关于加快高校人事档案信息化建设步伐的几点思考

罗 斌

（扬州工业职业技术学院，江苏 扬州 225127）

高校人事档案是人事档案的重要组成部分，是高校干部人事管理工作中一项十分重要的基础性工作，它关系到高校组织决策及干部本人的切身利益。因扩招等制度的变化，高校规模日益扩大，高校的用人制度也更加规范化，人们对高校人事档案的重视和对档案工作的认识也在逐步深入。高校人事档案真实地记述了教职工的个人经历、德才表现及发展过程，它历史地、全面地反映了教职工的综合素质。随着高校规模的扩大和高校用人制度的不断改进，高校人事档案正发挥着越来越重要的作用。2002年国家档案局下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，这一举措大大促进了档案管理现代化水平的全面提升。信息化为档案事业的发展带来了前所未有的机遇和挑战。因此，如何抓住机遇，充分发挥档案信息化的优势，是当前每个档案工作者面临的紧迫的课题。

一、正确理解档案信息化建设的涵义

档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息社会化服务的档案工作发展理念。

1.要推进高校人事档案信息化建设，必须将计算机等先进科学技术及成熟的档案管理软件运用到人事档案管理工作中，统一规划和组织，充分运用计算机技术、网络技术等，对高校人事档案资源进行整理、挖掘、管理，实现高校人事档案信息资源向社会效益和人才效益转化。由于信息技术在档案管理中的运用，打破了原先的管理机制，并出现了从未遇到过的新问题，比如档案管理人员的业务素质问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆建设问题等一系列问题。

2.要正确认识高校人事档案信息化建设的基本思路。档案工作的信息化一般分为两个阶段：计算机辅助档案管理阶段和电子档案阶段。计算机辅助管理档案阶段主要是对已归档的传统档案采用计算机模拟传统手工工作方式进行管理，目的是开发信息资源，保护档案原件。电子档案则是在新的理论和指导下，完成电子文件的归档和管理。

二、信息化对高校人事档案管理提出新挑战

1.对管理制度的挑战。档案管理机构分散，有的是组织部门管理，有的是人事部门管理，由于管理体制存在弊端，人事档案工作得不到重视，再加上管理混乱、分散，人事档案信息化无从谈起。我们必须根据人事档案工作的规律和特点，从档案的开发和利用出发，建立合理的工作秩序，制定科学的管理制度，树立新的理念，让人事档案更好地服务于学校，服务于社会。

2.对管理技术的挑战。人事档案管理工作是一项政治性较强的工作，它不仅具有严格的保密性，而且要求档案完整、系统、真实、安全。传统的人事档案管理拥有一套规范的管理制度和管理程序，有利于档案的保密和保管。在信息化管理中，网络传输极为迅速，一旦泄密，将会在极短的时间内传遍全世界，这将会给个人、学校甚至国家造成严重的后果。所以在推进档案信息化建设的过程中，要加强管理人员的法制观念和保密意识，正确处理信息保密与信息开发，采用先进的安全保障技术来防止人事档案信息的破坏、失密或盗窃，因此人事档案信息化管理对管理技术提出了更为严峻的挑战。

3.对管理人员业务素质的挑战。大部分高校人事档案管理人员以兼职为主，无论是兼职还是专职，接受的档案管理方面的专业培训不多。管理人员对基本理论知识和基本技能的掌握也不够。以往的高校人事档案为学校提供服务，主要依靠手工劳动对档案进行查阅、检索。档案信息化管理之后，就要求档案工作者要尽快熟悉电脑操作，会运用新设备，并且具备开发信息的能力，适应日新月异的档案管理现代化的需求。

三、档案信息化建设为高校人事档案带来新机遇

1.高校人事档案管理效率不断提高。在传统的档案管理中，管理人员要用大量的时间进行手工收集、整编，工作量大，效率低。在档案的检索方面使用的检索方式是通过目录找出需查阅的记录，再根据记录去档案室中找出实体档案，这样既耽误时间，又耗费力气。如果实行了人事档案的信息化管理，一次录入的数据可以被多次地利用，建立信息数据共享平台，用户只需通过网络就可以进行查询，网络信息技术可以很好地被运用到人事档案信息管理中，大大地提高组织人事部门的工作效率。

2.人事档案原始材料得到保护。目前高校档案管理人员查阅档案材料都是到档案室对原始档案材料进行翻阅，甚至是不同部门对同样的信息反复查阅，这样不仅浪费人力，也增加了对实体档案的破坏程度。一旦实行档案管理信息化，运用了档案管理软件，所有部门在职人员信息就可以从数据网中快速获得，这样就减少了工作人员与原始档案材料的直接接触，使人事档案原件的利用率大大降低，人事档案原材料也可以减少人为的磨损，这样既保护了人事档案纸质载体，又有效延长了档案材料的寿命。

四、加快档案信息化建设的途径

信息化是新时代档案发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和档案中蕴藏的丰富信息将在高校人事管理中发挥着不可替代的作用。

1.档案信息工作者要增强档案信息化建设步伐的紧迫感和责任感，改变传统的档案管理理念，改变手工管理和查询的方法，依靠现代化信息技术，树立新的档案管理思维，为真正实现档案工作的信息化做好充分的准备。

2.不少高校档案部门都缺乏现代化技术过硬的人才，随着信息化技术的迅速发展，用户对高校档案管理利用提出了高标准严要求，传统的服务方式已经具有很大的局限性。加强档案管理人员的培训也是实现档案信息化管理的必备途径，高校档案部门应通过继续教育、专题讲座、学术交流等培训方式来提高档案信息管理队伍的素质。随着档案信息化建设步伐的加快，档案工作人员不仅要掌握基本理论知识，还要熟练掌握计算机技术、网络技术，要具备较强的信息获取、信息交流、信息鉴定、信息评估和提炼能力。保管档案的人员由传统的“保管者”变为“信息资源的管理者和传播者”。

3.加强档案信息资源建设。根据高校档案室的特点，通过一系列的技术手段对网上信息资源的整合和加工，把有限的馆藏变为无限的信息资源，建立现代化的统一网络，进行一体化管理，实现档案资源与社会信息资源的融合与集成。要确保档案资源标准统一、格式一致、数据规范，使信息资源合理配置，推进信息化建设的进展。

五、人事档案信息化建设中的关键问题

1.树立鉴定档案材料的思想。由于人事档案鉴定工作长期滞后，很多高校的人事档案室存在大量未经鉴定的材料，如果将这些材料全部转化为数字信息，不仅加重管理和维护的负担，也会造成资金的巨大浪费。因此,首先我们要树立鉴定档案材料的思想，从实际情况出发，对高校人事档案进行筛选，优先对教职工急需的、利用率高的人事档案进行信息化，加强人事档案管理员鉴别和筛选信息的能力，让他们能从信息海洋中提取出有用的信息。

2.加快人才队伍建设。要实现档案管理信息化，加快档案信息化建设的步伐，首先要加强人才队伍的建设。一方面需要大量的信息处理人员，另一方面随着信息技术突飞猛进，档案管理中会不断涌现出新问题、新技术，因而对人事档案管理人员的要求愈加迫切。应注意引进多方面专业人才，建立复合型多层次队伍，以适应人事档案发展的需求。

3.加强人事档案法制建设。人事档案在工作中的各种业务规范、操作程序的执行都要依靠制度、章程的实施来实现。对人事档案隐私权的维护、对电子档案具备法律效率的确认以及人事档案中各种社会关系的协调，都要靠法律来保障。因此，要不断健全人事档案法制化建设，确保人事档案工作社会关系、业务关系和技术关系的有序化。

在这个信息化迅速发展的时代，无论是传统的人事档案室，还是数字化人事档案室，档案工作者的作用都无可替代，档案管理员既是人事档案的管理者，又是档案信息化的开发者和导航者。每个高校的人事档案管理者不仅要有熟练的专业技能，还要有良好的职业道德。我们在享受信息化带来的便利的同时,也困惑于它带来的挑战。在挑战和机遇并存的情况下，我们要把握好人事档案管理的方向，加强管理水平，学习新的技术，加快高校人事档案信息化建设的步伐。

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