高等学校仪器设备的闭环管理探讨

2014-03-26张继霞彭绍春史天贵

实验技术与管理 2014年6期

张继霞，彭绍春，史天贵，兰山

(北京理工大学实验室与设备管理处，北京 100081)

仪器设备是高等学校重要的办学资源，是高等学校的人才培养和教学科研工作重要的物质保障。仪器设备的管理水平是诸多的管理要素综合作用的结果，只有每一个管理环节都无缝衔接，环环相扣，整个管理系统才能运转良好。闭环管理理论将管理作为一个闭路的循环系统，各管理要素作为分系统闭环运转，从而确保整个管理系统的稳定运行和发展。由此可见，闭环管理理论对于仪器设备的管理实践具有积极的指导作用[1]。

1 仪器设备“开环”管理的弊端

目前我国高等学校的仪器设备管理很多是开环管理，管理的各个环节之间或者断裂，或者不能实现无缝链接，致使仪器设备资源未能充分发挥其功能和效益。仪器设备的“开环管理”主要表现在两方面：一是仪器设备生命周期是开环管理，二是仪器设备管理过程是开环的。

1.1 仪器设备生命周期的管理

就仪器设备的生命周期而言，仪器设备管理包括仪器设备的购置、使用和报废等3个环节，每一台仪器设备涉及的3个环节都应该是闭环的，任何一个环节出了问题，或者某个环节之脱节，都会导致仪器设备管理的失效。如果对仪器设备的管理不够重视，使新购置的仪器设备闲置放坏，不重视维护而将仪器设备用坏，用坏了又不能及时维修，无法维修的设备不及时报废处置，长期挂在账上成呆账、烂账，最终将导致固定资产的流失。这一系列问题的产生都是由于管理环节的开环所致。

1.2 仪器设备的过程管理

仪器设备的过程管理主要是对管理中的每个节点进行质量控制，通过每个过程细节的控制管理实现全面质量管理。仪器设备过程管理的开环，主要表现在“八重八轻”[2]。

1.2.1 重购置，轻论证

购置仪器设备，尤其是依托建设(科研)项目购置仪器设备，其购置论证往往只考虑项目的整体可行性，而不能结合现有的仪器设备资源统筹安排。对于单台仪器设备的购置往往未能进行论证或者论证不够充分，有些仪器设备甚至是专门为项目而购置的，项目一旦实施完毕，仪器设备就有可能闲置下来。因此，购置前的论证环节应得到足够的重视，它是仪器设备使用与购置环节之间的桥梁。缺乏论证，仪器设备的购置和使用之间就脱节，变成了开环[3]。

1.2.2 重使用，轻维护

仪器设备的维修、维护在很大程度上影响着仪器设备的使用寿命。同样的仪器设备，维护保养做得好，使用寿命会延长；反之，使用寿命就会缩短。仪器设备的维修维护作为仪器设备使用过程中的管理要素，和仪器设备效益也是密切联系的。仪器设备使用时间长，仪器设备的产出就高；仪器设备使用时间短，仪器设备的产出就低。无视或者忽视这一环节的存在，也会使仪器设备管理陷入开环，仪器设备投资效益低下。

1.2.3 重专用，轻共享

如果不清楚影响仪器设备利用率的主要因素，就无法提高仪器设备利用率。影响仪器设备利用率的因素是多方面的，其中仪器设备的开放共享是一个很重要的方面，也是高校仪器设备管理亟待解决的难题。仪器设备不能开放共享或开放共享的力度不够，主要是由于对仪器设备缺乏监控和有效反馈造成的。由于权责不清晰，仪器设备——尤其是科研经费购置的仪器设备往往成为某课题组或某项目组的“私有财产”，致使仪器设备无法充分发挥其效用。因此，仪器设备要开放共享必须改革管理机制，充分调动各方的积极性[4]。

1.2.4 重物力，轻人力

仪器设备管理水平的高低主要取决于管理者的能力和责任心。仪器设备管理“轻人力”主要表现在：(1)由于管理者技术水平所限，一些仪器设备无人会用或无人敢用，导致仪器设备长期闲置，放坏而非用坏；(2)仪器设备管理者没有受到系统的培训，操作水平和业务能力不高，导致仪器设备功能无法充分开发利用；(3)某些高精尖的贵重仪器设备因技术骨干离职而导致仪器设备管理“后继无人，青黄不接”；(4)忽视了对仪器设备管理队伍的激励，相关人员工作缺乏积极性和主动性[5]。

1.2.5 重制度，轻执行

仪器设备管理水平的高低在很大程度上取决于管理制度是否健全，但仅仅依靠健全的管理制度还远远不够，如果制度缺乏可操作性，最后也会变成一纸空文。因此，要发挥管理制度的重要作用，必须严格执行规章制度，不能朝令夕改、模棱两可，也不能因人而异、留有余地。当然，规章制度可以根据执行的实际情况进行相应的修订，这正是制度的闭环管理。比如，如果发生仪器设备丢失损坏，按照相关管理制度理应赔偿，但在实际操作中难免会考虑人情等因素而导致与规章制度的初衷相悖，与其这样不如修订相关管理办法，让规章制度真正落到实处[6]。

1.2.6 重报废，轻调配

在仪器设备管理过程中，由于缺乏统一的报废标准和对报废的严格管控，很容易导致仪器设备报废的随意性。很多待报废的仪器设备是否达到报废标准，是否还有利用价值，都没有经过认真研究和论证。在实际的管理实践中，仪器设备资源——尤其是贵重仪器设备在报废处理前应增加论证环节，促进仪器设备在校内的调配和流通。很多通用性强的电子类仪器设备，比如计算机，更新换代较快，不同的学科和专业配置计算机的要求也有所不同，计算机学院淘汰的计算机是否可以调配到其他学院，已经损坏的计算机是否可以调配用于学生的拆装实验，这些都是值得尝试的举措[7]。

1.2.7 重投资，轻效益

仪器设备管理的最终目的是提高仪器设备的投资效益。但是有些管理者往往将目光集中在学校的仪器设备投资额增长上，较少关注仪器设备投资的效益如何。衡量仪器设备投资效益如何，主要是看投入了多少经费、产出了多少成果。加强对仪器设备的购前论证、维修维护、资源调配、开放共享、制度建设的重要意义就在于尽可能合理地投入经费，确保有限的资源产生尽可能多的教学科研成果。由此可见，仪器设备投资效益与闭环管理的诸多管理要素都是息息相关的，没有效益反馈的管理不是闭环管理[8]。

1.2.8 重考核，轻奖惩

按照教育部的要求，高等学校每年都要开展仪器仪表类贵重仪器设备的效益考核。由于效益考核只局限于数据统计上报，并未实行通报制度，也未与奖惩挂钩，容易导致考核结果失真。仪器设备考核只有与奖惩(比如工作量、职称、业绩等)挂钩，才能确保考核的真实可信，才能充分调动有关人员的积极性，考核结果才能成为决策的重要参考依据，也才能进入闭环管理的下一轮循环，为仪器设备购置和仪器设备资源配置奠定良好的基础[9]。

2 仪器设备管理“开环”的原因分析

管理是一项系统工程，管理过程由计划、组织、领导、控制4项管理职能构成，4项管理职能构成了管理系统的闭环。在这个闭合的回路中，组织、领导的所有管理活动都是为了确保计划的执行和实现既定的管理目标，控制职能则是对所有管理活动进行监管和纠偏，同时也是对计划的检验，为下一个系统循环提供借鉴。不难看出控制职能在管理活动中的重要性，它贯穿于管理的全过程，失控的管理必定是实效的管理。

仪器设备管理的很多环节之所以开环，究其原因，主要是缺乏实时动态的监控。仪器设备的管理工作是一项复杂的工作，任何一个环节的失控，都可能导致管理效率低下，影响管理目标的实现。仪器设备的日常管理控制过程见图1。

图1 仪器设备日常管理控制图

从图1可以看出，仪器设备日常的管理环节通过一定的管理方法来实现控制，才能使所有的管理环节保持闭环；若某一个环节失控，都会影响到仪器设备管理的最终目标的实现。

3 仪器设备闭环管理的应用

3.1 仪器设备闭环管理的概念和特点

闭环管理与开环管理的最大区别是闭环管理具有反馈功能，即闭环管理必须有反馈环节所构成的闭合回路，并具有可调节性、动态性和可控性。仪器设备从购置、使用到报废的全管理过程应是一个闭环系统，3个环节依次交替、循环往复，是一个连续不断的过程。该系统中的各项管理环节，如维修维护、功能开发、效益考核作为闭环子系统[10]。因此，仪器设备闭环管理可从仪器设备生命周期闭环和日常管理闭环两个方面来探索。仪器设备生命周期的闭环管理，从仪器设备进入学校转化为固定资产到仪器设备报废处理转化为残值回收款，都应是有记录、可追溯、可查询的。仪器设备的日常管理闭环，取决于每个管理节点的闭环，每个管理活动既重管理、也重效益，对管理目标的实现有所贡献，那这个管理环节就是闭环管理。仪器设备日常管理闭环详见图2。

图2 仪器设备闭环管理图

从图2不难看出，仪器设备闭环管理的各个环节之间应该是一个环环相扣的良性循环过程。仪器设备资源通过不断激发自身的活力，保持旺盛的生命力，每一次良性循环都产生质的飞跃，最终的目标是实现仪器设备资源投资效益的最大化，充分为学校的人才培养和教学科研服务。

3.2 仪器设备闭环管理的操作和实践

3.2.1 转变观念，创新体制

高等学校虽为非营利性单位，但与企业一样，也需要投入资金，而产出的是人才、成果和服务。高等学校与企业一样，也面临着激烈的竞争，同样要谋求好的发展，同样应关注投入产出比。因此，仪器设备的管理可借鉴企业的管理理念，严格控制投入成本、避免盲目投资，精打细算、自我激励、自我造血、高效运转、避免管理低效，以有限的教育资源实现效益最大化。具体到仪器设备的管理，高等学校应创新管理体制，通过资源整合，将存量资产转化为盘活的资源，促使仪器设备发挥最大效益。这正是将思想转变为行动的最好说明，也是闭环管理的最好体现[11-12]。

3.2.2 落实责任，加强奖惩

加强仪器设备制度建设的根本目的在于规范仪器设备管理过程，使所有的管理活动能有依据。但管理活动仅仅有依据还远远不够，在管理实践中是否能够按照制度来执行，就要看所有的管理活动是否处于可控范围内。让所有的管理活动受控的唯一的办法就是细化职责、层层分解、落实到人、各司其职、互相支持，协调配合[3]。根据闭环管理理论，落实责任与责任追究是相辅相成的，高等学校应建立健全激励机制，强化奖惩，以充分调动各方的积极性，切实提高仪器设备的使用效益[13]。

4 结束语

仪器设备管理对于高等学校而言是一个重要课题。它与其他管理工作一样，其终极目标是低投入和高产出，即投入有限的仪器设备资源，产出高质量的人才和高层次的教学科研成果。闭环管理的目的和意义正在于这一管理目标的实现，因此，它对于仪器设备管理工作具有较强的理论指导意义。高等学校在仪器设备的管理实践中，应充分利用“闭环管理”的可控性和反馈性，全方位覆盖、全过程闭环，杜绝仪器设备资源浪费，确保仪器设备物尽其用。

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