浅谈现代企业费用报销电子化

2014-03-11中国石油化工股份有限公司湖北石油分公司李爽

中国商论 2014年7期

中国石油化工股份有限公司湖北石油分公司李爽

当前是一个信息化的时代，大多数企业都已经开始电子化的管理。企业财务作为信息化的前沿阵地，成为很多企业信息化的起点，会计电算化已经成为普遍的现象。经济的飞速发展也对传统财务工作提出了更高的要求，在现今企业财务的一个很重要的领域——费用报销业务中，实现数字化也成为一种发展趋势。建立数字化的财务信息系统，将原始单据的传递、审批纳入财务信息系统中已成为当务之急。网上报销将成为继会计电算化之后，再次将宝贵的大量人力从琐碎的事务中解脱出来，提高财务人员工作效率和工作质量，推动企业财务的事务处理和管理模式走向网络化的重大改革。

1 手工费用报销方式的弊端

随着企业的扩张，财务信息的繁杂，财务部门的工作量变得越来越大，工作程序也越来越繁冗重复，手工报销明显已经不能适应企业发展和经营管理的需要了。其弊端主要体现在：

(1)效率低下。其中，手工填制报销单据效率低下，错误率高，填写不规范需要反复修改，领导审批耗时。财务审核需要审核原始单据及领导审批金额，还要控制审批流程、预算等，属于机械劳动。这些都与将核算会计转化为管理会计的目标相背离。

(2)预算控制有时形同虚设。预算在前，报销在后，但是目前实际操作中，领导在某项预算资金计划超额后因实际已经开支而签批，这样企业就无法将资金计划管理更好地落在实处。预算控制手段成为虚设，严重影响预算的编制进度和准确性。

(3)货币资金的支付严重滞后于业务发生。在手工费用报销的方式下，资金支付受审批程序和银行处理业务速度的影响，严重滞后于业务发生，也浪费员工宝贵的时间。

(4)单位费用支出规则和预算制度无法强制遵守，常常因为个人因素不能很好贯彻执行。例如前款不清，后款不借，各项支出额度等制度有时候不能很好的执行。

这些问题的存在，为企业的财务工作带来了相当的难度。只有打破这种传统的操作模式，才是企业费用报销电子化前进发展的必由之路。

2 费用报销电子化的优点

目前会计核算软件主要的原始数据是记帐凭证，而不是业务数据，是事后反映，不能满足实时、动态地管理和控制要求，而费用报销电子化使应用范围从管理部门延伸到原始业务发生点。

费用报销电子化是通过网络的财务报销流程。在这一流程下，员工可以随时随地提交财务报销申请，财务人员按照员工提交的报销审批单审核原始单据，并提交给各级领导审批，领导也可以随时随地利用数字签名的方式进行业务审批，审批完成后通过网上银行进行支付，并自动生成凭证。这种报销方式相较于传统的手工报销方式有以下明显优点。

2.1 真正实现了办公自动化

员工报销只需要进入系统，简单地填写报销需要的单据，系统就会自动将单据按后台配置的职能和权限将单据依次传递到财务审核人员和各级领导那里。员工提交单据后就直接将原始单据交给财务审核人员，在外地的员工也可以通过特快专递等形式将原始单据送到财务部门，审批完毕后将报销款通过网上银行直接划入员工帐户内。员工不用再为签字而反复奔波，领导也可以集中审批，不会再因为频繁签字打乱自己的正常工作。

2.2 规范财务管理流程

报销系统按内控要求设定预算额度、审批流程、审批权限等内控关键点，而且固化了预算数据的归属单位、使用额度、使用时间以及使用范围，规范了财务管理流程以及审批权限，这对于内控系统的建设也起到了促进和加强的作用，有利于化解资金风险。费用报销系统通过其内部的预设流程，使得单据必须按正规流程传递，避免了越级审批，减少了财务审核人员对流程的审核时间，实现了标准、高效的企业内控流程。

2.3 信息及时性更强

由于报销电子化不受空间和时间的限制，财务信息的传递和处理也突破了时空的限制，使各级领导可以及时、准确地了解公司的财务状况，为其决策提供支持。系统还能与预算管理系统无缝连接，实现费用预算控制的需要，满足企业不同层次的预算控制需要，方便实时查询预算发生的数据明细和余额。与银行系统连接后，资金通过银行转帐直接到达报销人帐户，报销人能很及时地查询报销是否已经办理结算。

2.4 财务人员职能从核算型会计向管理型会计转变

费用报销电子化后，原始凭证自动转化为记账凭证，自动进行银行支付和对帐，从而减少了财务人员的重复工作，降低处理单据的错误率。使财务人员能将工作重心从单纯的核算向全面参与企业经营决策转移，从单纯的会计管理向全面的财务管理转移。

2.5 结算方式实现了无货币化

系统通过报销系统主功能获取付款信息，处理后传递到网络银行系统中，实现批量付款，防范了支付风险，也减少了财务人员进行现金支付的工作量。

2.6 可以节约成本

费用报销电子化后，员工只需要从系统中提取各种信息，通过系统完成各个流程的审批，节约了时间成本。财务审核人员也不需要审核流程，节约了大量审核成本。系统将其他流程与财务流程关联在一起，报销的时候系统能将报销事项需要的报告、预算等直接传递至各个环节，节约了办公成本。

3 费用报销电子化目前存在的问题及解决方法

目前有很多大型企业都实现了费用报销电子化，实践证明这是一种高效、科学、规范的管理手段。但是不可否认的是在实际运行中，也存在着一些问题。

(1)费用核销与预算指标相矛盾。费用报销首先需要有预算指标才能核销，但是就目前的报销方式来看，预算指标往往不能满足实际费用发生额。导致其他部门误认为是财务部门用预算指标卡大家，造成公司内部不和谐。(2)刚实行费用报销电子化时，可能要采用双轨运行，以便从纸质报销向电子化报销平稳过渡。这会在短时间内加重报销人员以及审核人员的工作量。(3)人员素质不能马上完全达到要求。各部门报销经办人员要全面熟悉需要使用的模块、认真执行报销业务流程，一旦一个环节出现问题，报销就无法顺利进行。比如有的经办人员不能将费用种类分清，导致占用其他费用预算等。(4)安全问题。对于网上支付等业务处理，最关心的就是安全问题。这里包括了填写报销单的安全性，领导签字的安全性，支付安全性等。

为解决以上存在的问题，必须从以下几方面着手。

(1)提高相关人员素质。在工作的过程中，要重视此项工作，增强责任心，提高执行力，严格按照规定执行报销流程，不断提高自己的业务能力。(2)增强预算指标的科学性、准确性。预算管理应该尽量贴合实际情况，将各项预算全面的涵盖进去。使预算进度随时可以查询到，各部门对预算要做到心中有数。(3)尽快推行电子化报销。对各部门报销经办人员进行操作的培训，增强准确性，减少差错。在双轨运行时，要对相关各环节人员进行评价以及测试，确认相关人员完全熟悉后，尽快使纸质单据退出报销流程。(4)加大培训力度。搞好费用报销电子化，需要相关人员具备基本的会计知识和网络知识，将各个环节的具体操作制作讲义下发给相关人员学习。(5)加强硬件管理，不断完善网络支持。要适时更新设备，加强网络维护，确保运行畅通。