水利系统干部人事档案数字信息化建设探索与实践

肖兰萍，梅宇靖

（南京水利科学研究院，江苏 南京 210029）

水利系统干部人事档案数字信息化建设探索与实践

肖兰萍，梅宇靖

（南京水利科学研究院，江苏 南京 210029）

干部档案数字信息化建设是干部档案工作在信息化时代的必由之路，是提高干部信息管理和利用水平的必然要求。在阐述档案数字信息化概念的基础上，以南京水利科学研究院干部人事档案数字信息化建设为实例，对水利干部人事档案数字信息化建设进行有益探索，提出水利系统干部人事档案数字信息化系统建设的要素确定、基本程序及主要环节，具有实用性和可操作性。

人事档案；数字信息化；要素确定；基本程序；实践

0 引言

干部档案是组织人事等有关部门，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分[1]。 推进干部人事档案信息化建设将有效提高干部人事档案管理工作效率，更好地实施档案保护，适应信息化社会发展，为单位发展提供全方位、更准确的服务。

南京水利科学研究院（以下简称南科院）是水利部唯一一家开展干部档案数字信息化建设的单位。通过近几年的探索与实践，实现了干部人事档案日常工作的计算机管理和纸质档案原件的电子可视化，积累了一定经验，希望能够给水利系统其他单位开展这项工作起到借鉴作用。

1 档案数字信息化概念的提出

信息技术在各领域的迅猛发展，为档案信息技术的管理与发展提供了全新的机遇，也为档案资源的可持续利用开发提出了更高的要求，档案数字信息化已成为档案管理的重要内容，也是提升档案管理质量的必由之路。

档案数字化实质是档案信息的数字化，是指将档案信息内容转换为计算机所能识别的数字代码的过程，通常包括档案数字化输入、转换及数字化档案接收。是将传统档案信息输入计算机，由计算机提供档案信息为社会服务[2]。

档案信息化是指通过档案信息资源的数字化和管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置与有效利用，最终实现档案信息资源共享。

档案数字信息化建设是一项庞大的系统工程，包含了档案数字化和网络化，是利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术手段，将纸质、声像等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库[3]。档案数字信息化的实现是档案管理模式从档案实体为重心向档案信息为重心转变的过程。

2 干部人事档案数字信息化建设

干部档案数字信息化建设是保护原始实体档案、延长寿命的有效措施，也是保证档案质量，防止涂改、造假的有效手段。2010 年中共中央组织部（以下简称中组部）专门召开全国组织系统信息化建设工作的座谈会，强调要积极开展干部人事档案数字化工作，加强对档案信息的综合分析研究和开发利用，为干部人事工作提供优质高效的档案信息服务。

2.1 干部人事档案数字信息化要素确定

2.1.1 主要依据

国家档案局颁布的 DA/T 31—2005《纸质档案数字化技术规范》， 适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理，规定了纸质档案数字化的主要技术要求。

2.1.2 基本程序及主要环节

干部人事档案由纸质使用转变为数字信息化需要复杂细致的流程及规划：

1）基本程序。包括前期准备（规划制定、硬件建设、档案原件准备）、转换处理（信息采集、处理，数字信息存储）、后期整理、管理与服务。

2）主要环节。包括纸质档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等[4]。

2.1.3 软、硬件配备

干部人事档案数字信息化建设为系统化建设，不仅需要硬件的支持，同时还要选择专门软件进行数据处理。

1）硬件设施。硬件设施主要包括专用计算机房、与互联网物理隔断的专用局域网、专用服务器、扫描仪及专用客户端电脑。

2）软件系统。选择专门研发机构开发的软件系统支持信息化的各项功能，目前可采用的有网络版软件“干部人事档案管理信息系统”和“干部档案原件管理系统”。这 2 个系统共享干部档案电子信息，由专人负责维护更新，存储在网络服务器上，局域网上任一客户端可以随时调用查阅，共享服务器资源。

2.1.4 制度建设

干部人事档案数字信息化工作的发展离不开制度建设，规范的制度管理是人事档案信息化的生命线。针对人事档案信息化管理需配套出台相关管理规定及信息使用办法，依据档案保密制度，明确干部人事档案计算机管理的使用原则及操作流程，规范内部网络的授权访问权限，保证干部人事档案安全性的同时，达到高效利用的效果。

2.2 干部人事档案数字信息化建设流程

2.2.1 档案信息录入

按照《干部档案整理细则》，将纸质档案整理成册，在规范整理的基础上利用“干部人事档案管理信息系统”，形成反映干部个人基本情况的“电子档案”。该系统可以实现干部人事档案日常工作的计算机管理，完成档案基本信息录入、查询；档案的转进转出；档案目录的录入、打印，以及档案零散材料管理；档案“四统一”管理；各种登记薄生成及打印；人员基本信息统计等相关工作。这一步骤为干部人事档案数字信息化的关键环节，是所有数字信息的基础。

2.2.2 档案原件扫描上传及系统数据维护

在档案信息全部录入后，使用“干部档案原件管理系统”完成纸质档案扫描上传及浏览等功能，实现纸质档案原件的“电子可视化”。所需步骤及具体操作如下：

1）扫描。将档案装订茆取下，逐页检查核对档案顺序，然后从前到后逐页扫描。图像采用 JPEG 格式，分辨率 300 dpi。

2）图像处理。仔细对照原件核对扫描图片，对模糊、偏、斜、不完整的扫描图像进行调整处理，对多余边界进行裁切，保证扫描图片清晰、完整。

3）图像存储。在计算机中建立图片文件存放目录；按照数据调用方便原则，建立部门—姓名—档案类 3 级目录；图片命名采用“姓名 ＋ 档案类别 1-档案类别 2- 档案类别 3- 图片序号”方式，以方便查询归类。

4）数据挂接。使用“干部档案原件管理系统”关联“干部人事档案管理信息系统”中的电子档案目录，一一对应上传图片后实现数据挂接。

5）数据检验。 以使用者身份浏览上传挂接数据，比对原件，校核检验。

6）数据备份。按照档案安全和保密要求，采用在线、离线相结合方式，定期获取多套备份数据，同时多处保存及标注。

7）系统维护。建立适合数据库管理的分类数据，使实体（纸质档案）库和数据（电子档案）库同步标识。适时更新代码库、机构变动、人员调整库等。每年盘库汇总“档案材料转进汇总表”、“人员名册”、“干部档案索引”等相关资料。

8）开通审批。开通人事档案电子数据查阅前，检查网络安全性，确保不泄密。人事档案电子数据的使用实行集中统一管理，明确开放范围和权限，任一级端口开放需进行必要的使用数据审批。

3 水利系统干部人事档案数字信息化建设实践

3.1 基本情况

南科院始建于 1935 年，是我国成立时间最早，研究持续时间最长，研究范围涉及水利、交通、能源 3 大领域的水利综合性科研院；建设有 10 个国家、部委的重点实验室和工程技术研究中心；是国家首批相关学科博士、硕士学位授予权单位，并设有水利工程博士后流动站。南科院下设职能部门、研究所及科技产业等 20 个部门，现有职工近 900人，从业人员 2 200 余人，目前管理档案 1 739 卷。

3.2 建设过程

自 2000 年起，南科院购置了“江苏省干部档案管理软件”，开启了干部人事档案管理信息化工作，指派专人参加江苏省委组织部举办的软件培训。最初的干部人事档案管理软件虽然较为简单，仅能解决档案目录的录入与打印及干部档案转入转出的登记工作，但给传统的干部档案管理工作注入了新的内容。

2007 年，在水利部干部人事档案审核工作的推动下，将干部档案管理软件从单机版升级到多机版，实现了全院干部档案多机管理，档案目录信息的数字化，档案日常查借阅、转进转出记录，零散材料的入库记录等计算机管理。

2009 年在综合办公管理信息系统建设实施的同时，干部人事档案管理硬件进一步升级改造，建立了内部人事档案局域网专线、保密机房、联防监控系统，先后配备了干部人事档案专用网络服务器、快速扫描仪、计算机等设备，同时干部人事档案管理多机版软件也升级为网络版管理软件，为干部人事档案信息化的可持续发展提供了坚实的保障。

2010 年，全面启动纸质干部档案数字化工作，按照《纸质档案数字化技术规范》要求，指定专人负责纸质干部档案原件扫描、数据整理等工作，通过近 3 年的努力，至 2013 年底，基本实现了在职干部纸质干部档案的数字化。

2013 年根据中组部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字[2012] 28 号）精神，再次对软件进行升级，完成了人事档案从 16 K到 A4 版本等的改版要求。

现在只需点击鼠标进入系统，便可查阅到干部档案材料，方便快捷，同时以数据库信息和数字化的档案代替实体利用，不仅保护原始实体档案，也提高人事档案利用工作的效率。

3.3 思考与展望

3.3.1 领导重视是关键

干部档案工作是干部工作的重要组成部分，为考察了解和选拔使用干部提供依据，其地位和作用十分重要。改革开放以来，随着干部工作内容的增加，干部人事档案工作也增加了许多新内容。南科院干部人事档案工作明确由 1 名院领导分管，人事处领导具体负责，并配有专职人事干部从事日常的管理工作。干部人事档案原件管理系统是干部人事档案数字信息化建设的重点和难点，扫描工作不仅繁琐而且量大，对于操作人员不仅要求细致准确，还要业务熟练，精通电脑，领导重视对完成该项工作至关重要。

3.3.2 基础工作要扎实

主要扎实做好以下几点基础工作：

1）确保档案材料的完整、真实、规范，整理好原始实体档案，只有扫描存储合格的纸质档案材料图像，数字化才可靠有意义。

2）按各自单位组织机构建立方便管理的机构代码库。

3）在按照《干部人事档案材料收集归档规定》等规范要求的基础上建立符合各单位特点的目录代码库，比如针对南科院高学历、高职称、科研成果多的特点，有针对性地设置第 4 类（学历、职称、学术水平、培训材料）档案目录代码，达到快速准确的录入。注意收集水利 5151 人才、水利青年科技英才等反映科研学术水平的材料，增加相关目录代码。

3.3.3 分阶段工作是特点

根据人事工作阶段性的特点，一般情况下干部人事档案工作也分阶段进行。具体阶段如下：年初维护数据库，对退休人员、死亡人员等进行调整，同步转移原始实体档案；3—4 月录入以干部考核表、工资变动表为主的年度新增散件材料；5—6 月统一投放散件材料入档；7—9 月在制作、录入新进员工档案的同时，录入学历教育、职称评审等材料；年末盘库汇总导出、打印各类统计表。

3.3.4 数据库维护是重点

为了确保南科院干部人事数字化档案安全、完整和长期可用，应加强纸质档案数字化成果的管理，其中数据库维护是重点，主要做法是适时更新和定期备份。适时更新一般在人员调出调入，机构变动，目录代码库分类调整时在线进行；定期备份包括原始图片和数据库的备份。原始图片备份按阶段新增内容后备份，一般多套备份并异地保存，属于离线冷备份；数据库备份一般每月定期在线进行，分别保存在服务器和移动存储器上。除此之外，在档案数字化各个环节应做好登记，对备份数据做好标识，以便查找和管理。

双库合一（实体库和数据库）、内容对应（档案目录与内容）是档案数字化基本成功的标志。

3.3.5 相互促进不可少

档案原件的扫描过程，是又一次对档案材料的全面审核。在此过程中，往往能够发现档案整理过程中不容易发现的问题，如一份材料中重复、漏页等现象，就能够反过来起到督促、促进日常人事管理工作的作用。

4 结语

干部档案工作是组织人事部门的一项基础性、服务性工作，是选拔任用干部的重要基础，任务重、政策性强，借助档案能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。在实施档案数字信息化时永远要遵守规范性、安全性、效益性 3 个原则[5]。切实处理好 2 个档案的关系，既原始实体档案是电子档案形成的基础；电子档案对原始实体档案提供了新的管理和服务机制，两者相互依赖、促进。

南京水利科学研究院对干部人事档案信息化建设进行了有益的探索，通过实践认识到干部人事档案数字信息化工作量巨大，是一项长期积累不断完善的过程，在完成首次个人电子整本扫描入库后，还存在新增散件的补充扫描上传。如何建立电子录入、材料投档、扫描定位、上传准确的工作程序，仍需要继续探索；同时，目前集安全、方便于一体的网络安全钥匙（USB key）登陆技术，将替代现有的客户端，使“干部档案原件管理系统”运行在局域网任何一台机器上；另外随着技术进步和软件成熟，希望能够做到人员调整与其他人事数据库链接，自动实现人员变动调整。今后还将继续努力、不断实践，与水利系统其他单位共同开创水利干部人事档案信息化的未来。

[1] 国家档案局.干部档案工作条例[S].北京：国家档案局，1991: 4

[2] 周玉玲，卢旭.论档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].中国电子商务，2010 (12): 4.

[3] 百度百科.档案信息化建设[OL].[2014-06-30].http://baike.baidu.com/view/1389647.htm?fr=aladdin.

[4] 国家档案局.纸质档案数字化技术规范[S].北京：国家档案局，2005: 4.

[5] 西安建站公司.档案信息化建设应该遵循的三个原则[OL].[2014-06-30].http://www.xaecong.com/html/news/20112/ 11220122933324.html.

Exploration and Practice of Digital Information Construction about Cadre Personnel Files in Hydraulic System

XIAO Lanping, MEI Yujing

(Nanjing Hydraulic Research Institute, Nanjing 210029, China)

The construction of digital informatization for cadre files is the only way for the cadre archive work during the information times and the necessary request for raising the management and utilization level of cadre information.Based on an introduction to the definition of the digital informatization for files, taking Nanjing Hydraulic Research Institute as an example, useful studies on the establishment of the digital informatization for cadre files are conducted.The element determination, basic program and key ring for the establishment of the digital informatization system for cadre archives are proposed.They are practical and maneuverable.

personnel file; digital informatization; element determination; basic program; practice

TV39

A

1674-9405(2014)05-0012-04

2014-07-21

肖兰萍（1964－），女，陕西长安人，工程师，主要从事教育培训、人事档案管理等工作。