档案数字化、媒体化建设探析

●张占武，史慧（宁夏医科大学档案馆，银川750011）

档案数字化、媒体化建设探析

●张占武，史慧（宁夏医科大学档案馆，银川750011）

档案管理；新媒体；互联网

档案工作如何适应新媒体时代的发展，是档案工作中的一个新课题。随着信息时代的到来，档案工作面临着新挑战，新媒体、大数据在档案管理工作中显得越来越重要，促进档案数字化建设，提升档案管理工作的品质，以新媒体技术为工具，积极宣传，为档案工作注入活力及动力，促进档案工作在新媒体时代发挥更重要的作用。

档案作为历史的原始记录和凭证，具有广泛的社会作用，是工作实践的真实记载，也是机构组织与部门今后工作顺利开展和延续，以及发展、决策的重要依据。

档案数字化，是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等的发展而产生的一种新型档案信息形态。数字化档案就是把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，实现对档案和档案资料收集、鉴别、整理、保管、传递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，以数字化的形式存储，利用计算机集成系统进行管理的有序档案信息库，并通过网络实现档案资源的共享，以及网上档案信息的浏览和远程查借。档案工作如何适应新媒体时代的发展，是档案工作中的一个新课题，档案数字化、媒体化也是大势所趋。

1 新媒体时代下国内外档案工作的现状

1.1 国外档案工作的现状

1998年5月，联合国新闻委员会把互联网列为第四媒体，是继报纸、广播以及电视这三种传播媒体之后所出现的新型媒体。互联网不仅能够进行信息与咨讯的即时传播和通信，成为了一种公开并且宽泛的传播媒介，更为人类社会的各项活动与发展提供了广阔的平台。

美国在上个世纪的60年代颁布了联邦信息自由法令，允许个人从联邦政府的档案管理机构获取允许公开的信息。目前，美国对于各种相关信息都建立了以电子计算机技术为依托的分类信息库，相关的联邦工作人员以及美国公民都可以通过互联网来获取所需要的信息。最近美国等西方国家也因为美国中情局职员斯诺登的爆料，显示出美国在档案管理方面已经进入了大数据时代，通过网络将信息获取的触角伸向全球，并对国内国民以及外国公民私人信息有意识、有组织地搜集和整理，建立了秘密档案信息库。这一方面表明，美国等西方国家在档案的管理以及对于档案的利用程度上，最大程度地保障了公民使用档案信息的权利。另一方面也表明，数字化和新媒体的发展为美国的档案管理提供了强大的技术支撑，使得美国囿于国家利益的追求，出现恣意运用档案信息的行为。［1］这说明大数据环境下，档案的开发与管理越来越受到各国的重视。

1.2 国内档案工作开展的现状

从先秦时代诸多典籍的流传状况上看，中国人很早就重视对于有价值文字档案的保存。时空跨越至1987年，我国颁布了《中华人民共和国档案法》，《档案法》成为我国档案管理方面的纲领性法规，对我国档案事业和档案工作的发展起到了决定性作用。此后，我国在档案理论和实践等方面取得了较多的成就。进入数字化时代，我国档案管理工作也随着计算机、网络的普及逐渐步入系统化和规范化管理，但自动化的进程相对比较缓慢，与新媒体技术的结合仍然不是十分紧密。很多档案资料以及一些珍贵典籍档案的保存、整理还停留在仅依靠计算机技术进行纲目性编排的阶段，或对珍贵档案典籍的扫描，或对档案信息的电子录入等，新媒体技术在档案管理方面仅仅是发挥着索引的作用，使得档案信息不能得到有效的利用。

2 新媒体时代下数字化档案工作的意义

2.1 拓展档案管理工作以及宣传的方式

传统以人力进行整理的方式是一种粗放型模式，费时费力，管理效率低下，档案利用率也低，同时档案利用的宣传途径也相对有限、单一。数字化及新媒体技术的发展与应用，拓展了档案管理的工作方式，能够改善档案管理和宣传工作方式单一、呆板的状况，丰富档案工作的内容与形式，打破传统媒体时代下档案工作的局限性，使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，让更多的读者可以方便快捷地获取自己需要的档案信息。［2］

2.2 提高档案工作的效率

传统的档案工作其时效性差。比如，纸质档案的收集整理，依赖于工作人员对档案卷宗收录、登记、建档、标注，揭示途径有限而单一；其利用依赖于工作人员提供的检索途径，工作人员需要从实体档案库中寻找读者需要的卷宗，过程缓慢，费时费力。而数字化管理档案不仅能够缩短档案收集整理的时间，从多个途径揭示卷宗内容，多形式展示卷宗，提高档案管理工作的效率，同时数字化档案，具有交互性特点，能够结合运用新媒体技术扩大档案利用宣传力度和宣传形式，扩大社会影响力，让读者可以更为开放地索取相关的公开档案信息。数字化档案实际上就是让档案成为“无围墙档案”，使读者足不出户便可获得所需档案信息，并通过档案网站以及相关在线的体验等，调动起读者在获取相关档案信息方面的主动性以及参与性。数字化档案通过档案无纸化管理，减缓档案管理工作人员的工作压力，提高工作效率。

2.3 增强档案原件的保护

将纸质档案数字化建立电子档案，能够更好地保护档案原件的安全，包括物理损坏和内容损害，特别是对历史久远的、珍贵的档案资料。

2.4 扩大档案宣传的影响区域

在过去档案宣传管理工作上，主要的宣传交流途径仍然是档案管理部门自身所办的相关内部刊物为主，虽然档案管理部门在系统内部集思广益，但是对于读者的影响力也仅限于本地区、本机构。数字化档案，结合新媒体能够扩大对档案宣传的影响区域，跳出原有的小圈子，充分展示档案信息的开放性和公众性，扩大社会影响力，提升档案的社会价值。

3 新媒体时代下档案工作存在的问题及不足

3.1 数字化程度较低

在当前整个社会信息化的大趋势中，我国各级档案管理机构都开始推行档案的数字化，并且构建了一些在线的数字档案场馆和一些网站等，为档案信息的充分利用提供了良好的技术基础，［3］用户可以更好地对档案信息进行查询。但是实际上还存在着许多不足之处。一是当前档案管理机构的网站相对比较落后，存在着一些网站的页面设计不够合理，层次不够分明，其内容比较空洞，更新不及时，数字化档案的优势不能充分发挥。二是档案信息集成管理系统没有成熟的检索系统，其检索逻辑相对单一，不能够更为人性化地进行检索，从而影响电子档案的利用。三是宣传力度不够，公众不知晓，网站的访问量低。四是各级相关的领导重视程度不足，把档案信息化媒介平台作为一个可有可无的点缀品，使得档案数字化以及网站建设的资金投入不足。

3.2 档案管理工作者的新媒体知识缺乏

近年来，我国档案管理工作者的科学文化素质相对于之前有所提高，但是相较于其他行业人员还有一些差距，特别是数字化技术与新媒体技术的应用能力相对比较薄弱，不能够完全适应新媒体时代背景下的档案管理工作。数字化技术与新媒体知识的缺乏，让不少档案管理工作者感到在新阶段里的工作较为艰难，一部分人产生了一定的畏难情绪。这也是档案数字化建设发展缓慢的原因之一。

4 新媒体时代下档案工作发展对策

4.1 注重自身的建设，优化档案管理的品质

档案管理工作的好坏，从本质上讲主要是由自身的建设状况所决定的。无论是过去，还是当今的新媒体环境下，档案资源的丰富性以及档案管理工作的高效率都决定了档案管理工作自身的品质。因此，在新媒体时代，档案管理工作更应该注重自身的建设，搜集更多具备价值的档案资料，不断丰富自身的档案馆藏，实现档案数字化，成为资料完备的检索信息库，特别是对于所收藏的珍贵史料，应该更多地有步骤地进行开放，并利用新媒体技术，强化编辑研究工作，对馆藏进行管理和宣传。

4.2 充分利用新媒体，扩大宣传力度

要打破传统的档案管理工作理念的束缚，转变传统的档案信息获取方式。目前，我国很大一个层面的读者仍然是通过传统方式索取相关的档案信息，比如到实体档案馆索取纸质文件，或是从诸如广播电台、电视台获取信息等。因此，在新媒体时代，档案管理工作者应该更多地关注当前媒体技术的发展，充分利用各种新媒体及时宣传报道馆藏档案以及档案工作的进展、动态，让公众及时了解，促进与提升档案信息的利用率。

4.3 提高人员素质

新媒体时代下，档案管理工作未来势必会和新媒体技术紧密结合。因此，档案管理工作者应该更多地注重自身在网络信息时代的发展趋势，加强知识的更新，适应新媒体时代档案管理工作的发展。新媒体时代，其中的机遇和挑战需要更多的档案管理工作人员付出更多的努力。［4］

［1］李鹰．试论新世纪的档案利用工作［J］．山西广播电视大学学报，2005（5）：87－88.

［2］于新萍．试论新世纪的档案利用工作［J］．网友世界，2013（20）：66.

［3］宋国兰．档案管理信息系统建设应注意的几个问题［J］．网友世界，2013（23）：91.

［4］吴文婧．高校档案管理工作的信息化建设趋势［J］．人力资源管理，2012（9）：156.

2014中国图书馆年会在京召开

10月10日至12日，2014年中国图书馆年会在北京召开。本届年会由文化部主办，北京市文化局、北京市东城区人民政府、中国图书馆学会、国家图书馆、文化部全国公共文化发展中心共同承办。年会以“馆员的力量：改革·发展·进步”为主题，围绕工作会议、学术会议、展览会三大板块展开，旨在集中展示图书馆事业发展成就，促进业界交流合作，实现文化产业与文化事业互促共赢。

本届年会最突出的亮点是将弘扬中华优秀传统文化贯穿各个板块，突出图书馆的公共服务职能、力求惠及读者。年会期间，文化部召开了全国古籍保护工作会议，总结近年来古籍保护工作取得的成绩并交流经验。年会展览会上，参观者通过二维码扫描“中华古籍保护计划”展示体验区内的“册府大方”方形发光体，畅快了解200多种相关珍贵典籍介绍和古籍保护知识。

由中国文化报社、《大众摄影》杂志社、上海浦东新区文化广播影视管理局联合主办的“美丽中国”文化新地标全国摄影大展10月10日在年会展览会上开幕。据悉，9月28日、10月6日，该展览上海站和日本东京站巡展已分别揭幕。

——摘自2014年10月13日《中国文化报》

G270.7

A

1005－8214（2014）11－0029－03

张占武（1976－），男，陕西洛南人，硕士，宁夏医科大学档案馆馆员，研究方向：档案信息工作；史慧，(1987－)，女，河南周口人，硕士，就职于宁夏医科大学。

2013－12－15［责任编辑］王岗

本文系国家档案局科技项目（项目编号：2014-R-21）研究成果。