信息化环境下的工程档案管理新模式

石慧敏+刘淑妮

摘要：传统的档案管理模式愈来愈不适应信息时代发展的步伐，弊端多多，不断革新档案工作人员的思想观念、转变服务方式和服务内容是档案工作的根本出路。本文依托工程项目管理理论，试图构建一种工程档案管理和工程项目管理同步进行、相互支持、相互促进的新型管理模式，以实现文件流控制业务流、业务流促进文件流的目标。

关键词：项目管理工程档案管理系统构建

文件、档案是记录工程项目开始、发展、结束的原始信息，是保证工程施工质量的重要依据，是推动工程建设业务流程发展的驱动器。

一、基于项目管理的工程档案管理模式

以工程项目管理的理念和原则为指导，以全过程管理理论、系统耦合和业务流程原理[1]为依据，将工程项目建设的程序与工程档案管理密切结合，构建一种工程档案管理和工程项目管理同步进行、相互支持、相互促进的新型管理模式，以实现文件流控制业务流、业务流促进文件流的目标。

（一）工程档案收集与工程项目建设管理流程同步进行

实践证明，将工程档案收集与工程项目建设管理流程同步进行是保证工程档案质量的最佳途径，这也正是工程档案收集归档的基本要求。在一项工程各业务活动开始前，档案人员就要主动了解会产生哪些文件，制定工程项目管理流程图，以此来把握工程档案收集管理的关键阶段和薄弱环节；同时依据工程项目的进度计划，编制工程档案收集的计划，建立工程文件和建设项目实体之间紧密的联系，做好日常文件、档案收集的积累工作。在工程文件形成后，形成者要及时、认真归档，为工程档案的完整性、准确性、成套性奠定基础，从而为后续工作做好必要的准备。

（二）利用工程文件流控制和规范工程项目建设业务流程

工程档案是工程项目整个生命过程的详细记录，是工程项目成果的重要展示形式，也是工作人员成果的重要展示形式，工程档案的管理也是工程项目管理的重要内容，不同的项目建设阶段分别对应着不同的档案材料，《建设工程质量管理条例》明确要求对每个阶段产生的工程文件要进行科学的管理。在整个项目管理过程中，工程档案员要努力扮演好监察员的角色，每一批建设结束后，如果没有原始的工程记录或者不合乎标准，严禁进入工程建设的下一个阶段；如果没有合格的竣工验收文件，坚决不予验收；要求将工程文件归档的要求和标准写入合同，坚持依法治档，使工程文件成为规范工程项目建设业务流程、提高企业运作效益的驱动器。

（二）充分挖掘工程档案的价值，为工程项目建设献计献策

及时有效地挖掘工程档案的价值，为工程建设项目献计献策，既实现了工程档案的价值，同时又实现了工程档案管理工作的目标和价值。首先工程档案工作人员要身先士卒地通过自下而上、自上而下的方式，加大宣传“人人都是工程兼职档案员”的理念，建立工程项目管理人员全员参与的网络系统，为工程档案的收集和管理赢得最为基础的保证；同时，档案工作人员不能自我边缘地守在清冷的文件办公室或者档案柜前，要变被动为主动，在科学地对工程文件进行组织、控制的同时，积极深度挖掘工程档案信息，开发各种信息产品，从文件、档案实体的控制更多地向智能控制、知识挖掘转变，将静态的档案激活，让“死”档案变成“活”信息，让工程档案成为启发思维的法宝，这样一方面为企业节约了成本、提高了工作效率，完善和提高了企业业务管理水平，方可引起各方领导对档案工作的重视和支持，从而迎来档案工作的春天。

二、基于项目管理的工程档案管理系统的建构

（一）系统结构

以工程档案管理系统为核心，各参建单位的项目管理系统通过接口围绕其而建立，如图1所示。依托项目管理相关管理技术、工具和方法，将工程档案管理与工程项目管理通过项目建设程序紧密结合起来，建立工程项目管理与工程档案管理合二为一的管理系统，在做好权限工作保障各单位信息安全的情况下，实现各单位办公自动化和文档一体化，实现各参建单位的工程档案数据与核心服务器相连，使两者之间同步进行、相互支持、相互促进、相互完善。

这一系统是网络拓扑结构，使各参建单位的项目管理系统与核心服务器之间相互连接起来。核心服务器是集网络应用资源的获取、授权、分配、构建、共享为一体的协同与集成平台，它的管理权限属于工程档案管理人员，该平台可以实现如下功能：

1.数据集成和资源的协同。在工程项目建设的过程中，各参建单位可能各自运行着不同的管理系统，且运行在不同的系统平台上，有些系统由于当时技术条件的限制和安全性的考虑，可能系统运行在独立的局域网中，这种不同平台、不同网络之间的数据资源共享和交换的问题，可以借助于异构数据网关和公共数据网关来解决。另外，对于不同来源、格式、特点性质的数据，可以根据不同用户的需求和权限，在逻辑上或物理上有机地进行集中，通过整合和共享内外部信息资源，实现各类信息资源的无缝连接，使得数据在各系统之间自由交流、共享和融合。

2.服务集成和业务协同。通过协调各参建单位不同的应用系统和数据资源，借助内建的工作流引擎，打破各单位信息之间的壁垒和屏障，将各种分散的、不规则的信息整合成“一张信息网”，使其相互紧密关联，相互协作，实现了一致化服务的目的，实现共享知识最大化的目的。同时可以通过Web服务，集成多种网络协议，利用统一的接口规范集成各种网络资源和应用，来拓展服务集成的范围。

3.安全认证。可以借助PKI数字认证系统平台，确保应用系统身份认证的唯一性和真实性，实现信息资源传输过程中的保密性、安全性、完整性。

（二）将各参建单位OA系统与档案管理系统深度关联，实现文档一体化管理

引入工作流管理系统，各参建单位根据自身的需要，使用图形化流程创建工具，通过内建的工作流引擎，如可设计的公文处理流、计划申请流、合同审核签订流、建材设备采购流、财务报账流等，定义完成整个过程需要的各种参数，使文档、任务或者信息等多个业务目标在多个系统之间自动协调进行，实现流转过程的实时监察和控制，实现业务上的协同，从而使各参建单位的OA系统和档案管理系统深度关联起来（包括软硬件系统的关联、元数据和目录信息的关联、内容数据的关联），进而使OA系统中有关信息内容按照一定的格式，实时或定时归档，并存储至档案管理系统数据库中[2]，从而实现文档一体化，一次录入，多次使用，提高了各方工作效率，如图2所示。endprint

（三）各参建单位将符合归档要求的工程档案及时提交核心服务器

核心服务器管理人员利用自己的权限，督促各参建单位及时提交各自的档案资源于核心服务器，并对其进行验收、归档和提供利用。该系统利用工程建设程序将工程项目管理和档案管理有机结合起来，对文件从开始酝酿、产生、现行使用到永久保存整个生命周期进行了全过程管理，文件成为工程项目顺利进行的助推器，同时工程档案的准确性、完整性、成套性也得到了很好的保证。

三、基于项目管理的工程档案管理系统的主要特点及优势

（一）不再简单地将文件、档案视为工程项目建设业务活动的副产品，将工程项目管理系统与工程档案管理系统融为一体，利用异构数据网关和统一的平台将各参建单位的信息系统集成起来，支持数据适配器配置与管理（适配器用于在数据源和数据集之间交换数据）、工作流管理系统、PKI数字认证系统等，最大限度地实现了数据信息的共享和交换，简化了工程档案的收集工作，提高了工作效率和质量，并实现了对工程项目建设的有效控制和服务，可谓是集合了数据集成、服务集成、应用集成为一体的工程档案管理系统，同时实现了工程项目管理和工程档案管理的双赢。

（二）通过异构数据网关联通各参建单位独立的财务和资产系统，使建筑材料、设备采购、进度款支付、各项服务费用、财务支出等阳光透明，从而实现系统独有的财务审核和资产对账功能。另外，该系统还可提供对外数据上报接口，可以实现数据资源最大限度的共享，如可以直接生成城建档案馆所需相关数据，大大减轻了和避免了档案工作人员重复劳作的烦恼，档案人员可以有更多的精力投入到档案信息的挖掘和智能服务方面，拓宽了文件、档案服务范围，提高了服务水平，否则“如果档案事业仍然沉浸在昨日的世界里，那么档案人员的职业将烟消云散”。[3]

（三）该系统是以计划为龙头，以合同为约束，以质量控制、投资控制为目标，以进度控制为主线，在工程文件、信息、工程项目实体之间建立了紧密的联系。利用建设过程中的形成的各种文件，尤其合同对整个工程项目实施和工程档案的管理起着控制和保证作用。在签订合同时，将档案形成的数量、种类、标准和规范等写入合同，工程档案工作人员通过异构数据网关联通各项目管理单位独立的质量、进度、投资、安全控制系统，从而实现以项目工程档案为依据，对工程项目的质量、进度、投资、安全进行有效监督和控制。利用文件流来控制业务流，以业务流来促进文件流，不仅丰富和规范了工程档案自身的管理，同时完善和提高了项目各参建单位的业务管理水平。

（四）该系统为工程档案人员进行工程档案的前端、全程控制提供了便利条件，极大地增强了工程档案人员的参与意识、服务意识及效率意识，可以充分调动档案人员自身的主观能动性，有针对性地、主动提供档案信息服务，深度挖掘项目管理一线的需求、工作的发展动态、领导决策的需求等，努力做到将需要的信息在第一时间以恰当的方式送到需要的单位或个人手中；同时深度挖掘档案的信息资源，编写项目管理中各种有价值不同种类的信息产品，如设计方案库、分包商库、招投标库、合同库、材料库等，便于相似工程直接参考和调用。同时该系统建有良好的多级别、多角度信息交流和反馈平台，如电子邮件、工作日志、工作会议等，工程档案人员可以通过收集和分析用户反馈信息，实现数据信息的增值，便于进一步优化服务。

注释：

[1]刘越男.建立新秩序——电子文件管理流程研究[M].北京.中国人民大学出版社，2005：128-129.

[2]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011（4）：16.

[3]Gord Rabchuk. Life after the“Big Bang”： Business Archives in an Era of Disorder[J].American Archivists.1997.Winter.

作者单位：西安交通大学档案馆endprint