企业干部人事档案管理的思考

晏鹰

企业干部人事档案管理的思考

晏鹰

干部人事档案是国家档案和企业档案的重要组成部分，在干部人事管理中发挥着重要作用。但企业干部人事档案存在的问题直接影响了干部人事档案管理的质量。文章结合工作实践，就企业干部人事档案管理存在的问题进行粗浅分析并提出了相应对策。

干部档案 人事档案 档案管理

干部人事档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的真实记录，是解决工资待遇、落实政策的重要凭证，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家和企业档案的重要组成部分。干部人事档案工作是一项政策性、业务性、实践性极强的工作。如何提高干部人事档案管理水平，更好地发挥干部人事档案作用，是企业发展过程中必须面对和解决的重要课题。

一、干部人事档案的重要性

1.干部人事档案对企业的重要性。就企业来说，把好人才的进出关，做到知人善任、选举贤能，剔除那些为了找工作、评职称，办理假文凭、假证明来蒙混过关的人，是企业把好人才质量的第一关。同时，个人在组织中形成的任免、晋升、定级、调资、奖惩等呈报、审批材料，对于尽可能全面准确地了解员工的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等是非常重要的。因此，做好干部人事档案管理，对于企业全面地了解干部，正确选拔使用干部具有重要的意义和作用。

2.干部人事档案对个人的重要性。就个人来说，无论是工作调动、职称评审、工资调整、离退休办理、各项证明的出具等等，都以档案材料的审核为重要依据。每个人都以自己的实践活动书写着自己的历史，这些历史以不同的材料形式不断地补充、添加到个人的档案中，在特定的时刻发挥着特定的作用。例如退休待遇，按照国家规定，在增加养老金时，向有高级职称的企业退休科技人员和退休早、基本养老金相对偏低的人员倾斜，这就需要进行职称、工龄等材料的认定。曾经有位高工，不慎遗失了高工资格证，而不能享受国家优惠政策，后在档案中查到了其为高工的任职资格文件和聘任文件，社保部门凭此给予办理享受高工退休人员待遇手续。无论过去、现在和将来，干部人事档案都伴随着每个人的一生，并发挥着重要作用。

二、干部人事档案工作中存在的问题

1.认识不足、重视不够。企业的中心工作是生产经营、产品销售、科技研发，追求经济效益和企业形象是永恒的主题。干部人事档案工作由于不能给企业的生产经营活动带来直接的经济效益，往往得不到应有的重视与关注。有些领导认为干部人事档案工作就是收集资料、保管的事务性工作，只要能“守好摊”、不丢失、不泄密，能应付查档就行了。因此，一些单位领导往往忽视人事档案工作，没有将人事档案工作纳入议事日程，形成了“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的尴尬境地。

2.档案管理人员认识不清、水平不高。有的干部人事档案管理人员，由于自身的知识水平与专业素质的局限，对干部人事档案工作的重要性认识不够，对中组部和上级组织关于干部人事档案管理的要求和政策规定不够了解，从而使其在管理工作产生了各种各样的问题，造成后期疲于奔命，穷于应付的局面。如不清楚干部人事档案十大类的具体内容；不知道如何收集与整理；不能明确划分归档范围；不了解利用、转递、接收干部人事档案都有哪些具体规定与注意事项；不具备基本的专业素质，造成档案材料内容严重缺失，特别是学历学绩、培训、考核、工资、任免、奖励、劳动合同等关键内容的缺失情况尤为突出；不能及时修补应保护的材料，以致加剧了档案材料的破损等。干部人事档案工作绝不是简单地把材料放进档案袋中就完事，而是具有非常强的政策性、专业性、实践性和技术性，关系到党和组织的政策落实和每个人的实际切身利益。除此之外，很多单位的干部人事档案管理人员多为兼职，且变动较为频繁，人员的稳定性差和业务知识的贫乏等因素，在一定程度上制约了干部人事档案管理的效率和功能。

3.档案内容陈旧简单，真实性完整性不足。在实践过程中可以看到，不少人事档案仅记录了员工的姓名、年龄、性别、学历、入职时间等基本信息，而反映个人工作能力、近期工作经历、工作业绩、业务专长、学习简历、技能培训、获奖情况、家庭成员情况等方面的现实材料少。有的甚至还是十多年前的履历表，信息没有及时更新，给人事档案的利用造成了不便。有的人出于自己的私利，怎么有利就怎么写，档案材料内容前后不符，出生年月公历、农历填写随意；参加工作时间、入党时间也是大致年月，每次填写也往往不一致；姓名改变后不写曾用名，随意性较大，等等。这种人事档案既不能为选人、用人提供参考，又会影响企业员工的正常晋升与全面评估，不仅造成企业管理成本的增加，而且破坏了人事档案内容的完整与统一，不能全方位地反映员工的真实面貌，人事档案的效力大打折扣。

4.毕业生对人事档案的重视程度不够。随着市场经济的发展，人才流动的社会化，一些毕业生认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，还有一些就职于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘了”自己的档案，怀着一种要不要档案无所谓的态度，听之任之，孰不知将来的干部身份确认、职称评审、调整工资、退休办理社会保险、养老保险审核等等均要以原始档案记录的年龄、工资、待遇、职务等材料为重要依据。据悉，全国各级人才流动中心至少有60万份人事档案被主人抛弃。这种对人事档案重要性的欠缺认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用，使“一纸定终身”的传统人事档案陷入可有可无的尴尬境地。

5.硬件设施配备较差。由于对人事档案管理不重视，企业在设施配备上基本采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、库房为一体，库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施不配套，安全措施手段也停留在较低的水平，工作必须的裁纸刀、打孔机、干部人事档案盒、隔页纸等工具载体也配备不全，致使档案装订不全，也不规范，达不到档案管理工作的科学化、规范化要求。

6.档案管理不适应形势发展的要求。在数字化、网络化、信息化的今天，要及时准确地把人员变化的信息进行记录、分析和管理，需要完备的信息系统和具备一定素质的人才，但企业人事档案的管理手段的滞后性已经严重制约了人事档案管理的发展。许多单位仍是手工操作，使得档案不易于检索利用。即使一些已经运用计算机的单位，也因人员素质、系统功能、资金等原因而未能达到预期目标。除此之外，档案转递不及时，操作程序不规范也是一个重要问题。有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位；有的单位违反规定，干部人事档案不通过机要交通转递，而当成普通邮件或快递寄送；还有的单位不填写干部人事档案转递通知单，档案不密封，也不加盖密封章，随意交由本人自带，致使篡改、丢失干部人事档案的现象时有发生。这些现象既不利于企业干部人事档案的规范化管理，也不利于档案完整性、真实性的保证，从而影响个人事业的发展。

三、企业干部人事档案管理的对策与思考

1.提高认识、加强领导。加强干部人事档案管理，领导重视是关键。应把干部人事档案工作列入重要议事日程，制定切实可行的计划、采取积极有效的措施来促进干部人事档案工作的开展。组织人事部门要有分管的领导主抓干部人事档案工作，从组织上保障档案工作顺利开展，真正把干部人事档案工作当作经常性的大事来抓。要结合本单位的实际情况，提出具体工作目标，做到有计划、有部署、有督察、有落实，发现问题及时解决。建立干部人事档案管理达标升级考核机制，对干部人事档案工作实行定级定量考核，不断提高干部人事档案工作管理水平。

2.完善干部人事档案管理制度、优化收集归档流程。企业干部人事档案管理制度是企业干部人事管理活动的重要依据，根据企业管理理念和企业干部人事档案工作实践制定的干部人事档案管理制度，是实现企业干部人事档案管理工作有“法”可依、有规可循的重要依据。干部人事档案管理制度的制定要全面落实《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》等法律法规，提升企业干部人事档案工作的规范性与科学性，促进企业干部人事档案工作的与时俱进、全面发展。因此优化干部人事档案的收集、整理归档、保管利用等流程就势在必行，为企业干部人事档案工作的信息化创造有利条件，促进企业干部人事档案工作的现代化与繁荣。

3.加强培训、提高干部人事档案管理人员素质。干部人事档案管理的好坏，很大程度上取决于档案工作人员。要选取政治素质好、责任感强、坚持原则、严守纪律、忠诚可靠、意志坚定，保守秘密、遵守制度、善于学习、刻苦钻研、身体健康、熟练操作多种办公自动化信息化设施、无不良嗜好的人管理干部人事档案。采取面授、传帮带、自学等多种方式，使其熟悉干部人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其要熟悉中组部和上级组织人事部门的政策法规、有关规定和要求。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高干部人事档案材料的质量。

4.严格审核、充实内容。要进一步完善干部人事档案材料的审核把关，有计划地开展干部人事档案审核工作。首先，要注意审核档案的内容是否客观真实。就审核中发现的干部出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等信息前后不一致的，要按政策规定予以确认，并根据确认结果更新相关信息。其次，要注意审核的档案材料手续是否完备。如审核中发现材料没有单位盖章、没有落款时间、没有审批意见，均须补办有关手续或重新补填有关材料。最后，要注意丰富人事档案内容，增加反映人员个性化、综合能力的材料。如非企业统一组织的、个人参加的培训，以及通过考试、考核取得的职业资格证书；相关的专业技术（管理）水平、专业方面突出的业绩证明；创造发明、专利、及科研成果记录；参加重点项目的经历；个人管理风格；职业兴趣；近期工作成绩、贡献能力；以及个人在社会、经济活动中的动态记录等材料。这些个性化的材料，能改变以往干部人事档案内容僵化的面孔，使我们看到干部人事档案留存的不只是一个人的几个关键节点，而是一个人一条脉络清晰连贯的职业生涯轨迹。

5.加强干部人事档案工作的基础建设。根据《干部档案工作条例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、防盗门、防盗窗，有条件的配置报警器。库房面积每千卷需20至25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施要求：温度14℃～24℃，相对湿度45%～65%。实行档案库房、阅档室和档案人员办公室三室分开。同时要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。干部人事档案部门应积极找领导汇报工作，提出困难和要求，争取得到领导的支持，做好档案管理设施的配备与更新。工作上必须的裁纸刀、打孔机、档案盒、隔页纸等工具载体尽量配备齐全，为提高工作质量提供保障。

6.加强信息化建设，提高干部人事档案管理水平。要积极引进或研发人事档案管理信息系统，有效整合企业人力资源管理信息系统与人事档案管理信息系统，实现企业人力资源管理信息系统与人事档案管理信息系统的无缝对接。积极开展有效的数据收集、分析、归纳，开展信息管理建设及信息流动渠道设计与关键环节确定等具体工作。借助信息化管理平台，实现企业人员的信息产生、信息处理、信息传递、信息保存、信息使用的自动化监控，实现企业人员信息利用效率的最大化。把企业人员的信息管理事后模式改变为企业信息资源配置与管理的即时模式，充分发挥人事档案管理信息系统在企业人力资源管理活动中的支撑作用。

干部人事档案工作是人力资源工作的重要组成部分，在新的社会发展形势下必须采取有效措施，与时俱进，积极探索干部人事档案的现代化管理模式，不断完善和改进，为企业的发展提供更好的服务。

[1]杨宏芳.加强企业干部人事档案管理对策思考.经济技术协作信息，2013（34）

[2]陈莉，龚媛媛.企业干部人事档案管理的体会和思考.机电兵船档案，2008（2）

（作者单位：中国铁建重工集团 湖南长沙 410100）

（责编：若佳）

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