运用Excel电子表格软件科学管理教学督导档案

许慧华

(南京高等职业技术学校，江苏南京 210019)

高等职业院校由于专业设置各不相同，学术性、专业性很强，到目前全国还没有统一的教学质量评估标准和统一的教学督导档案管理模式；我校教学督导工作2008年开始实施，教学督导档案的管理也处于摸索阶段，在没有现成的管理软件使用的情况下，如何管理好教学督导档案是值得探讨的课题。

一、建立教学督导档案是学校教学督导工作规范化的需要

教学督导工作是学校教学质量管理和教学质量监控体系的重要组成部分；教学督导的主要任务是对全校的教学工作和教学管理工作进行监督、检查、评估和指导。档案管理工作是指以科学的原则和方法管理档案。教学督导员随堂听课需要填写详细的听课记录表，对听课记录表的收集、整理、归纳、分析和评估是督导工作的一个环节，所以建立学校教学督导档案是学校教学督导工作规范化的要求。

Microsoft Excel是一个电子表格软件, 它的作用是能够方便的制表、数据处理和图表处理，我们运用Excel软件对教学人员的督导信息以电子表格的形式进行电子化建档和数据分析，实践证明不仅具有简单易学、易用、效率高、资料永久保存、编辑修改方便的优点，而且减少存储空间，实现快速查询筛选、自动分类汇总计算的功效，使教学督导档案资料的管理规范化制度化，提高了工作效率。

二、教学督导档案的设计

根据督导员填写的课堂教学听课记录表的反馈信息，我们设计了督导档案的电子表格，包括督导听课信息记录表、督导听课情况量化分析表和按系部分的分类汇总表。

1.督导听课信息记录表

督导听课信息记录表分有四个项目区域，主要来源于督导员填写的课堂教学听课记录表。

基本信息区：教师姓名、课程名称、任课班级、课题、任课时间、系部名称。

教学资料检查区：授课计划(有/无)、教学进度(相符/不相符)、教案(有/无)、教案规范(好/较好/一般/差)、首页(有/无)。

听课记录区：上课礼仪(有/无)、课件(有/无)、与学生的交流互动(好/较好/一般/差)、学生反馈(听懂/基本听懂/不懂)、布置作业(有/无)、评课等级(优/良/中/及格/不及格)以及从教学态度、教学内容、教学方法、教学手段、教学效果等方面做的综合评价和建议(文字简述)。

课堂管理区：迟到早退(人数)、上课睡觉(人数)、玩手机(人数)、班级卫生(好/较好/一般/差)、课堂纪律(好/较好/一般/差)。

用EXCEL表格建立的督导听课信息记录表，可以方便地记录每位教师的督导信息，编辑修改简单，在输入的过程中可以运用Excel表格具有“填充柄”的功能内置常用数据，同时运用数据有效性序列设置的功能，自动在下拉菜单中选择，提高了输入的速度；督导听课信息表项目分区清晰，人员对位准确，方便查询，在Excel表格数据菜单选项中选择自动筛选功能，对上述各信息区所包含内容可进行任意点击，有利于管理人员查询各区间人员情况；可以通过执行“格式→条件格式”，在弹出的“条件格式”对话框中，让数据显示不同颜色，对有问题数据用醒目的颜色显示引起注意。全校的督导听课信息记录表按周录入存档，各个系部独立的督导听课信息记录表由全校的记录表筛选出来生成。

2.听课情况量化分析表

3.按系部分类的汇总表

按系部分类汇总表也是由各系部听课情况量化分析表自动生成的。这个表主要是将各个系部的相关督导听课数据进行量化分析比较，清晰地呈现出各个系部教学管理和教学质量的督导检查结果；在表中主要运用了Excel表间数据绝对引用的功能跟踪数据，自动从各个系部的学期汇总表里跟踪过来，例如土木工程系优课课次=土木汇总!$L$20。表如下图所示。

运用分类汇总表里的数据可以得出更直观的系部间数据比较图表。

三、教学督导档案电子化的益处

运用Excel电子表格软件管理教学督导档案有很多益处，一是具有简易性，Excel软件简单易掌握，档案管理员稍加进修就可以上手，达到快速录入建档、进行数据处理的能力；二是具有实效性，教学督导档案由学校督导室统一管理，能随时查阅、打印、补充各种信息并获取资料，有助于校和系部领导清楚地了解每一位教师(包括签约和外聘教师)的教育教学水平，通过分析汇总数据宏观地掌握教学动态制定教改方向，为学校的管理发挥决策参谋作用；三是具有准确性，教学督导档案记录着每一位任课教师每学期的督导检查信息，所有资料由督导室设专人负责对具体内容及时进行补充完善，定期进行系统维护和汇总，确保各项数据的准确性，为全校考核、评优、奖励、晋级、晋职、聘用提供客观公正的参考依据。

管理好教学督导档案,是科学规范教学督导工作的具体体现；在现阶段运用Excel电子表格对教学督导档案信息进行管理，不失为一种好的方法，真正提高了教学督导工作的质量和效率。