编目业务外包中数据质量的分析与改进①

2014-03-30潘洁莲

当代教育理论与实践 2014年6期

关键词：编目外包图书

潘洁莲

（南京大学金陵学院图书馆，江苏南京 210023）

编目业务外包中数据质量的分析与改进①

潘洁莲

（南京大学金陵学院图书馆，江苏南京 210023）

编目业务外包目前已经成为很多国内中小图书馆的最佳选择，但其中也出现了不少问题，特别是外包加工中的数据质量问题。作者结合南京大学金陵学院图书馆开馆以来的工作实践，对编目业务外包工作中数据质量的问题进行了分析，并提出改进和提高的一些初步建议。

图书编目;编目业务外包;数据质量

1 编目业务外包的普遍化

编目业务外包于20世纪70年代在国外图书馆逐渐兴起。近几年，因其能起到降低人力和资金成本、节约时间、提高效率而成为很多国内图书馆的选择［1］。

1．1 网络的发展为编目业务外包提供了基础平台

随着网络环境和网络技术的不断发展，图书馆的管理模式从根本上得到了很大改变。图书馆信息存取利用的空间不断扩大，从而使图书馆与其它机构之间的合作交流更加便利。网络环境和网络技术为编目业务外包提供了一个可以实施的基本条件，使得编目业务外包中数据的传递和信息的交流可以实时和便利地展开。

1．2 网络编目资源为编目外包服务提供了优良的条件

近十多年来，随着我国网络建设的发展，网上的各种资源，包括书目资源日益丰富，网上出版社、网上书店、网上图书馆比比皆是。特别是全国高校图书馆的CALIS联机编目中心的发展，为编目外包服务提供了强有力的支撑。许多著名的大学图书馆都有水平很高的编目专家，他们在网上提供了几乎所有适合大学用书的完整的编目数据，质量又好，并且覆盖了几乎所有的学科。

1．3 人力资源缺乏使很多中小图书馆采用外包业务

以往选择编目外包较多的是没有或缺乏具有专业背景的资深编目人员的中小图书馆。随着联合编目的发展，套录在编目工作中所占比重日益增加，由于需要较高专业知识与经验的原始编目人员不足，目前编目外包甚至也逐渐扩展到编目力量较为雄厚的“211工程”高校馆。

2 业务外包中遇到的数据质量问题

各单位提供的编目外包服务实际上就是在网络上下载已有编目资源的过程，俗称套录。服务单位的这种套录，通常是针对批量用户的，而不是专门为某一个图书馆服务。这样，对一批图书馆共性的满足，当然会与某一图书馆的个性需求产生矛盾，出现问题也就在所难免，更不要说在操作过程中出现的错误了。以南京大学金陵学院图书馆来说，服务商所提供的数据质量问题，主要表现在以下几个方面。

2．1 分类的规范问题

图书分类的业务技术要求高。每家图书馆都有不同的分类规则，而外包编目人员只能针对某一种书统一给号，不能按照不同图书馆的规则要求去做。这对某个图书馆来说，原定的分类规则有时就会被破坏，时间久了，馆内的分类体系就会造成混乱。就我馆来说，分类的规范问题大致有以下三点。

2．1．1 复分表的使用

我馆编目规则规定国家区分号“（）”、地区区分号“（）”、时代区分号“=”，概不使用;通用复分表中的“世界种族与民族表”、“中国民族表”、“通用世界、地点和环境、人员表”和资料法类号也均不使用（在分类号右上角有个“+”），而套录过来的许多数据中，往往都含有以上的各种复分号。

2．1．2 类目的选择

有些图书，其内容可能会牵涉有两个或两个以上的类目。具体分配到哪个类目，还要根据本馆的具体环境和任务而定。例如《农业化学》这本书既可以分到农业类，又可以分到化学类。但由于我们学校没有农业专业只有化学专业，所以应分到化学类。然而外包编目人员出于统一的考虑，往往就会分到农业类了。

2．1．3 类号长短的控制

各馆都在编目规则中明确类号的使用方法，包括类号的长短及组配的使用等。可是，外包服务提供的数据则没有这些限制。尤其是在语言、文字类的图书当中。例如 H319．4:I，下面有的细分到 H319．4:I551．4，有的只笼统的分到H319．4:I55。

2．2 著录的规范问题

由于外包编目人员对于套录的数据疏于检查，导致很多的MARC著录不规范甚至不完整。比如200字段中有的副题名做成了分辑题名，有的分辑题名做成了副题名;300和225字段随意性很大，有些教材类的图书，丛书名做成了附注项，而附注项做成了丛书名;7XX字段中既有个人责任者又有团体责任者的时候，往往团体责任者字段就不做了。

2．3 查重、给号不严谨

外包编目人员由于追求进度的关系，在做数据时只进行一些题名和ISBN的简单查重，有时甚至忘记查重，这样导致异书同号、同书异号的现象非常多［2］。多卷书或丛书往往存在着多条MARC数据，有集中著录的，也有分散著录的。分散著录的时候有的用总题名做正题名，有的又用分卷名做正题名。在给种次号的时候他们通常直接按F1自动给号，而不注意前面是否有空号，导致系统里面的空号数量占据非常大。

3 原因

3．1 受外包单位编目人员业务水平限制

网上编目资源太多，有简编的，也有复杂编目的了;有出版社的电子目录，有图书供应商的电子目录，也有大大小小各种不同图书馆的目录。这些目录，有的编目质量很好，有的很一般，甚至很差。外包服务人员在套录时，如何正确选择合适的目录，既是判定服务人员编目水平的重要标准，也是衡量外包提供商的服务水准的重要条件。如果他们对服务对象的要求了解不多，对网上各种编目资源的情况知道甚少，那就必然会导致套录来的数据质量不高，甚至不符合要求。

编目是图书馆工作中的核心业务，它要求编目人员必须经过严格、系统的学习，具备较强的编目经验，专业背景，熟悉馆藏体系、分类特点等。而一般图书馆选择的外包服务单位基本上都是以提供图书为主营业务的单位，他们以销售图书为主，提供编目服务为辅，以提供编目服务来推动图书的销售。这些单位在提供编目服务时，要么从一些单位套录，要么只提供采购数据中的简易编目，因为他们同样也不可能具有较多的专业背景的资深编目人员，这就导致编目数据中一定或相当数量的错讹或偏差。

3．2 重数量不重轻质量

供应商的编目人员因为工资和数量挂钩，所以他们的工作重心是在最短的时间内完成最多的量。为了节约成本，他们对编目人员只进行简单的培训后就上岗。这些编目人员在工作中只是按套录数据照录，他们对图书的分类、MARC的格式都不能完全掌握，甚至根本不看《中国图书馆分类法》，更不用提对本馆的馆藏结构的了解和编目细则的实施了。

3．3 外包人员的不固定、不稳定

一是外包编目人员的流动性大。二是由于供应商承担了多个图书馆的编目外包工作，而每个图书馆对于图书的分类细则都有所不同，所以会出现张冠李戴的情况。

3．4 图书馆对数据质量的忽视

图书馆的工作重心更多关注为读者服务，对于采编则更多注重新书采购量，忽视编目数据质量。

4 如何提高外包的数据质量

4．1 选择资质优秀的供应商长期合作［3］

选择资质好、信誉好的供应商。编目员资格证书或获得书目数据的上载权限。在确定了供应商之后，必须与供应商签订周密的外包合同，对他们的工作流程、工作内容、数据加工等进行规范，确保数据和加工质量符合编目的要求。

4．2 图书馆与服务外包商要真诚合作

虽然外包编目人员的流动性非常大，但是我们依然有必要在他们正式上岗编目前进行培训，向外包编目人员详细介绍本馆的编目规则，让他们熟悉我馆馆藏体系、分类特点、著录要求等，明确编目的各项规章制度，尤其是熟悉本馆的编目规则。

4．3 提高图书馆编目人员素质

对馆内编目人员，我们应不定期的参与编目培训，不断提高专业知识。不但能熟悉图书编目录入数据和MARC数据的规则标准，更能熟识中图法图书分类体系和本馆的分类粗细规则，而且要对本校专业体系有全面的认识。在平常的编目工作中对经常出现的问题要不断的总结，提高编目的水准，并要求尽力做到统一规范。还要不断提高他们对计算机操作和图书馆系统软件应用的熟练度。