图书馆图书编目业务外包存在的问题及应对措施——以湖南文理学院芙蓉学院图书馆为例

蔡爱萍，廖德岗

（1.湖南文理学院图书馆，湖南常德 415000；2.湖南文理学院芙蓉学院，湖南常德 415000）

图书馆图书编目业务外包存在的问题及应对措施
——以湖南文理学院芙蓉学院图书馆为例

蔡爱萍1，廖德岗2

（1.湖南文理学院图书馆，湖南常德 415000；2.湖南文理学院芙蓉学院，湖南常德 415000）

图书馆编目业务外包是现代企业经营管理方式在图书馆界应用的成果，体现了传统图书馆向现代化图书馆转型过程中图书馆非核心业务社会化的必然发展趋势。当前，为规避图书馆编目业务外包中出现的著者号不正确、分类号不准确、多卷书著录不符合要求等问题，应该采取切实可行的图书馆编目业务外包应对措施。

编目业务外包；质量管控；应对措施

业务外包（Outsourcing）是近些年发展起来的一种新的经营策略,是企业通过与外部其他企业签订契约，将一些传统上由公司内部员工负责的业务或机能外包给专业高效的服务提供商的一种经营形式[1]。业务外包是现代工业企业经营管理中为节约成本、提高竞争力采用的一种新的模式，“外包”这个概念随着管理大师们倡导企业应该在核心竞争力上集中精力而得到迅速的推广。图书馆编目业务外包是指图书馆借助于外部的力量或与专业公司合作，将馆内编目工作委托给从事分类编目的专业机构，有的还进一步把贴书标、条形码以及其它加工业务承包出去，使图书到馆后就可直接上架，提供给读者使用[2]。

早在上世纪七八十年代，美国、日本等国图书馆已经开始将编目业务部分外包，我国图书馆的编目业务外包是在最近几年内开展起来的。一份2006年对国内189所大学图书馆进行的问卷调查显示，在回复的98所图书馆中，有编目业务外包经验的有75所(占76.53%)[3]。2007年，一份对广东省20所高校图书馆实行编目业务外包情况进行的调查结果显示，正在实行编目业务外包的有14所，也就是说广东省70%的高校图书馆都在实行编目业务外包[4]。据儒林公司统计，在其对外服务中，2002年前，没有一家图书馆有全套加工服务的要求，从2003年起每年递增20%，现在有70%的图书馆要求提供全套加工服务；在三新公司的客户中大约90%的图书馆要求提供浅加工，10%的图书馆要求提供深加工[5]。可以说，编目业务外包是现代企业经营管理方式在图书馆界应用的成果，体现了传统图书馆向现代化图书馆转型过程中图书馆非核心业务社会化的必然发展趋势。以下，将以湖南文理学院芙蓉学院图书馆的编目外包业务为例，来分析图书馆图书编目业务外包存在的问题及其应对措施。

一 湖南文理学院芙蓉学院图书馆外包编目数据调查及分析

（一）芙蓉学院图书馆外包编目数据调查

芙蓉学院图书馆自2013年5月开始，通过招标的形式委托图书供应商对招标的纸质图书进行编目加工处理。2013年共采购图书15231种、31456册。通过对3家书商的分编数据进行校对，对相关的错误项目进行分门别类的统计，结果如表1、表2、表3所示。

由上述表格可以看出，典藏分类，基本没有错误，是因为该馆只有一个馆藏地址，因此错误很少；但由于外包商的编目人员不熟悉芙蓉学院图书馆编目细则，盲目地赶进度导致分类、著者号、多卷书等的著录出现较多错误，如不及时修正就会影响到图书馆整个书目数据库的质量。

（二）外包编目存在的主要质量问题

1.著者号不正确。外包商对著者号的错误取法是编目外包数据中出现较多的问题。芙蓉学院图书馆采用的是北图袁涌进编的《汉语拼音著者号码表》，并结合本馆的实际情况编定的。近年来出版社增多、图书出版形式日趋多样，使得著者号的取法越来越繁琐，外包数据在这方面有的是忽略了没有取号，有的是不熟悉图书馆专业方面的知识，不知道如何去取，这样扰乱了图书馆的书目数据库。如错误著者号的取法使同著者同类型的图书不能排在一起，或者同类同著者不同出版社的同一种图书也在索书号上显示不出来，而且有些著者号的不正确取法还容易引起以后编目人员的连带错误。

2.分类号不准确。图书馆的分类编目工作具有很强的连续性和累积性，要求同一图书馆的分类原则前后一致，芙蓉学院图书馆采用《中图法》第五版取分类号。在外包书目数据中分类号出错最多的是图书组配分类。当一种图书可以取两个分类号，即按照图书的内容可入两个大类时，由于外包商不了解图书情报的专业知识，不懂得组配分类法以及该馆的专业设置情况，只取了一个分类号，而不是用组配法分类标识。如《计算机室内设计》这本书用组配法分类标识应为TU:TP/种次号，而外包商的编目加工人员很有可能就直接分类为TP36了，有的690字段的重复或位置颠倒，690字段与905字段不匹配，造成个别图书孤立起来，或者使其成为死书。另外，该馆对不同版次的图书在索取号上也是有区分的，版次在种次号后面加-2、-3等。

3.多卷书著录不符合要求。外包商对多卷书分散著录的现象也比较严重，按照芙蓉学院图书馆的分编要求，社科类多卷书的著录采用集中著录的方式，种次号相同，相同种次号后面再用冒号，冒号后面按卷数著录。而理科类的图书一般是分散著录，外包商在做书目数据时往往做错。因此在检测外包数据质量时发现，外包商有时缺乏判断多卷书的经验或有时仅用ISBN进行查重等导致多卷书不能集中著录，造成读者检索和查找图书不方便。

4.书目数据的其它问题。有些书目数据不完整，有些题名不全，有的副题名不著录，有些图书价格有出入，有些应为必要字段的著录信息没有著录，或者人为的缺失等等。

（三）造成外包编目质量问题的原因

1.联机编目的各成员馆由于对《中国机读目录使用手册》、《中国文献编目规则》的理解与执行情况不同，在著录规则与著录标准方面存在差异，所编制的MARC数据不尽相同，源数据质量参差不齐，直接影响外包编目数据的质量。

2.馆外编目员在专业技能培训、专业知识水平及人员素质方面参差不齐，对各个图书馆的编目原则和专业设置不了解，有的各馆的著录规则和习惯相互混淆，也是影响外包编目数据质量的另一因素。

3.外包业务的管理机制是影响编目质量的关键。在图书的编目加工中，外包商的编目技术人员无疑会把商业运作的模式引入图书馆的编目中，表现在片面追求速度和高效率，缺乏图书馆采编人员

的那种职业道德和职业素质。

二 图书馆编目业务外包问题的应对措施

1.外包决策前要对本馆的实际情况评估并对外包商进行有针对性的考察。首先要对本馆编目业务外包的决策进行客观、科学、理性的评估，对编目业务外包工作的可行性进行研究，评估和研究的内容包括图书馆的人力资源、业务工作内容、财力和人力成本的核算，然后确定图书外包的模式和外包的业务内容。由于芙蓉学院图书馆工作人员少，专业人员更少，将要退休的人员多，图书馆员严重不足，图书馆各项工作开展缺乏人手，图书馆核心业务又不能荒废，鉴于这种的局面，开展图书编目业务外包是可行的。其次，芙蓉学院图书馆组织了相关业务人员和技术人员有选择性地对图书供应商的图书编目加工现场，进行了考察、评估，针对编目加工中涉及该馆的技术和数据安全问题与外包书商进行了沟通，商讨可行模式。最后按公平竞争原则，通过湖南文理学院国资处组织统一招标，选定实力强、诚信度高、服务质量好的图书供应商，采用来馆加工编目外包模式。

2.科学制定权责明晰的合同和图书编目加工条款。科学制定权责明晰的外包合同协议细则是保证编目质量的前提。合同细则明确了外包编目业务的具体时间、内容、编目业务外包的数量、质量要求、风险与控制等，明确双方的权利和义务及相应的处罚措施。为保证合同的可执行性和合同的完善性，还编制了图书馆编目附加条款，把湖南文理学院芙蓉学院图书馆编目的习惯和要求，芙蓉学院的专业设置情况，图书采购的原则，采购的数量，加工的详细要求包括分类、著录、主题词标引、ILAS必要的字段、图书分类法的版次等都附在合同后面，做好外包商岗前培训。

3.加强图书编目加工中的监督与管理。芙蓉学院图书馆没有实行开放远程端口的远程加工模式，而是选择了更适合其实际情况的外包书商派人到馆加工的模式，该模式最大的优点是可以在馆内进行全程质量监控。工作人员在编目室正常值班，有问题可以迅速沟通，错误可以及时修正，易于图书馆掌控进度和加强图书馆ILAS系统的安全性，书商的编目人员完成编目任务后，编目室值班的馆员就会将开放的端口关闭，监督到位及时。

4.做好图书编目加工后的验收和纠错工作。编目业务外包加工后，图书验收是一个不可或缺的重要环节，必须组织各书库的人员进行仔细认真的验收，开例详细错误清单，反馈到图书馆采编部。按照谁加工谁负责，谁出错谁修改的原则，采编部老师再要求负责加工的书商在图书馆采编人员的监控下进行修改，从而有效地保证了图书馆书目数据的完整和规范。

5.对编目质量高的合作方要保持合同的连续性，管控重量不重质的商业模式。有些图书供应商实力强大，编目人员和技术人员业务素质过硬，同时又熟悉该馆的编目加工细则和习惯，可以保持其服务的连续性和编目人员的稳定性，这样更有利于控制编目加工的质量。

实践证明，图书馆编目业务外包不仅仅只是个成本决策问题，也是个有效管理的战略决策问题。图书馆通过外部资源获得互补的核心能力，是图书馆强化自身竞争的一种方式，尽管其中还存一些问题，但这种方式毕竟提高了图书馆图书分编的效率，同时把图书馆编目人员从高强度的编目工作中解放出来，有利于专业技术人员加强对图书馆读者深层次的服务，因此这种模式对图书馆全方位的开放服务工作的开展会起到很好的促进作用。

[1]娜日苏，巴拉.图书馆的新发展模式——业务外包[J].集宁师专学报，2006（1）：89-93.

[2]吴建中.21世纪图书馆新论[M].上海:上海科学技术文献出版社, 2003:39.

[3]杨淑琼.我国高校图书馆业务外包与核心能力构建研究[D].成都：四川大学，2007：45-56.

[4]曹秋霞.广东省高校图书馆编目业务外包现状的调查与分析[J].图书情报工作,2009（7）:91-92.

[5]钱秀中.走出混战走向合作——民营图书馆供应商发展变化综述[N].中国图书商报，2005-10-28.

（责任编辑：刘英玲）

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1674-9014（2014）02-0142-03

2013-12-21

蔡爱萍，女，湖南鼎城人，湖南文理学院图书馆馆员，研究方向为图书情报服务；廖德岗，男，湖南澧县人，湖南文理学院芙蓉学院院长，教授，研究方向为高等教育管理。