此，办公自动化环境下文档一体化水平效率的提高。

2.4 要提高文档和信息技术人员的综合素质

做好办公自动化环境下的文书档案管理工作，不仅需要文书管理人员、档案管理人员和信息技术人员的共同参与和紧密配合，而且还需要提高文档和信息技术人员的综合素质。这就要求文书管理人员在公文收、发流程的各个环节按标准操作，确保档案信息的正确、完整、规范；档案管理人员在掌握本专业知识的同时，还应尽可能多地学习掌握信息技术，熟练操作办公和档案管理系统，并根据操作实践，对系统的进一步完善提出建设性意见；信息技术人员应尽可能了解相关的文书档案管理知识，掌握电子文件归档管理的流程和要求，加强与文书档案人员沟通，才能做好系统设计、应用、维护和改进等工作，通过网络信息技术促进文档一体化管理的顺利实施。