探索高校大型仪器设备信息化管理模式

2014-03-26贺锦

实验技术与管理 2014年7期

贺锦

(北京交通大学实验室与设备管理处，北京 100044)

近年来，大型仪器设备的数量在高校仪器设备中所占的比重不断增加，这些仪器设备在实验教学、科研等方面的重要性日益凸显。对大型仪器设备需要更加科学的管理，以充分发挥设备效益、提高利用率、提升培养人才质量、提高科学研究水平[1]。但是，现存高校大型仪器设备管理模式似乎还不能够充分发挥仪器设备的效益，使用效率偏低。为更好地完成人才培养、科学研究及社会服务工作，本文探索结合信息化管理手段，以信息系统管理平台为基础，建设集中管理、开放共享的大型仪器设备管理模式。

1 高校大型仪器设备管理存在的问题

虽然高校大型仪器设备的数量在不断增加，设备的先进程度不断提高，但传统的管理模式却鲜有变化，使得大型仪器设备效益的发挥与效率的提高受到限制。在现有大型仪器设备管理模式中，主要存在档案管理不规范、运行数据记录不准确等问题。

1.1 较少开放共享，设备使用效益不高

由于大型仪器设备一般较为贵重，许多高校教师还存在“专管专用”的思想。他们认为用课题组科研经费购置的仪器设备，只能由课题组进行管理和使用，因而使大型仪器设备的管理处于封闭状态，不能开放共享。

有资料显示，目前世界一些发达国家大型仪器设备的利用率高达170%～200%，而我国高校大型仪器设备的利用率却比较低[2-4]。尽管有些学校、有些教师希望大型设备开放共享，但是没有一个良好、有效的共享平台支撑。在学校现行管理体制下，不能科学、有效地协调设备管理与设备使用部门之间的关系，难以有效调节设备使用过程中出现的种种矛盾[5]，所以即便有共享的想法也很难实施。

总的来说，高校大型仪器设备管理还属于较封闭的模式，设备开放共享率低，设备使用效益不高。

1.2 缺少专业技术人员，设备使用效率低

高校大型仪器设备购置完成后，设备使用单位对设备的使用管理随意性较大，对仪器设备的维护与保养未被高度重视，缺少大型仪器设备专业技术管理人员。由于大型仪器设备经常由教师或学生自己操作，有些师生操作技术不熟练，往往使设备故障频发，设备的专业功能也没有得到充分发挥。由于缺少专业的管理技术人员，大型仪器设备的维修、维护、保养不及时，还影响到仪器设备的使用寿命[6]。这些问题都会降低设备的使用效率。

1.3 数据记录不准确，人工统计工作量大

高校大型仪器设备是国有资产的一部分。为了更好地掌握大型仪器设备的基本情况和设备实际使用情况，教育部要求高校每年上报大型仪器设备的相关数据。但是，有些高校大型仪器设备管理工作缺乏监督机制，对于大型仪器设备数据也没有较完善的管理制度，所上报的相关数据(例如使用机时、培训人数、所承担的实验教学、科学研究、社会服务等)是根据现存记录人工统计的，易受到人的主观因素的影响，难免出现差错。另外，数据的统计工作多为机组教师人工完成，增加了机组教师的工作量。

1.4 档案管理不规范

高校大型仪器设备档案较一般设备档案内容更多，主要包括：设备购置的可行性论证报告、购置合同、大型精密贵重仪器设备验收报告、验收卡片、使用说明书、出厂合格证、该仪器设备的使用记录、维修记录等[7]。但是在平常使用过程中，由于没有受过专业的档案管理培训，存在档案管理工作不够规范等问题，例如设备管理人员收集档案不完整，忽略大型仪器设备的购置计划单及领导批复文件和可行性论证报告，不重视设备使用记录及维修记录。由于档案不规范，设备运行中出现故障将无法提供全面、详细的设备管理档案，使维修人员不能及时判断故障原因，影响了工作进度及设备的使用寿命。

2 基于信息化管理系统的大型仪器设备管理模式

针对大型仪器设备管理现存的问题，需要开发建设一个大型仪器设备信息化管理共享平台，依靠该平台，实现大型仪器设备共享、自动记录设备运行状况、进行数据统计和设备档案管理，以提高大型仪器设备的使用效率和效益。

2.1 建设信息化管理共享平台

大型仪器设备管理共享平台的设计思路为：(1)在设备终端安装触发装置，将设备的运行使用数据上传到管理系统，系统自动记录这些数据；(2)管理共享系统对外随时公布设备预约状态，校内用户可通过校内账号直接登录，查看设备运行使用状态；校外用户可通过互联网注册账户，审核通过后获得登录权限进行浏览预约[8]；(3)系统为每台大型仪器设备建立自己的档案库，管理人员可将设备的所有资料转变为电子版上传到管理系统，并实现随时记录、随时查阅。

大型仪器设备管理共享平台构成如图1所示。

图1 大型仪器设备管理共享平台的构成

大型仪器设备管理系统功能如下：

(1) 用户管理：支持管理员添加用户及用户基础数据信息，提供用户信息列表，用户注册登录；

(2) 预约管理：支持用户预约使用仪器设备，管理员审核预约信息；

(3) 设备信息管理：建立仪器设备信息管理档案库，支持设备信息录入；

(4) 统计查询：支持多条件组合查询，管理员可以统计仪器设备使用情况并形成统计报表[9]。

2.2 信息化管理模式的优势

2.2.1 实现大型设备共享，提高设备利用率

在大型仪器设备的信息化管理模式下，可进行仪器设备网上预约，实现大型仪器设备的共享。管理平台系统随时记录显示设备的预约使用情况，有效更新存储信息，并通过终端监测设备的使用状况。大型仪器设备管理共享平台对外提供共享设备信息、预约状态、收费标准等，不但便于管理人员对仪器设备的合理分配，还提高了设备的使用效率[10]。

2.2.2 提供准确的设备支撑数据

通过网络，大型仪器设备管理共享平台能够记录设备运行全过程状态数据。系统预约功能还需要用户填写所做实验项目的相关信息，例如实验项目的服务方向。可以看出，管理共享平台支持大型仪器设备统计上报使用情况所需的使用机时、培训人数、所承担的实验教学、科学研究、社会服务等数据，并且此数据为系统自动记录，不存在人的主观因素的影响，确保了数据的准确性，也减少了由人工记录统计带来的工作量。

2.2.3 规范档案管理，方便查阅

利用计算机技术及网路技术对大型仪器设备进行档案管理，管理人员可将大型仪器设备的相关技术档案及购置计划、论证报告、购买合同与验收报告等档案以电子格式上传到系统中保管；对于仪器设备维修维护信息，由系统生成记录表，由管理人员填写。大型设备建立电子档案，使档案管理工作系统化、规范化。管理人员如需查阅大型仪器设备相关信息，可直接通过网络系统调取查阅，既方便、又快捷。

2.3 信息化管理模式实施难点

大型仪器设备信息化管理共享平台是结合网络信息化的新型管理手段，这样的管理需要机组人员的大力配合、共享资金支持、管理队伍健全，这些需求也正是实施过程中的难点。

2.3.1 需要提高管理意识

高校中很多大型仪器设备的采购资金来源于教师的课题经费，有些课题组负责人更愿意将自己课题经费购买的仪器设备完全由自己支配使用，不愿接受大型仪器设备开放共享的管理方式。这将给大型仪器设备管理共享平台的推进工作带来了一定的阻力。

2.3.2 需要合理的获取与分配共享资金

为推进大型仪器设备信息化管理的实施，应制定激励政策[11-12]。对于管理工作完成较好的设备管理人员，应优先为他们提供专业培训机会；对于加入共享管理的机组，可将有偿使用所得费用按一定比例作为共享基金，用于设备的维修维护。这些激励政策均需要有资金支持，如何获取、分配共享基金也是管理共享平台推进的主要难点。若将一部分有偿使用收费所得纳入共享基金，那么收费标准的制定与管理、所得收入分配与使用也将是一个难点。

2.3.3 共享管理队伍建设

完成信息化大型仪器设备管理共享平台的建设工作，除了管理系统的前期开发设计工作外，后期系统的维护升级也是不可缺少的。为了更好地完成高校大型仪器设备的信息化管理与大型仪器设备共享工作，管理队伍应具有系统升级维护的能力。另外，为了更好地使用、维护大型仪器设备，延长设备使用寿命。专业技术人员在共享平台管理队伍中是不可缺少的。但是，将具有专业技术的人员吸收到设备管理共享队伍中，建设一支专业的管理队伍，也是开展管理共享工作的难点。