高校图书馆与院系资料室一体化建设探讨

陈漫翔

（广东海洋大学 图书馆，广东 湛江 524088）

高校图书馆与院系资料室一体化建设探讨

陈漫翔

（广东海洋大学 图书馆，广东 湛江 524088）

高校图书馆与院系资料室一体化建设是高校建设的一项重要任务，也是文献信息资源共享的可靠保障.无论是从信息资源共享的必然趋势，还是特藏资料室建设以及图书馆整体发展来综合考虑和分析，高校图书馆与院系资料室一体化建设已成为高校信息资源建设的必然要求.目前，高校图书馆与各二级院系资料室共建中仍然存在着服务对象之间差异，管理体制科学化以及技术支持有待提高等问题.因此，应该立足于人力、财力和体制三个层面着力探究促进高校图书馆与院系资料室一体化建设的可行性举措.

高校图书馆；院系资料室；一体化；共建

1 高校图书馆与院系资料室一体化建设的必要性

《中华人民共和国普通高等学校图书馆规程》规定：“高等学校图书馆是学校的文献情报中心；……规模大，系科多的学校可设置系（所）资料（情报）室.因此，必须着手探讨和研究推进高校图书馆与院系资料室一体化建设这一课题.

1.1 信息资源共享化的要求

数字化、信息化的时代，信息资源共享已经成为不可逆转的大趋势.高校图书馆与院系资料室也应该顺应这一趋势，促进文献信息资源共享.从一定程度上看，高校的图书馆一般能满足覆盖范围内大部分读者的查借需求，但随着时间的推移，它的局限性就会逐渐地表现出来.[1]图书馆与院系资料室的一体化建设，可以通过对馆室间协调、分工明确，确定个馆室的管理藏书体系，联合采购文献，解决文献资源重复收藏等问题，以达到文献资源共享目标的实现.

此外，高校师生的文献信息需求主要出现了两种倾向.一种倾向是对信息资源需求趋向于更专业化、明细化.另一种倾向是多学科化、通识化.

1.2 特藏资料室建设的要求

目前，学术界对高校图书馆与资料室的关系进行着广泛的讨论.其中，争论的焦点在于是否取消院系资料室.取消院系资料室有利于将其室藏的图书资料以及人力资源全部合并到校图书馆，从而实现资源整合和统一管理.这也就是说，高校图书馆要结合本校的办学理念、办学特色以及专业特色等要求，统筹规划，鼓励资料室建设，逐渐形成具有一定特点和地域或行业优势的馆藏资源体系.

1.3 高校图书馆整体发展的要求

高校图书馆是满足师生知识需求的主要载体，而很多高校的每个院系同时设有资料室.众所周知，整体的属性和功能大于部分的简单相加.高校图书馆整体发展也是如此.因此，高校图书馆应该着手对各院系资料室文献信息资源进行整合，充分发挥其积极作用，促进一体化建设进程.两者之间的信息资源共享从本质上说，就是实现综合而宏观的信息资源配置，以期最大范围、最高效率、最便捷地利用馆藏信息资源.

2 高校图书馆与院系资料室一体化建设存在的挑战

就现状而言，许多高校图书馆与院系资料室各自独立，致使高校内部的文献信息体系结构松弛，不利于资源共建、资源共享以及计算机网络化图书馆的建设.[2]目前，高校图书馆与院系资料室一体化建设面临着两者服务对象存在差异，管理体制科学化以及技术支持有待提高等问题和挑战.

2.1 两者服务对象存在差异

高校图书馆与院系资料室在功能定位上的差别致使两者在服务对象上存在着差异.高校图书馆为广大师生读者提供文献信息服务，而且，近些年学术界也对高校图书馆社会化服务职能进行深入探讨，指出高校图书馆在社会文化建设中应该发挥的作用，将高校图书馆在服务对象的外延进一步进行了拓展.图书馆的服务范围是整个学校，这就决定了它不仅具有情报功能而且还肩负着的普及科学文化知识的作用.这些年社会舆论所积极倡导的高校图书馆面向社会、服务社会的建设，更使得它承载着推动社会阅读，烘托和增强社会文化氛围，促进中国特色社会主义文化繁荣发展的重要职责.

相对而言，院系资料室的服务对象范围则较为固定和狭窄，其服务对象一般是本院系、本专业学生和教职工.这种服务对象的不同成为高校图书馆和院系资料室一体化亟待解决的业务难题.

2.2 管理体制有待完善

除了服务对象之间存在的差异，管理体制及管理方式落后也是一体化建设的主要瓶颈之一.理顺高校图书馆和各二级院系资料室之间关系，特别是建立健全管理体制是二者一体化建设的重要抓手.正是因为，图书馆与资料室在业务上存在着指导权和行政权分离的现象，使得在实际操作过程中图书馆根本无法对其工作进行指导.甚至有些资料室在业务和日常工作中存在着管理空白区，或者就是简单的维持其传统工作方法来开展工作.因此，许多院系资料室不同程度地存在管理制度不完善、目录体系不健全、文献分类著录等缺乏标准和规范的问题.

管理方式的不科学是针对体制不健全而言，上述管理体制问题势必造成各自为政的工作方式，导致高校图书馆和院系资料室信息资源共享的难度加大，甚至在一定程度上造成信息文献资源的浪费.管理方式的不科学主要表现在图书馆与院系资料室分散多头的管理，使得高校文献信息资源在内部形成条块分割，影响了各部门的业务建设和工作的平衡与协调以及资源的合理利用.

2.3 技术支持有待提高

现阶段高校图书馆网络化、数字化建设水平不断提高，技术支持对一体化建设而言显得尤为重要，其作用也日益突出.随着信息处理技术的进步，众多的文献资料可以转化为电子文本，而且电子图书、电子期刊等电子出版物也蓬勃发展，这就对高校图书馆与院系资料室一体化建设提出新的要求和挑战.除了数字化技术之外，还有自动化技术方面的支持问题.回顾高校的图书馆发展史，我们不难看到其在自动化方面取得的进步.比如，早年大量使用的卡片、目录柜等已经被自动化设备取代.当然，新时期高校的图书馆也已经在采购、编目、借阅、检索信息等环节普遍运用了自动化技术，但是同时高校图书馆与二级院系资料室一体化建设对自动化技术的要求也进一步提高.

此外，互联网的普及应用，使我国也已经进入泛网络时代.互联网技术带来的不仅是海量的信息，而且也有过去无法比拟的便捷性.在泛网络环境下，图书馆与资料室建立统一文献资源共享平台，一体化检索体系，致使文献资源信息的查询、复制和传递基本上打破了时空的限制，使得读者可以在具有互联网终端服务的地点就可以按照自己的需求而利用高校内部信息资源.对图书馆和院系资料室一体化建设来讲，互联网技术主要促进了两者资源共享，为馆室互借以及资源合理利用提供了技术支撑.同时，在馆室一体化建设过程中，仍然存在着对应用新技术手段的必要性和迫切性认识不足，缺乏结合新技术实现服务创新的意识等问题.[3]

3 高校图书馆与院系资料室一体化建设的可行性建议

高校图书馆与院系资料室一体化建设势在必行，要有效促进高校图书馆与二级院系资料室一体化建设，进行信息资源整合，就必须针对当前遇到的问题和挑战，从信息、人力和财力等几个方面进行具体化、有的放矢的分析并提出可行性意见和建议.

3.1 信息资源共享的可行性

文献信息资源整合和共享是数字化、网络化时代不可阻挡的大趋势.高校图书馆与二级院系资料室作为重要的信息情报部门理应顺应这一潮流.馆室一体化建设着眼点和出发点应该是满足全体读者的阅读需求.因此，在促进馆室一体化建设上，我们就应该既保障文献信息的覆盖率加大网络化服务，又要建立文献资源共建共享平台，健全两者之间定期交流、强化沟通的机制，防止重复购置和收藏造成的浪费，这是入口信息共享在操作上的可行性.再者，就是强化资源重组、整合和二次加工等过程中的信息共享.馆室一体化即是要发挥统一文献信息资源的整体优势，实现资源的有效、合理利用.因此，必须建立和完善图书馆与各专业资料室馆藏的联合目录数据库，以图书馆为中心、协调、整合、提供联合目录查询功能，为真正实现资源整合搭建网络信息平台；必须坚持以读者需求为导向，以提供全面信息服务为目标，打通馆室之间借阅、流动和交换等环节，实现文献资源共享，从而促进馆室建设一体化.

3.2 人力资源整合的可行性

人力资源的整合是高校图书馆和二级院系资料室一体化建设的重要智力要求，同时也是理顺和完善管理体制的可靠保障.在馆室一体化管理体制建设中，我们认为应该适用集中与分散相结合的机制.所谓集中，就是指学校对整合后的图书馆实行一体化管理，整体布局校内文献信息资源建设，全面规划和规范校内文献信息资源共享.因此，高校应建立集教学科研服务、业务工作统一领导的“信息中心”，以利于统筹规划、协调发展、整体集中建设.所谓分散，就是指给予各二级院系资料室更多主动性，鼓励其创新服务形式.人力资源的整合是建立和完善集中与分散机制的关键，所以在高校图书馆与院系资料室整合的过程中要积极探索人力资源合理配置的有效模式.此外，还应该充分发挥各学科专业咨询人才的各自优势，将各学科背景的专业优秀人才集合到整体管理机制之中来，充分调动他们的积极性和主动性，构建起面向全校、面向全体师生的高效、优化、便捷的服务体系.

3.3 经费资源整合的可行性

如前文所述，由于高校图书馆与院系资料室在管理体制上存在弊端，就往往造成重复购买信息资源而导致经费浪费等问题出现.因此，针对高校图书馆与院系资料室重复采购的现象，有学者主张在图书馆与资料室间进行协调采购，各部门互相通报将要订购的图书、期刊和其他信息资料.[4]

关于院系资料室的经费问题，我们更是应该看到，当前同一学校不同院系资料室的经费使用情况有着很大的差距.资料室长期处于双重领导之下，即业务上受校图书馆指导和管理，而行政上又属各院系领导和管理，管理体制不健全，造成了“两管两不管”的尴尬局面，管理上存在一定的疏漏.[5]在我们看来，各二级院系行政上的重视程度确实是影响资料室发展的原因，因此，馆室一体化建设需要建立统一管理、合理支配的财政管理制度，完善财政预算和决算体制，配置优化、专业的财会队伍，从而做到有目的、有计划地合理使用购买文献信息资料的经费，避免经费的重复使用以及不必要的浪费.

〔1〕徐寿芝，陈俊武.图书、档案一体化与资源共享[J].盐城师范学院学报(人文社会科学版),2006(12).

〔2〕钱薇,严刚强.高校图书馆与系资料室的协调[J].中国出版,2010(3).

〔3〕陈和溪.强化高校图书馆技术战略管理的思考[J].图书馆学研究,2005(5).

〔4〕李萍.近年来高校图书馆与院系资料室关系研究述评[J].吉林省教育学院学报,2009(5).

〔5〕肖鸿.高校教育体制改革下院系资料室现存问题及对策分析[J].湖北社会科学,2012(6).

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1673-260X（2014）02-0126-02