论教学秘书在高校二级教学管理中的素质要求

李小霞

（福州外语外贸学院经济学院，福建 福州 350202）

俗话说：“教学是立校之本，科研是强校之路。”教学工作在学校日常工作中占据了十分重要的地位。这也就表明教学秘书专业能力的强弱，品德的好坏和工作效率的高低对于学校未来的发展都有重要的影响。所以，教学秘书的工作要顺应时代的潮流，加强自身能力的锻炼和专业素养的提升，有效地发挥秘书的实际效用、组织能力等等。再加上身为学校的秘书人员，需要加强秘书工作的专业能力，让秘书工作成为保护学校顺利发展的重要基础。

一、教学秘书工作的主要问题是角色定位

人们在社会生存和发展，无时无刻不扮演着不同的角色。只有对自己的身份和地位进行准确的定位，才能够采取积极健康的生活态度来面对自己在生活中的工作，教学秘书身为高校教学工作的关键人物，也是这样。这是保证高校基层教学工作顺利进行的基础。

（一）服务到位

高校教学秘书工作的特点和其他岗位的秘书工作是大同小异的，主要是进行服务和从属类型的工作。第一，教学秘书工作主要是为教学服务，为师生服务。第二，教学秘书是学校教务机构和院系主任的得力帮手，需要服从领导的安排做好表率作用，从属于领导的安排。所以就可以很明显地看出教学秘书工作具有服务性和从属性的特点。

（二）管理到位

高校教学秘书在日常的教学工作中负责对上级信息进行及时的传达和反馈，在高校的教学工作中属于基层管理人员，是教学工作的关键因素。

（三）决策帮手

在学校的教学工作中，不但要认真服从领导的安排，还要及时地给领导进行帮助，做领导的好谋士。教学秘书工作因为自身特点的原因，对于教学资源的实际使用状况，教师教学工作和科研工作的运行状况，教师工作效率以及教学工作的运行等情况都了如指掌。

二、高校二级教学管理对于教学秘书工作的专业要求

教学秘书不但要学会服务领导，服务学生，还要及时地传递信息，做好秘书工作。教学秘书工作的好坏和学校的教学质量有着密切的关系。在现在的环境中，高校教学秘书工作的面积较大，内容较多，并且不只是停留在一般的教学工作中，在沟通、服务、监管和管理等方面都要十分详细。这些工作比较繁杂，但是却又常见，需要认真仔细地去做，如果沟通不好，就会给教学工作造成困难，甚至可能影响教学能力和教学水平。所以，需要在新的环境中培养更多的具有专业素养的优秀教学秘书，主要包含四个方面，两种精神，认真负责。

（一）拥有四种能力

1.拥有较强的文化专业知识和计算机使用能力。高校的专业类型多，针对性强，课程也各不相同，这就需教学秘书不但要拥有较强的专业知识，还要对各个专业中的人才制定方案、锻炼目标、主要课程、培养要求、主要学科、实际操作、教学进程筹划、各个课程的统筹分配等情况了如指掌,从而更好地帮助教研主任设计相关课程和制定相应的开课计划。所以教学秘书还要学会如何熟练地使用计算机进行相应的教学管理工作，不但能够提升工作效率，还可以减少错误的发生。

2.拥有较强的表述能力。教学秘书要有很好的沟通和表述方面的能力。教学秘书要做到起草清楚，简明扼要地书写文件，汇编整理相关报告等等；而且还要拥有较好的口才，表达清楚、简明、丰富、流畅等，并且把这两方面的能力进行有效的融合，获得较好的整体效益。

3.拥有较强的处事和组织能力。教务秘书要不时地进行一些教学辅助活动，例如召开期初、期中教学检查会议，期末考试会议等活动，这就需要教务秘书拥有较强的表达能力，找准时机，合理进行组织和安排，模式多种多样，内容丰富多彩，从而刚好地达到教育的目的。并且，高校教学秘书还要不断地提升自己在教学工作中处事和应变的能力，对于意外情况要善于采取积极有效的方法，从而更好地帮助老师和学生渡过难关，解除困境。

4.拥有较强的交流和协调能力。交流协调能力主要体现在对信息的传递、解决和反馈等工作中；进行信息的传达，汇报工作状况。教学秘书在处理教学管理工作中发挥了重要的作用。因此需要教学秘书恪守原则，在情况允许的状态下机智有效地处理问题，还要注意个人和领导之间的微妙关系，要服从上级的安排，积极主动地进行工作。不能把自己的工作与传达室和收发室等同，特别是要积极构建一个较好的工作环境，扫除障碍，积极主动，努力完成工作目标和任务。

（二）建立两种精神

1.不但要拥有奉献精神，还要讲究方法。教学秘书是为了更好地服务学生，服务老师，服务教学工作，对待不同类型的学生，因为教育程度、生活氛围和性格的影响，学生们各具特色。这也使得教学秘书工作的服务对象出现了特殊化，服务难度逐渐加剧。因为老师和学生在学校中占据主要地位，所以，教学秘书工作要有一定的奉献精神，真心实意地为老师和学生服务，艰苦奋斗，任劳任怨。并且，教学秘书的工作要掌握适当的方法，就是要教学秘书人员拥有较强的人格魅力和吸引力，要善于说话，采取与时俱进的思维模式，追求高标准、高质量的工作态度，全心全意地完成各项任务，组织策划好各个活动。

2.不但要有敬业精神，还要构建服务的观念。教学秘书工作实际上是服务性的工作，过程比较繁琐，任务比较繁重，这不但需要教学秘书拥有敬业的精神品格，还要有服务的观念。教学秘书要把服务作为基本宗旨，建立为大众服务的观念，在教学活动的过程中甘当绿叶，认真做好自己的本职工作，用自己全部的热情和精力去服务、去工作，要像春蚕学习，认认真真，兢兢业业，无私奉献，具有责任意识。

三、构建专业的教学秘书团队是长期有效的发展方式

通过上面的分析可以知道，教学秘书工作在教学管理的过程中担任着十分重要的角色，具有辅助教学、组织活动和教学改革等方面的作用。但是在很多高校中，教学秘书地位一直都不受重视，不论是在职位的评比上面，还是在日常工作和干部评选中，都给其很少的机会。并且，教学秘书的思想观念不强，综合能力也各不相同。所以，构建一个长期有效的教学秘书队伍势在必行，加强管理能力，也是高等院校急需要处理的问题之一，也是许多高等院校保证发展的重要依据和屏障。主要的解决措施如下：

（一）改变观念，注重教学秘书工作，健全教学秘书工作管理制度

要明白教学秘书工作重大，心理压力大，但是却没有获得应有的关注，有的人还认为秘书教学工作就是简单地进行信息的传递，正是因为这种思想才造成了教学秘书队伍中思想的转变，在工作中没有热情和积极性。所以，规定教学秘书工作中相应的权利和责任是十分必要的，可以保证工作顺利完成，激发人们的工作热情，让人们真正地认识到教学秘书工作的重要性。第一，要构建完善的绩效管理制度，适当进行绩效的考察，主要是从定量和定性两个层面入手，进行相应的评价和考察，重点是考察教学秘书的工作成绩，并且对于表现优秀的教学秘书给予重要的奖励，从而使得每个教学秘书都能充满激情和斗志地奋勇向前，找到自身的存在感和归属感。第二，要明确教学秘书的工作范围，并且给与适当的权利，加强人们对该岗位的重视。人们重视之后，才会促进教学秘书工作的进行。第三，要构建人才团队合理流动制度，高校需要更多新鲜力量的加入，为教学秘书工作的流动和提升做好充分的准备。所以，要积极培养新生的力量，提升新生的工作能力，这样对于教学管理工作的有序进行，提供了重要的帮助。

（二）严格规定，强化学习能力，加强对于教学秘书综合能力的培养

高校教学秘书工作和一般的行政管理工作不同，该工作对科学性、实践性以及知识性的要求比较高，因此教学秘书不但要有充足的知识积累，还要有更为专业的业务能力。在现在的环境中，要建立这样高水平的专业团队，就需要教学秘书整体把握学校教学管理中相应的规章制度，还要了解教改部门的工作特点和相关的教学特点。只有拥有了专业的教学管理知识和与时俱进的管理观念，才可以有效地提升管理能力。

而且，各级领导要适当地对教学秘书人员进行培训，增加其外出学习的机会，强化知识学习和专业能力的锻炼，关注一些先进的教育教学方面的知识，加强自身的专业能力，提升管理质量。

（三）强化规范管理，注重教学管理的创造能力

教学管理的创新是教学秘书日常工作中的重要环节，也是教学秘书工作能力的体现，拥有科学的工作方法，教学秘书工作才能够体现其真正的价值。从教学秘书工作的实际情况来看，为了更好地顺应新时期高校教学管理工作的改革和发展，教学秘书需要从以下几个方面来寻找更多的新道路、新思想和新方法：

第一，工作方式的创新。教学秘书要敢于突破传统、单调的工作模式，提升有效处理意外情况的能力，不断加强自身的教学管理和知识的积累，寻找科学的方法，从而更好地提升自己的工作能力和质量。科学的管理方式是推进教学工作顺利进行的重要保障。

再者，工作方式的创新随着时代的不断转变也随之转变，教学秘书要善于使用计算机和网络技术，从而更好地保证教学工作的进行，使用校园信息平台发布相关信息等，培养师生每天查看信息平台的习惯，加强其工作能力，提升办事效率。

综上所述，熟悉教学秘书工作的主要内容，是所要具备的基本素养，注重教学秘书团队的构建，加强人们对于教学秘书工作的重视程度，给予适当的职业发展空间，构建条件来有效地激发人们的工作热情和积极性，从而更加高效地完成工作任务，增加人们的归属感和成就感，也可以有效地稳固教学秘书队伍，保证相关教学工作的有序进行。所以，教学秘书也要不断地提升自身能力，才可以更好地提升学校的管理能力和管理水平，为社会培养更多具有专业素质的人才。

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