医疗设备档案管理的探索

2014-03-11吴浙君

医疗装备 2014年11期

关键词：资料档案管理医疗

王岩,吴浙君

(1如东县中医院，江苏如东226400；2余杭区第五人民医院，浙江杭州311100)

医疗设备档案管理的探索

王岩1,吴浙君2

(1如东县中医院，江苏如东226400；2余杭区第五人民医院，浙江杭州311100)

本文对医疗设备档案包含的具体内容作了详细介绍，对档案编号提出了见解，叙述了医疗设备档案管理工作的重要性。

医疗设备；档案；管理

近年来，随着医院医疗设备的种类、数量的增加和使用频率的增长，在医疗设备购置、使用、维护和报废管理等方面的问题也随之而来。医疗设备档案是医院对设备进行正常使用、维护等方面不可缺少的资料。医疗设备档案应当做到真实、完整、动态，从而达到无论人员交接、设备更迭，均能从档案中了解到设备的实际情况，使设备维护、保管符合要求，使用期限性能良好，以最好的性能为临床一线服务。下面就医疗设备档案管理的过程与大家共同探讨。

1 医疗设备档案的建立

医疗设备的档案可分为两部分：运行前期的档案和运行后期的档案。从申购医疗设备到安装、调试、运行、验收完毕这一过程形成的运行前期的管

理性文件及技术性文件均为前期的档案；工程技术人员及使用人员对设备的使用、维修、保养的记录及计量器具的检定合格证、年检报告等，为运行后期的档案。按照医疗设备的金额大小、其购置方式也不同，档案内容的要求也不同。一般情况下万元以上医疗设备必须建档。档案具体内容包括：(1)使用科室的医疗设备购置申请。(2)医疗设备管理学术委员会所做的设备购置计划及会议记录。(3)根据设备购置计划向政府采购办申报的材料及批复文件。(4)大型医用设备需卫生资源配置许可资料及大型医用设备配置批文(甲乙类设备)。(5)购置医疗设备的论证报告(包括拟购置设备的社会效益、经济效益、系统的可靠性、技术要求及培训、是否重复购置同类设备以及先进性分析等)。(6)购买设备时的谈判纪录。(7)所购设备的厂家宣传资料，包括彩页、同类产品不同厂家的性能对比表、报价单等。(8)如为招标购买的产品，应有招标文件(包含相关资质)和中标通知书。(9)如不是招标购买的产品，应单独索要相关资质，包括设备的注册证和注册登记表、生产企业的生产许可证、经营企业的经营许可证、营业执照。属于“强制性产品认证目录”的，要有3C认证证书；属于计量器具的，要有计量器具许可证；属于压力容器的，要有压力容器制造许可证；属于消毒产品的，要有消毒产品卫生许可证及批件、各种委托授权并加盖供货单位公章。(10)设备的购置合同或协议书及配置清单。(11)机电产品进口登记表(外贸进口医疗设备)。(12)海关进出口货物免税证明(免税医疗设备)。(13)外贸合同(外贸进口医疗设备或免税医疗设备)。(14)外贸公司代理协议(外贸进口医疗设备或免税医疗设备)。(15)商检证明(外贸进口医疗设备或免税医疗设备)。(16)产品合格证(国产设备)。(17)发票复印件。(18)大型医用设备配置许可证复印件(甲乙类设备)。(19)设备布置平面图、线路图及相关资料。(20)设备到货后的装箱单和安装验收报告及开箱过程中留存的照片等资料(包含设备的中、英文使用说明书及光盘等资料；设备的维修手册及光盘；设备的应用软件及说明书；操作规程)。(21)医疗设备重要维修或保养的工作单。(22)维修保管制度、维修和改进工作中形成的材料。(23)计量明细清单和计量部门检定合格证书、年检报告、安装申请、批复报告。(24)保修合同。(25)维修保养记录。(26)医疗设备报废申请表(报废设备)及调剂记录。

档案管理人员应该参与到设备验收的过程中，做好设备的清点和资料的收集整理工作。档案收集和整理完毕后，要认真填写归档目录，装入档案盒，按照规定进行保存。医疗设备档案建立是一个动态的过程。如果有部件缺失，还要进一步追讨，并将相关文件存入档案。医疗设备经常要进行软件升级，或根据临床需要加装一些功能模块，就要求档案管理能够及时将这些升级软件的光盘和硬件的使用说明书、操作规程等补充进档案，并注明“软件升级”或“硬件加装”等字样和归档时间，确保医疗设备运行后期的技术文件的完整性、准确性、系统性。

2 档案的编号管理

医疗设备编号是为了方便各种医疗设备管理模式而编制的一系列号码的统称，一般包括设备流水号、档案号等，设备流水号是管理过程中根据设备建档的次序产生的连续编号，而档案编号是人为编制的，与设备流水号一一对应。设备档案号编制应以方便、易用、简章、通行为原则。比如先根据医疗设备的价值进行分类管理：定义D类<1000元；1000元≤C类<10000元；10000元≤B类<800000元；800000元≤A类。其中A、B、C类医疗设备必须建档，根据医疗设备购买日期和医疗设备价值再加上当年医疗设备的顺序号，编制成医疗设备档案号，便于设备档案的电子化管理和查阅。

3 建立严格的借阅制度，保证案卷完整、安全

对于查阅资料的，要有档案管理人员陪同，当时翻查资料，当时回收。对于借阅资料的，非经批准，不得外借；非借不可的应填写借阅表，包括借阅文件的名称、借阅时间、借阅人所属科室，并由借阅人签字，留下可以联系的电话号码。同时，档案管理人员要向借阅人明确借阅时间，并在借阅规定时限前督促归还。

4 报废医疗设备的档案管理

医疗设备报废后，应将全部档案转入技术档案室，由档案管理人员按规定年限继续留存，并在档案中注明该设备“已报废”和“档案继续留存”的字样及设备报废时间；设备报废一年后，经科室领导和医院档案管理人员确定该报废设备的资料没有留存价值就进行销毁，并在销毁档案登记本上注明报废设备名称、生产厂家、购置金额、购置时间、报废时间和档案销毁时间，参与人员签字确认。