中国农业大学:八成项目外包之经验

文/桂银生

中国农业大学:八成项目外包之经验

文/桂银生

外包服务的具体做法

中国农业大学的信息化建设起步较早。在建设之初，学校就开始探索部分项目和工程采用外包和自建相结合、以外包为主体的建设模式。从1996年最先着手的校园网络基础设施建设开始，学校与专业公司合作，依托公司的人员和技术力量，建设了覆盖全校的校园网络，以及基于校园网的电子邮箱系统和基本的校内资源平台；随着网络的建设，各业务部门先后与软件公司合作，定制开发了办公、教学、科研、财务、图书、资产等多个管理信息系统。从“十一五”开始，学校信息化建设步伐加快，外包的工程和项目更为多样。初步估计，目前外包项目占我校信息化建设项目的八成以上。

外包的种类和内容

一般而言，信息化外包服务主要可分为规划和方案外包、建设项目外包和维护服务外包三大类。我校当前的外包项目主要涵盖建设项目与维护服务两类。其中外包的建设项目包括∶

1.校园网络系统（基础设施）建设的实施: 从校园网的交换机配置、主干线路铺设、机房建设，到两校区互联光纤的建设，均由专业公司承担实施任务。无线校园网方面，当前我校两校区的校园无线网，是与运营商合作建设，建设和维护的外包程度均相对较高。

2.网络公共服务项目建设: 包括学校电子邮件系统、网络电视系统（IPTV）、校园VPN系统、统一通信系统、数据中心（存储、虚拟化平台）等，也均委托专业公司进行建设。

3.应用软件系统平台建设∶软件系统的建设分为两个层面，一是各职能部门普遍利用外包手段，建设了各自的业务信息系统和网站（从2012年开始，大多数二级网站迁移至学校网站群系统）；二是网络中心负责建设的校级公共数据（库）平台、统一认证和门户系统、个人空间和社区系统，以及全校网站群系统等，也是与专业公司合作，以外包定制为主进行开发的。

外包的维护服务项目包括∶重要交换机、流控、负载均衡、防火墙等网络设备维护；主干线路和校区间互联光纤维护；机房内各大系统（温湿度、电源、消防等）运行维护；数据中心存储与服务器维护等，均依托公司外包承担。

外包的质量与风险控制控制

信息化外包工作主要由校外公司实施；而从学校和用户的角度，其责任主体还是学校信息化建设部门。所以，对于建设部门而言，外包工作最重要的莫过于质量和风险的控制。我们力求从外包的各个环节上做好控制和把关，尽力做到质量标准不降低、风险处于可控状态。

1.明确外包的目的∶学校信息化的根本目标是以信息技术提升教学、科研和管理服务的层次，提高学校的整体办学水平；对信息化部门而言，其基本工作目标是立足师生需求，推广信息技术应用，提供高水平专业化的服务。我们认识到，外包项目必须有助于学校信息化的根本目标和部门的工作目标的实现。另一方面，要通过外包，要能压缩建设管理成本，并把学校信息化主责部门（网络中心）的精力解放出来，以从事更为重要和关键的其他业务。反之，如果外包所提供的产品和服务，不能提升服务质量和水平，不能提供令师生员工满意的服务，不能减轻网络中心的业务成本和压力负担，对于这些项目就没必要通过外包来实现。

2.选择外包项目∶根据以上目的，我们把网络中心不擅长、或者不具备实施条件的校园网系统集成（硬件部分）、核心交换机和出口关键设备的维护、机房建设与维护、校区互联光纤的建设与维护、网站与应用信息系统研发等项目进行外包；对于网络运行监控、出口数据采集统计和分析、网关认证系统、虚拟服务平台运行管理、数字校园公共平台的运行管理等关键性业务，则完全由网络中心负责。

3.选择合适承包方∶承包方主要由以下两种方式进行遴选∶A.根据学校规定，超过5万元的设备采购、20万元的工程，由第三方组织公开招标，确定建设方；B.对于不足招标条件的设备和项目，由网络中心在政府采购目录中选择采购。为提高合作信誉度，我们还进一步缩小选择范围，根据多年合作经验，建立《网络中心自筹采购供应商名录》，同一产品和服务选择三家供应商进入名录，既达到“货比三家”的效果，又避免信誉度不高的公司参与项目，增大管理成本；C.维护随着建设走。工程或项目建设完成后，建设公司优先获得运行维护外包资格，以保证维护质量和减少不必要的纠纷。

4.合同外包签定∶外包质量和风险控制的措施和要求，集中体现在合同之中。我们将合同作为外包服务最核心的环节来重视，每份招标合同和比较重要的自行采购合同，都要与招标书、投标书和其他需求文件作为一个协约整体，由项目组全体成员集体共同审定；合同中严格界定外包范围、双方的权责要求、承包方人员保障、违约责任、付款方式、验收要求等，最后由网络中心主要负责人签字认可，方可生效。

5.实施过程控制∶合同签定是一种制度性约束，最终效果还要在实施中体现。项目外包之后，网络中心并不是甩手不管，全部扔给外包公司任其负责（事实上，从学校层面，责任主体还是信息化主责部门，而不是外包公司），我们对每一外包项目都安排专门管理员，参与相关的管理维护工作，督查并记录外包公司按时按质履行合同义务情况。我们对重点项目还实行“主、备管理员制”，重要方案两人共同协商，一旦主管理员缺位，备管理员能立即上网顶替。我们还对管理员举办项目管理的业务培训，从能力建设上加强对外包项目的管控。

6.考核评估∶我们每年都会根据各项目外包效果和市场行情变化，对承包公司的业绩进行考察，通过考评的公司，有资格优先参与续约谈判；对于服务不满意或者出现质量事故的公司，取消续约资格，并从《网络中心自筹采购供应商名录》中除名。这样从最后一个环节，对外包质量和风险进行控制。

一般而言，信息化外包服务主要可分为规划和方案外包、建设项目外包和维护服务外包三大类。

外包的问题及解决

从我们的外包实践看，外包工作虽然已经成为我校信息化建设不可缺少的手段，但也存在一些困扰我们的问题，主要表现在∶

1.建设进度问题。我们对每一项外包建设项目，都在合同中规定了工期。在具体实施中，需要对总体进度进行分解，通过确定每一子项目的完成时限，最终保证整体项目的进度。由于一些承包建设公司同时承接了多个单位的业务，如果项目经理协调不力，往往造成技术骨干在各业主单位疲于奔走，应顾不暇。学校的数字校园平台和应用系统建设中就曾经出现这一情况。我们及时与公司进行沟通，要求公司派驻业务精干、有较强人员协调权限的中高层干部作为项目经理，保证开发人员投入，使项目建设进度得到保证。但如果公司人员变动，或涉及公司业务调整，如何将项目进度处于校方控制之下，将是一个需要提前考虑的问题。

2.校方人员的参与问题。在信息系统研发外包项目中，校方技术管理人员的参与是必不可少的。但往往涉及到软件的底层代码权属问题，多数软件开发公司明确表示“底层代码不会开放”，往往让校方人员无法接手，从而容易形成对公司的依赖。学校的网站群系统和数字校园平台建设，都存在这样令人棘手的难题。从外包公司的角度，不开放底层代码，有利于保持产品的稳定和标准化管理，但这与校方的个性化需求和持续改进存在矛盾。我们除了在合同中明确要求公司将源代码向学校开放外，今后考虑适当引进开源平台，进行系统的开发，从而降低完全依赖公司的风险。

外包市场的成熟，会不断推动高校信息化建设的模式变革。

3.部门系统的协调问题。由于学校的业务系统，多是由各部门自筹经费独立定制研发，并与研发单位签定了外包维护协议。业务部门缺少信息技术人员，其业务系统几乎完全掌握在研发和维护外包公司手里。建设全校统一的信息平台，不可避免要与业务部门，尤其是外包系统的公司进行系统集成对接。如果部门认识不到位，或者掌控不力，校级公共平台的统一认证、数据共享、大数据统计分析等功能，建设就会有相当大的阻力。我们一方面推动学校从顶层规划设计上，制定校级信息标准和数据规则，明确建设全校统一信息系统是大势所趋；同时安排技术人员逐步渗透和接手部门业务系统的管理权，减轻部门管理压力，也能更有效地与业务部门一起，协调系统外包方，完成校级统一信息系统的建设。

4.信息与数据安全问题。外包项目中，承包公司不可避免地接触到学校信息系统中的数据信息，甚至敏感的内部信息。学校除了把好承包方的选择关外，还要在合同协议中，对保密条款进行明确，防止网络与信息安全事故的发生。

关于高校信息化外包服务的思考

根据近十余年的信息化外包实践，和国际先进大学信息化的发展趋势看，我们对今后的外包工作作出如下基本判断∶

1.外包将是教育信息化建设的战略选择。高校IT建设总体时间不到20年，随着社会信息化的飞速发展，今后的建设和管理任务会越来越重，而且项目专业化程度会不断加深。学校信息化部门的技术力量和人力资源总是有限，外包将是高校信息化建设的必然选择手段之一，战略地位会越发重要。这已经被港台和世界著名高校的IT建设实践所证明。高校必须重视研究外包工作中的各种问题，而不能忽视其价值，甚至消极回避否定它对学校信息化建设的作用。

2.外包业务市场更加成熟规范。当前从事教育信息化的企业质量参差不齐，尤其是多如牛毛的小微IT企业，技术力量有限，竞争中抵御风险能力脆弱，承接外包业务后，往往不可持续，难以为继。随着学校外包市场需求的不断扩大，在竞争中实现优胜劣汰，专业化的外包公司不仅能够承担中低端服务，而且有能力承担高端上游的关键业务。由此而生的行业监管力度不断增强，最终会催生出更加规范的外包产业市场。

3.学校信息化部门的职能重点将有所转变。外包市场的成熟，会不断推动高校信息化建设的模式变革。由于学校信息化管理权限向着IT部门不断统筹集中，IT部门将成为学校信息化建设的调度中枢。在专业性强的建设项目、适宜外包的项目转移到专业公司后， IT部门也会从亲自参与各项业务的建设，转变为以统筹管理来控制和协调全校信息化建设，包括制定建设规划、建立运行规则和对建设效果的督察等；从业务层面，信息化部门的业务核心将从网络转向信息、从网络服务转向数据服务。作为外包公司与学校部门的中间渠道，信息化部门的另一重要职责是研究服务对象（校领导、部门、教学科研机构和师生）的信息化需求，以需求驱动自建和外包项目的开展。

4.教育信息化的整体生态格局日渐平衡。信息化建设初期，学校是教育信息化的建设主导力量，虽然也从企业外包采购产品，但企业是市场的配角，大多数基本听命于学校，在教育信息化市场话语权不大。随着信息化外包向着广度和深度不断渗透，外包企业对教育信息化的标准、规划和解决方案的支配和引导能力日益增强，学校、企业以及政府监管部门将会更加紧密地联系在一起，共同参与学校信息化建设，最终将形成多方参与、各有分工、互补互利、和谐共存的教育信息化整体建设格局。

（作者单位为中国农业大学网络中心 ）