关于鉴定档案的方法论问题

2014-03-22姚迪

教育学 2014年4期

姚迪

档案的鉴定工作，就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保存期限，挑选有价值的档案妥善保管，剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。

一、鉴定档案价值的意义

档案鉴定是决定档案存亡的大事，其目的是为了更好的保护、保存档案。经过鉴定，就可以区分档案的不同的保存期限，便于按档案的不同价值分库或分柜存放，采取不同的保管方法，重点保护珍贵档案。如果不加区分，不但浪费了大量的人力物力，还不便于档案的保管。并且，经过鉴定的档案，便于我们认识到档案的价值，这样能够更好的发挥档案的作用。当然，也有利于对它们的查找和利用，推动档案提供利用工作的顺利进行。同时，在遇到突发事件时，有助于我们在最短的时间内抢救最有价值的档案，力求保证它们的完整和安全，尽可能减少档案的损失。同样，鉴定工作决定了一份档案是否还具有保存价值，是否还需要保存。如果不再具有保存价值，就将被销毁。如果鉴定不当，销毁了重要的文件，那将造成很严重的后果。所以说，档案的鉴定工作在整个档案工作中起到了举足轻重的位置。

二、鉴定档案的原则

鉴定档案价值的原则是：必须从党和国家的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。从党和国家的根本利益出发衡量档案的价值是鉴定工作的总指导思想；用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值，这是鉴定档案原则的主要内容。

全面的观点，就是全方位、多层次的预料档案利用的需要，不仅仅根据某一个机关的需要与否来鉴定档案的价值，应当从国家和社会的全局的观点出发，全面地分析、衡量、预测档案对于社会需求的作用。历史的观点，就是要尊重历史，坚持以历史的观点，根据档案形成的时代、历史条件等因素分析鉴定档案的价值，注意联系当时的时代背景与现实的需要相结合。发展的观点，就是要有长远的眼光，预测档案在未来是否有利用的价值，既要看到当前的作用，又要看到将来的需要。所以就要有发展的眼光，有远见。

三、鉴定档案的方法

（一）档案鉴定的基本方法

鉴定档案的价值的基本方法是直接鉴定法。指的是鉴定人员直接的逐卷逐件逐页审查文件，而不仅仅是根据案卷目录和文件标题就判定其价值。一般以案卷为单位进行，在同一个案卷中，以最重要的文件价值来确定该案卷的保存期限。但是也要坚定的原则和标准，按照档案的实际情况直接判定档案的价值，考虑文件的实际情况。

（二）档案鉴定的具体方法

在鉴定档案的价值时，应当综合分析、全面考察才能正确判定。

1、文件与立档单位的关系

考虑文件与立档单位的关系，这是鉴定档案价值的出发点。分析文件的价值，应立足本单位，主要考虑档案与立档单位的主要职能、主要活动的联系，集体分析其在本代为活动中起到的作用。本单位形成的文件是保存的重点，应相对保留多一些，外单位发来的文件应相对少留一些，以避免全宗档案的重复。

2、文件内容

这是鉴定档案价值的中心环节。文件的内容决定文件的价值，考察文件的内容就成了分析判断档案价值的基础。文件的作用和用途是与文件的内容紧密相连的，了解文件的作用和用途，才能正确判断档案价值，合理的划定保存期限。所以，一般的反映本单位的主要职能活动和基本历史面貌的，体现方针政策的，事件重大的，全局性的和主要业务活动的档案及比较重要。

3、文件的完整程度

文件的完整程度指的是档案被保存的程度。相比较而言，一个全宗内的档案越不完整，說明档案的保存价值就越高，这不同于内容完整的全宗，有内容重复的可能，所以，每一份档案都很重要，相对的保存价值也就提高了保存期限也会得到相应的延长。

4、文件自身的条件

文件自身的条件包含很多方面，这些方面制约着整个档案的价值，因此，在进行档案鉴定时，应充分考虑文件的综合条件，以便更好更准确地对文件进行鉴定。

（1）文件的作者

对于文件的作者，主要考察的是文件的来源和形成者。不同级别发出的文件，最终的处理结果也不会相同。作者的社会地位不同，形成的文件影响也就不同。所以，文件来源是影响档案鉴定的重要因素。

（2）文件的形成时间

文件的形成时间主要指两方面含义：文件形成的时间距鉴定时的久远，文件形成在怎样的历史环境下。距今年代久远的文件，因剩余的数量不多而显得更加珍贵。

（3）文件的名称

文件的名称反映了文件的种类，这也就反映了不同的作用。上级下达的命令、决定等就要比一般的通知、来往信函的价值大。

（4）文件稿本的状态

不同的稿本，具有不同的可靠程度，因而价值就不同。正本和定稿的价值就要比草稿的大。因为正本和定稿是经审定后的成品，是经过锤炼的产物，在错误上比草稿和副本更少。