探讨高校后勤内控制度审计

古志文

摘要：加强管理，努力降低成本，提高工作效率和效益，是高校后勤持续发展的根本。有效的管理，是在后勤经营业务的各个环节进行内部控制审计，确保资产的安全完整，防止欺诈和舞弊行为，保证后勤各项业务合规合法有序开展。

关键词：高校后勤 内控制度 审计

校后勤社会化改革后，集团内部组成了“中心”或“公司”，以社会经营者身份参与竞争和有偿服务。各“中心”或“公司”的经营和核算是相对独立的，但他们经营使用的资产如场地、设备、水电、资源却是学校提供的。在这种情况下，高校内审部门应如何开展对后勤集团业务的审计，本文结合笔者工作实际，谈一些粗略的看法。

一、内部控制审计的主要内容

建立健全内部控制制度是实施单位内部有效管理、有效监督的关键。在高校后勤集团内部，管理控制是进行有效管理的基础，会计监督是对管理控制的反映，审计监督是对管理控制有效性的审查评价。内部控制是现代企业的产物，它是组织经营管理者为了能够维护财产物资的安全、完整，保证会计信息的真实、可靠，保证经营管理活动的经济性、效益性和效果性以及保证遵守各项法律法规，而对经营管理活动进行调整、检查和制约所形成的内部管理机制，是组织为实现管理目标而形成的自律系统。因此，加强对后勤集团内控制度的审计，是非常必要的。

检查内容主要包括集团内部货币资金（包括现金、银行存款和其他货币资金）、存货、应收账款、应付账款、固定资产、对外投资、经营收入、经营成本费用以及收益分配等方面制度是否完善、是否得到有效执行，并采用多种审计方法来检查、验证其内控制度执行的效果性，从而评价整体管理水平，并查找其存在的薄弱环节，提出有效、合理整改意见或建议，最终实现审计以监督体现服务的职能作用。

二、执行内部控制制度审计

在审计案例中，本文以货币资金内控制度审计为例，结合笔者多年的工作实践，谈谈如何具体实施各个环节的审计。

（一）货币资金内部控制概述

根据货币资金存放地点及用途的不同，货币资金分为库存现金、银行存款及其他货币资金。由于货币资金是集团流动性最强的资产，集团必须加强对货币资金的管理，建立良好的货币资金内部控制，以确保全部应收取的货币资金均能收取，并及时正确的予以记录；全部货币资金支出是按照经批准的用途进行的，并及时正确的予以记录；库存现金、银行存款报告正确，并得以安全保管；准确预测集团正常经营所需的货币资金收支额，确保集团有充足又不过剩的货币资金余额。一般而言，一个良好的货币资金内部控制应达到以下几点：（1）货币资金收支与记账的岗位分离；（2）货币资金收支要有合理、合法的凭据；（3）全部收支及时准确入账，并且支出要有核准手续；（4）控制现金坐支，当日收入现金应及时送存银行；（5）按月盘点现金，编制银行存款余额调节表，以做到账实相符；（6）加强对货币资金收支业务的内部审计。

（二）货币资金审计重点检查内容

1.货币资金业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象。

2.货币资金授权审批制度的执行情况。重点检查货币资金支出的授权审批手续是否健全，是否存在越权审批行为。

3.支付款项印章的保管情况。重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。

4.票据的保管情况。重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全、票据保管是否存在漏洞。

5.对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节，应当及时采取措施，加以纠正和完善。

（三）对内控制度执行情况进行测试检查（以库存现金为例）

1.核对库存现金日记账与总账的金额是否相符，检查非记账本位币现金的折算汇率及折算金额是否正确。审计人员测试现金余额的起点是，核对库存现金日记账与总账的金额是否相符。如果不符，应查明原因，必要时应建议做出适当调整。

2.监盘库存现金。监盘库存现金是证实资产负债表中货币资金项目下所列库存现金是否存在的一项重要审计事项。审计人员对库存现金的监督盘点最好实施突击性的检查，时间最好选择在上午上班前或下午下班时，盘点的范围一般包括单位内部经管的现金。将盘点金额与库存现金日记账余额进行核对，如有差异，应要求集团查明原因，必要时应提请集团做出调整；如无法查明原因，应要求集团按管理权限批准后做出调整。

3.分析集团日常库存现金余额是否合理，关注是否存在大额未缴存的现金。

4.抽查大额库存现金收支。检查大额现金收支的原始凭证是否齐全、原始凭证内容是否完整、有无授权批准、记账凭证与原始凭证是否相符、账务处理是否正确、是否记录于恰当的会计期间等项内容。

5.抽查资产负债表日前后若干天的、一定金额以上的现金收支凭证实施截止测试。集团资产负债表的货币资金项目中的库存现金数额，应以结账日实有数额为准。因此，审计人员必须验证现金收支的截止日期，以确定是否存在跨期事项、是否应考虑提出调整建议。

6.检查库存现金是否在财务报表中做出恰当列报。根据有关规定，库存现金在资产负债表的“货币资金”项目中反映，审计人员应在实施上述审计程序后，确定“库存现金”账户的期末余额是否恰当，进而确定库存现金是否在资产负债表中恰当披露。

（四）结合案例进行评审分析

某高校审计部门于2009年6月派出审计组，对后勤集团2008年财务收支进行审计。

1.审计组对被审计单位的内部控制制度进行了了解和测试，并在审计工作底稿中记录了有关情况，摘录如下：

（1）货币资金业务。该集团财务专用章由专人保管，分管财务的总经理个人印章由其授权办公室主任梁某保管；对重要货币资金支付业务，实行集体决策；现金收入及时存入银行，特殊情况下，经公司领导班子集体研究批准后，方可坐支现金；银行存款余额调节表由出纳员李某负责定期编制。

（2）销售与收款业务。该集团负责主营业务收入和应收账款的会计张某不经手货币资金；但负责采购审批的刘某同时又涉及销货业务的执行及款项的收取和支付。

（3）内部人员分工。该集团财务部门有3位员工要进行合理分工，以承担下列8项工作，分工结果应符合内部控制制度的要求。①记录并保管总账。②记录并保管应付账款明细账。③记录并保管应收账款明细账。④记录货币资产日记账。⑤记录、填写支票。⑥发出销货退回及折让款项通知书。⑦调节银行存款日记账和银行存款对账单。⑧保管并送存现金收入。

2.上述内控制度中存在的缺陷及理由说明。

（1）货币资金业务中，现金收入经公司领导班子集体研究决定后，可以坐支，违反了现金管理条例，现金是不能坐支的。银行存款余额调节表由出纳员李某定期编制，违反了不相容职务分离的原则，银行存款余额调节表应由出纳员以外的人员定期编制。

（2）销售与收款业务中，负责采购审批的刘某同时又涉及销货业务的执行及款项的收取和支付，不符合授权的原则。

（3）内部人员分工审计建议：

上述①⑥⑦项，即记录并保管总账、发出销货退回及折让款项通知书、调节银行存款日记账和银行存款对账单三项工作由总账会计或综合会计人员担当。理由：按内控制度的要求，分工总体原则应将不相容职务恰当划分，即记录应收账款明细账的应与发出销售退回及折让的款项通知书的分开，否则可能发生贪污或挪用货款等舞弊行为，所以第⑥项与第③项工作要分开。

上述②③项，即记录并保管应付账款明细账、记录并保管应收账款明细账二项工作由管理明细账的会计担当。理由：记录并保管总账的应与记录并保管明细账、日记账的分开，所以第①项与②③项工作应由不同的人承担。

上述④⑤⑧项，即记录货币资产日记账，记录、填写支票，保管并送存现金收入三项工作由出纳员担当。理由：调节银行存款日记账和银行存款对账单的工作要与记录、保管送存货币的工作分开，否则可能发生偷借银行账户等违法行为，所以第⑦项与④⑤⑧项工作应分开。

三、结语

对于整个后勤集团来说，如果缺乏健全的控制制度，必然造成经济管理混乱，工作效率不高，财产损失浪费以及经营效益低下。因此，更新审计理念，推行“监督”和“服务”并重，在审计业务中，不仅需要开展以真实性、合规性为导向的财务审计和管理审计，更需要实施以内部控制和提高效益为导向的内控审计及效益审计。

总之，高校后勤的内部控制制度审计，是对其生产经营各个环节的各项管理活动及过程进行独立的、客观的、综合的、建设性、面向未来的审查与评价；为管理层提供准确信息，规避风险，有利于正确决策；保证后勤集团的各项管理活动运行正确，维护国有资产保值增值，使后勤集团走上良性发展的轨道，为其依附的主体——高等学校提供更加有力的后勤保障。J

参考文献：

1.朱清.高校审计工作规范化管理创新实务全书[M].北京：中国教育出版社，2007.

2.中国注册会计师协会.2009年度注册会计师全国统一考试辅导教材[M].北京：经济科学出版社，2009.

3.周云波，赵福昌，刘煜辉，王汀汀，刘力云.高级审计师资格考试[M].北京：中国时代经济出版社，2010.

4.徐建红.浅析高校后勤审计的难点及对策[J].审计月刊，2009，（9）.