合作产生效益：透视美国大学IT在金融危机之后的改变

合作产生效益：透视美国大学IT在金融危机之后的改变

之前高等院校在服务外包问题上的认识是，如果不是自己运营，就是将所有的IT服务进行外包，而现在高等院校不是简单地在这两个极端的做法中来取舍，而是基于安全的考虑，进行一个更为理性的选择。

美国大学在金融危机之后，也即在2008年之后，产生了一个比较大的改变。由于金融危机使得美国大学的整体投入大幅减少，IT部门必须想方设法地降低各种成本。在此之后，美国大学一方面利用跨院校的合作降低IT成本，另外一方面，大幅度利用IT外包的形式降低成本，保持核心竞争力。

在2008年的金融危机中，美国的高等教育也不可避免地受到很大的影响。美国公立高校的教育投入减少，同时私立高校也受到很大的影响。以哈佛大学为例，哈佛大学获得的捐赠居全球高校之首，其年度预算的1/3都来源于此。但哈佛大学捐赠基金在2008年7月起的四个月里，缩水超过80亿美元，损失幅度占其总捐赠基金369亿美元的22%。根据EDUCAUSE对319所院校的调查，2009～2010财政年度与2007到2008财政年度对比，近70%的院校在IT方面的预算都减少或者不变。为了应对这场继20世纪30年代之后的又一次经济大危机，美国不少大学采取了各种措施来缩减开支，如减少雇员、下调薪水，这些都不可避免地影响对教育信息化的投入和可持续发展。在此背景下，从2007年开始，EDUCAUSE也展开了相关的一系列研究，诸如在高等教育信息化的建设中是否能够减少成本投入，能否使效率得到提高，如何充分利用有效的信息技术平台，如何通过IT服务外包来降低成本，以及在保证网络安全和注重环境保护的同时，追求高等教育信息化的长期可持续发展等等。

利用跨院校的信息技术协作降低IT成本

与一般的公司或者其他组织不同，高等院校由于其高等教育的特殊性，所以他们在实施信息化的过程中会遇到许多新的挑战，诸如员工的薪金报酬缺乏竞争力。IT服务面向的用户很多，他们的需求也是千变万化的。同时每个高等院校作为一个独立的组织，对市场的影响力是非常小的，对于它们所需要的IT相关硬件和软件产品，高等院校不能影响其市场的定价等。所有这些都要求在高等教育信息化的过程中，高等院校应该积极开展信息技术协作。

也正是由于与一般的公司和其他组织不同，以及高等教育的特殊性，高等院校作为非营利性组织，它们不是把追求经济利润放在首位，它们之间不存在激烈的竞争，因此各院校的首席信息官（CIO）之间都有着非常强烈的协作愿望，他们愿意分享信息，共同讨论各种理念，商议各种解决问题的策略。高等院校的这个特点给跨院校的信息技术协作提供了一个非常好的平台。

高等院校中的信息技术协作（collaboration）不同于一般意义上的合作（cooperation）。参加协作的高等院校之间关系更为紧密，他们要拿出各自的资源，让参与协作的所有院校能无条件地共享相关的资源，投入到他们共同关心的项目中，力争获取产出的最大化。参与协作的院校往往会形成一个独立的组织，实施具体的协作措施，同时监管整个协作的过程。一方面他们能够共享项目成功带来的收益，与此同时，他们也要共同承担项目有可能失败带来的后果，诸如资金的损失、时间的投入、声誉的影响等等。

金融危机之后，美国高等院校选择信息技术协作的动机主要是为了应对不断减少信息技术投入的成本。根据EDUCAUSE的调查结果显示，信息协作的动机排在首位的因素就是为了降低成本，提高效率。院校间的协作将院校联系在一起，统一对外，面向商业市场采购它们所需要的产品和服务时能够具有更强的买方力量，获得价格更低、质量更好的产品。另一方面，信息技术协作中，各个院校的规模和技术水平参差不齐，这也能够为参与其中的小院校带来与其他大院校接触的机会，共享大院校的资源，接受信息技术领域专家的指导，使用该领域的领先技术，改进小院校的信息技术服务水平。

高等院校间开展了多种形式的信息技术协作，包括以下四种形式∶

1.多院校资源共同提供一些最基本的IT资源或者服务。包括地区性的网络系统或者高级网络系统，例如Internet2和National LambdaRail这两个网络项目。也包括共同运行数据中心，共同实施企业资源计划（Enterprise ResourcePlanning，ERP）。这是最主要的一种信息协作的形式，71.3%的院校都会采取。

2.协作中院校接受其他院校提供的资源和技术服务。

3.协作中某一个院校作为资源唯一提供者，而不是大家共同提供资源。

4.共同开发资源的协作。包括共同开发开源软件的项目，诸如Sakai和Kuali等。这是最不常采用的信息协作形式。根据EDUCAUSE对586所院校的调查结果显示，其中有67%的院校至少有一种形式的信息技术协作，而参与三种或者三种以上协作的院校占到33%。从以上的协作形式上不难看出，除了对成本因素的考虑，信息技术协作也能够提高参与协作院校的信息技术服务水平，增加更多接触先进技术的机会。调查数据也显示∶绝大部分的院校都希望能和技术领先者进行长期稳定的技术协作，以保持其在不断变革中立于不败之地。已经参与技术协作的院校大部分都比较满意协作给他们带来的变化，超过预期目标。那些目前没有参与协作的院校中，有超过一半的院校愿意使用来自外部的非营利机构提供的软件，同时超过一半的院校也认为他们可以在协作中一展才能，做出自己的贡献。所以不难看出，他们并不是拒绝协作，只是目前没有遇到合适的机会。

绝大部分的院校都希望能和技术领先者进行长期稳定的技术协作，以保持其在不断变革中立于不败之地。

信息技术协作中，各个院校的规模和技术水平参差不齐，这也能够为参与其中的小院校带来与其他大院校接触的机会，共享大院校的资源，接受信息技术领域专家的指导，使用该领域的领先技术，改进小院校的信息技术服务水平。

要想让院校参与技术协作，一方面要让院校知道通过协作能够确确实实地降低成本和提高技术，让参与协作的各方都能达成共识，另一方面，也要打消他们对于参与协作的顾虑，采取有效的方法来降低参与协作院校的风险，减少技术协作能够获得利益的不确定性，同时在法律和制度上消除协作的壁垒，当然也要获取院校CIO的有力支持，获得外部的相关IT组织对高等教育信息化的支持等等。在具体的实施过程中，各院系之间进行协作的时候，要考虑到摩擦成本，开展协作的时候，会对原来的各个院校产生一些变革，也会有诸如参与协作的各院校人员不在一个地方工作，不能进行面对面的沟通可能会产生问题；各院校的文化会有差异，带来不同的工作风格；甚至不同院校人员的技能水平存在着差异等等。

IT服务外包进入一个新时期

随着计算机设备和网络应用的日益普及，至2002年，IT的服务外包产业值已经达到570亿美元，但是高等院校的CIO不是很看好服务外包，只有42%的高等院校通过应用服务提供商（Application Service Provider，ASP）外包一些非核心的IT业务，甚至还有1/3的院校考虑会把已经外包出去的业务重新收回。EDUCAUSE早在2002年就对服务外包做过专题的研究，而2009年再次研究这个问题，与之前的研究结果相比，发现有两个较大的变化，第一，高等院校能够接受服务外包的理念，之前很多高等院校都没有过服务外包，也不接受这样的做法，外包的范围也逐步扩大，如至少有25%的院校已经或者准备把学生邮件服务系统外包。第二，之前高等院校在服务外包问题上的认识是，如果不是自己运营，就是将所有的IT服务进行外包，而现在高等院校不是简单地在这两个极端的做法中来取舍，而是基于安全的考虑，进行一个更为理性的选择，如在学生信息系统、人力资源系统、财务信息系统这三个系统的外包服务上会更加谨慎。现在高等院校中的IT服务全部是自行运营的或者全部是服务外包的这两种状况都很少见。

在美国金融危机之后，高等院校在信息化的过程中不得不考虑到成本的因素。要让IT设备得到普遍使用并能够及时更新，必须降低设备的成本，从而才能使高等院校中的信息技术及其支持的相关服务不断地降低成本。相比每个院校自行购置设备的方式，通过服务外包的方式，多个院校可以共享相同的设备提供的服务，通过实现规模经济来降低IT的运行成本，这确实是一个有效的途径。

随着不断提高的计算机性能和存储能力以及网络带宽的不断提升，给信息数字化创造了良好环境的同时，也给第三方公司介入高等院校的服务外包提供了更多的机会，他们可以使用不同于传统的外包模式，通过网络的方式来提供外包服务。基于云技术的服务外包开始逐渐展露它的身手。不同的院校客户可以通过向同一云端进行服务外包，利用规模经济的效应来降低计算和数据处理等服务的成本。同时云端可以根据不同院校用户的需要提供灵活多变的个性化IT服务。另外云资源可以存放在任何地方，如可以选择靠近便宜可再生资源的地点，从而使云端设备充分利用这些资源，保持环境的可持续发展，实现绿色IT。

在服务外包的形式上，有待于进一步地发展，目前软件即服务（Software as a service，SaaS）是高等院校使用最多的外包方式，有49.8%的院校采用这种方式。而其他的外包方式使用的都较少，不超过20%，其中诸如基于云端的服务器，存储安全应用，软件开发环境等技术只有不到10%的院校选择。要积极推进多种形式的服务外包，高等院校应该选择多种形式并存的模式，这不仅有利于服务外包的发展，也能够为院校提供更个性化的服务。

到现在，经过几年的发展，美国大学I T 外包成为美国大学中一个非常重要的策略，在编制有限的情况下，美国大学的I T 外包节节高升。

(本文节选自《金融危机之后美国高等教育信息化的新特点和趋势分析》，作者：南京大学外国语学院 常晨)