地质资料汇交整理过程中的若干问题探讨

2014-04-04刘辰炯魏龙飞

化工矿产地质 2014年3期

刘辰炯田琳魏龙飞

中化地质矿山总局地质研究院，河北涿州，072754

地质资料是国家的宝贵财富，是国家经济建设的重要基础信息，是地质工作成果的重要重要物质体现，是地质工作服务社会的主要载体。地质资料的汇集归档，对以后实施进一步地质工作具有重要的意义。

地质资料汇交是对在地质工作过程中取得的原始地质资料、形成的成果地质资料进行汇集整理归类，使其可长期保存、可以持续利用。汇交内容主要包括原始地质资料、成果地质资料，按其在汇交过程中存在的形态分为纸介质和电子文件。地质资料汇交工作虽已有完整的规范要求，由于过去一些从事项目的工作人员缺乏对资料工作的重视，未能在平时工作中对相关资料进行必要的规范化处理，给资料汇交整理带来很多的麻烦。现结合笔者近期在内蒙古自治区地质资料汇交整理过程中发现的一些问题与相关科技人员互相交流。

1 原始地质资料汇交

原始地质资料是地质工作者野外工作中取得的第一手数据资料，它真实反映出地质现象的基础信息，是进一步开展地质工作的重要基础，这些资料的汇交要求齐全完整、真实。

原始资料很多，专业性强，整理起来工作量很大，首次整理时不知从何着手，这要求我们要有足够的耐心。

1.1 纸介质原始资料

地质资料管理条例实施办法的附件一一列出了原始地质资料八大类汇交细目，原始地质资料的汇交按此汇交细目执行,而整理归档的规范应按照《原始地质资料立卷归档规则》（DA/T 41—2008）进行。

原始地质资料整理过程中发现很多资料、报表不是很规范，同类资料纸介质大小不同，有些地质资料不是很完整，这就要求我们在平时的地质工作中要非常严谨。原始地质资料整理汇交时，纸介质原始资料应按DA/T 41—2008《原始地质资料立卷归档规则》进行归类整理，除报告、设计方案、附图外，其它要按照科学技术档案的规范进行装订成册，认真填写每册封面上的种类、名称、页数、工作单位、归档日期。然后编制“地质档案文件目录”，按归类填写封面上的分类代字和顺序号，顺序号不是文件在各类中的序号，而是整套资料的流水排号，这些看似简单也是最容易出错的地方；“地质档案文件目录”的编录是根据资料的内容编制分类的，其中的条目是纸介质各册资料的汇总，内容应和纸介质的资料名称一一对应；内蒙古自治区汇交要求，在汇交原始资料时，有些资料如野外记录本、实际材料图、野外手图等有需着墨的部分，按要求重新着墨，书写工整、字迹清晰、着墨牢固，便于长期保存。

原始地质资料整理分类过程中，要充分理解各类原始资料的分类定义。对可能出现分类模糊等问题，如某些野外绘制图件的归类问题，应该归成果底稿、底图类，还是野外地质观察类，某些文档应该是中间性综合资料类还是技术管理文件类等，应该与汇交机构多进行沟通和咨询，同时咨询本单位资料管理人员。

1.2 电子版原始资料

原始资料的电子文档汇交时原则上和成果资料汇交要求相同，即电子文档与纸介质应该一一对应，但由于部分纸介质原始资料数字化有一定难度，因此部分原始资料如野外记录本等，目前内蒙古汇交中未强制进行数字化。

在必须包含电子文档的原始资料中，项目的总体设计（工作方案）的设计书的编排应按照成果资料编排方式进行，即要包括正文、附图、审批类、其它类等分类排版，制作成包括源电子文件、存档电子文件及附加性电子文件（电子文件登记表、载体外标签等）的电子文件，并打印纸介质文件，保证纸电一致。

其他必须形成电子文档的原始资料至少包括评审意见书、初审意见书、任务书、勘查资质证书、勘查许可证等。

2 成果地质资料的汇交

我院汇交的地质资料中，成果地质资料电子文档的源电子文件一般可以分为正文、附图、附表、附件、审批类、其它类等，其各类资料的编排规范均在《成果地质资料电子文件汇交格式要求》中进行了详细规定，在此不做赘述，仅就排版汇交过程中可能出现的问题进行探讨。

2.1 文字部分编排过程中的问题

成果地质资料电子文档文字部分一般包括正文、附表、附件、审批类、其它类等，可能出现的问题主要是编排格式的规范性、文档的齐全性和完整性、纸电介质文档的对应性和一致性等。

（1）编排格式的规范性

为了保证成果资料编排符合规范，资料汇交制作人应按照项目工作的任务要求、按照相应的报告编写规范、制图规范和标准，按照《格式要求》的规定制作所有的成果地质资料电子文档。

报告正文在编辑过程中会出现很多的问题，报告的封面、目录、内容摘要，特别是各级标题的定义和格式、正文的字体格式和字号，都应按DZ/T0131-94要求规范编排。

正文、附表、附件和其他类的文件封面的提交时间容易出现错误，其提交时间应与评审时间对应；项目名称及编号、工作起止时间、工作范围、投资、本次工作完成的工作量及取得的成果顺序编写，其中有些内容容易颠倒或缺少，比如项目名称、或投资等。报告的目录按顺序编为：正文目录、附图目录、附表目录、附件目录、审批类目录、其他类目录。另外应特别注意各文件目录与实际页码的一致性。

附表类文件，内容类别不同的表格应分册制作，且每一个附表均应有表名和表栏头。制作附表类文件时，应采用表格命令或插入文件的方式来直接制作，附表类文件的表名要使用标题命令进行定义，使用软件自动生成目录。

一些文件性资料，没有手工录入而是采用扫描形成的栅格图形文件，如地质勘查资质证书、地质勘查项目任务书、评审意见书、审查意见书、野外验收意见书，扫描后应进行整饰，包括倾斜校正、去除底灰和黑色边框、保持原文件大小等。

另外，外标签要按规范填写，电子文档登记表中的电子文件名及其文件题名的填写尤为重要，不可省略文件名或文件题名的内容，必须按照要求在登记表中正确、规范地填写，要做到与文件名称相互一一对应。

（2）文档的齐全性和完整性

主要包括汇交时应仔细对照汇交联单填写与实物数量是否符合，以防汇交的成果地质资料出现缺少问题。如：审批文件、地质档案原本登记簿等，纸质资料缺少电子文件登记表、评审备案证明、评审意见书、涉密登记表等。

（3）纸电介质文档的对应性和一致性

纸电介质文档的对应性和一致性是汇交规程中经常出现的问题，特别是在文档的汇交修改等修改规程中更易出现。

经常可能出现的问题包括：插图图片覆盖文字，这主要是由于文字增减导致版面变化，而插图的排版格式可能允许某种情况下覆盖文字造成的，而且如果正好覆盖了整段文字，甚至可能检查发现不了；编辑标记没有删除导致版面混乱，排版时必须注意随时删除标记标记；表格数字纸电不一致，这可能是由于表格过大，或打印纸质文档后发现电子文档有错误仅对电子文档进行了修改，而忽略重新打印问题；文字有缺失现象，这种现象一般是电子文档超版面未打印出来，或转PDF文件时发生；打印字体与电子文件字体不一致，这种现象主要是设定使用打印机字体，而打印机无该字体，或在转电脑存储后，该电脑没有所选字型字体等。