浅议医院幼儿园信息化建设与管理

2014-02-22由宝剑

中国卫生产业 2014年28期

关键词：考勤幼儿园信息化

由宝剑

西安交通大学医学院第一附属医院财务科，陕西西安710061

浅议医院幼儿园信息化建设与管理

由宝剑

西安交通大学医学院第一附属医院财务科，陕西西安710061

随着信息化的快速发展，一些新技术新手段有必要引入到幼儿园的相关业务管理中，例如幼儿园学籍管理、财务管理等，借助信息化手段，可以提高幼儿园的管理水平，同时也能提升家长对幼儿管理的满意度，解决诸多幼儿园管理难题。

幼儿园；信息化；财务管理；业务管理

随着经济和社会的不断发展，信息化手段的应用也越来越普及，安卓、苹果等智能信息系统的应用将信息传播提升到了一个新的阶段，传统的幼儿园管理在信息时代也应该与时俱进，改变方法，提升幼儿园自身管理水平以及社会满意度。

1 幼儿园信息化管理的现状

我园作为西安交通大学医学院第一附属医院附属幼儿园，不仅承担着西安交通大学医学院第一附属医院四千多名职工的子女入托教育，也承担着附近居民少数幼儿的入托教育工作。但幼儿园的日常管理仍处于传统阶段，在幼儿的学籍管理、费用计算、考勤管理、安全管理、财务管理等方面存在一定的问题。例如幼儿学藉资料管理困难，时常出现一定错误。目前，通过人工对幼儿看园、入学、升班、调班、异动、复学、毕业等进行跟踪，容易产生错误。再如幼儿园幼儿收费管理也是一个难题，幼儿园既有医院职工子女，又有附近居民子女，收费存在一定区别，容易产生漏洞。又如幼儿请假退费等人工统计易出错。针对幼儿费用到期、未交学费、未交清学费的情况通过人工处理，也容易出错。

2 幼儿园信息化管理的作用

我们思考，能否运用现代信息化技术，改变幼儿园的常规管理模式，为我园的业务管理打造一个新的平台，更好的提升幼儿园管理水平，提升家长满意度。因此，引入幼儿园管理信息系统是一个不错的选择。

使用幼儿园管理信息系统对幼儿园有什么好处呢？答案是通过信息化手段的引入可以将幼儿园的管理由传统阶段推进到精细化阶段，可以轻松管理各类数据和信息，帮助员工实现分工协作，整合和优化幼儿园资源，方便上级检查下级工作，方便园长查看各类统计数据，及时了解幼儿园日常运营状况，以便实现科学决策。

在实际应用中还能达到以下效果：

①对于工作人员而言可以降低手工劳动强度，能让各部门间实现信息共享、透明管理，能加强工作中的分工协作，提高工作效率。

②对于幼儿家长而言，家长能实时接收幼儿相关信息，更好地了解幼儿在园的学习、生活、班级最新动态等信息，能学习育儿保健知识，加强家-园沟通。

③对于管理人员可以反映幼儿园全面、准确的运营状况数据报表，让决策者及时了解幼儿园各部门工作的实际进展和存在的问题，并在此基础上进行精准、有效的科学决策，提升幼儿园的管理水平。

3 幼儿园信息化管理的建设及内容

幼儿园引入信息化手段，首先是硬件建设，包括计算机、服务器、交换机等网络设备的采购；其次是管理信息系统的建设。

3.1 硬件及网络建设

幼儿园关键位置需要配备一定数量的计算机及网络设备，网络的构建采用以太局域网即可，具体如图1。

图1 幼儿园管理信息系统局域网络拓扑图

幼儿园管理信息系统可以采用以太局域网络，便于搭建，易于维护，也能完全满足工作需要，各客户端（工作站）将信息集中存储于中央服务器，以便实现数据集中统一管理，打破信息孤岛。

3.2 管理信息系统建设

幼儿园引入信息化手段，在硬件建设的同时，管理信息系统的建设也尤为重要，我们认为，由于幼儿园信息化建设较为落后，故宜采用简便易用的信息系统，可以选择B/S构架的管理信息系统。

B/S（Browser/Server，浏览器/服务器）模式又称B/S结构。在这种结构下，用户的工作界面是通过IE浏览器或其他浏览器来实现的。B/S模式最大的好处是运行维护比较简便，能实现不同的人员，从不同的地点，以不同的接入方式（比如LAN,WAN,Internet/Intranet等）访问和操作共同的数据；最大的缺点是对单位外网环境依赖性太强，由于各种原因引起单位外网中断都会造成系统瘫痪。

确定了管理信息系统的构架以后，接下来主要是依附于幼儿园管理内容的相应的管理模块的建设。我们认为一般应包含以下内容，如第一部分涉及幼儿管理的内容：幼儿管理、幼儿考勤收费管理（与财务管理系统对接）、教学管理、医务管理、短信管理；第二部分财务管理：记帐管理、工资管理、资产管理；第三部分涉及园务管理的内容：员工管理、考勤考核管理、后勤管理、车辆管理、办公管理等三大模块，具体如图2。

以上是幼儿园管理信息系统的一些具体管理内容，需要在软件设计中体现，那么，我们应用该系统都需要解决那些问题呢？下面举例介绍。

第一，幼儿管理：我们期望解决幼儿看园、学籍、班级个人信息、毕业升级等管理，手工状态下，实现这些功能，需要大量人工，且不易实现，通过信息系统数据库管理，就可以轻松实现。

幼儿考勤收费管理：以往幼儿考勤经由班级教师通过手工管理，存在错漏状况，通过应用信息化管理，借助打卡等手段，该类信息不但准确，而且通过预先设置好的收费标准及类别，能迅速计算出每一名幼儿当月的收费情况。

图2 幼儿园管理信息系统功能模块图

短信管理：通过短信平台实现生日祝福、催费提示、通知群发的功能，加强家园沟通，提高家长满意度；能针对幼儿家长，幼儿园员工等进行通知公告的短信群发。幼儿园也可以根据需要自定义短信类型，建立短信库，方便短信资源的利用；短信功能依附于幼儿园管理业务流程，如幼儿生日时发送祝福短信；幼儿应缴学费时，及时催缴；自动生成园长园务日志，以上这些都能自动生成短信内容，从而达到准确有效交流的目的。

第二，财务管理：如何为幼儿园的财务记账和财务分析提供一套简单、有效的管理方法也是该管理信息系统需要解决的问题。因大部分幼儿园没有专业的会计，对银行帐的进出等不能进行有效、规范的管理；通过该系统我们可以自定义收入、支出项目，对幼儿园费用凭证进行有效的管理；对支出项目分类统计，月伙食费用分类统计，月收入、支出、毛利等统计，能让决策者及时、准确的了解幼儿园的常规开支、赢利情况，从而为幼儿园开源节流、减少开支、降低成本、改进管理提供依据。

资产管理：为了维护幼儿园日常运营，对固定资产、低值易耗品等进行有效的管理是非常必要的，该系统能对低值易耗品、固定资产的进、出、存，进行有效的管理；建立班级易耗品月领用金额表，班级易耗品月领用数量统计表，提高幼儿园员工节约意识，降低运营成本。

第三，园务管理：如何加强对员工的管理，通过决策工具，及时、准确的了解幼儿园在当前问题的现状，是哪些人、哪些部门、哪些地方有问题，从而找到幼儿园管理漏洞的根源也是该系统需要解决的问题？我们可以用平衡计分卡的先进管理思想，为幼儿园建立一套完整的考核体系，包括班级周、月考核，员工周、月绩效考核，员工期、年综合考核，以实现幼儿园在实际运转过程中，哪些人、哪些部门、哪些地方有问题在考核统计报表中一目了然，从而帮助园长找到当前问题的根源，为改进管理提供依据。

其他如有效的管理幼儿考勤、排餐、看病用药、体检护理等信息，快速生成每周食谱、科学、准确的记录幼儿体检、看病、用药记录，对幼儿疾病类型、班级患病率等信息；再如对车辆的油耗信息进行登记、汇总统计；再如对日常工作中各种文档、多媒体资料进行有效的管理，对教学图书资源的有效管理，对日常教学、管理工作中的各类电子文档，资源等的有效管理等，都是该信息系统需要解决的问题。