流程管理在医学院校试剂耗材管理中的应用探讨
2014-02-05赵志强
赵志强 王 喆* 张 伟 黄 松 吴 兵
流程管理在医学院校试剂耗材管理中的应用探讨
赵志强①王 喆①*张 伟①黄 松①吴 兵①
目的:提高试剂耗材管理的能力和水平,更好地为医学院校教学科研工作提供支撑。方法:运用流程管理理论,通过先进的信息技术手段构建试剂耗材管理平台。结果:基于流程管理的试剂耗材管理平台投入使用并稳定运行。结论:医学院校试剂耗材流程管理可最大限度地节约人力和财力,加快采购速度,有效提高采购效率和采购质量。
医学院校;试剂耗材;流程管理
赵志强,男,(1979- ),博士,副研究员。首都医科大学设备与实验室管理处,从事设备与实验室管理工作。
[First-author’s address]Department of Equipment and Laboratory Management, Capital Medical University, Beijing 100069, China.
医学院校在试剂耗材的管理和使用上存在着数量大、品种多、采购周期短、技术条件高以及质量标准严格等特点[1]。试剂耗材是医学院校教学科研工作的重要物质基础,但存在的管理漏洞不仅会给教学科研过程增加成本,而且会影响教学的质量以及科研活动的进程和效果[2]。试剂耗材的管理是医学院校实验室管理工作中的一项经常性工作,必须建立和完善一套科学性、可操作性的管理办法。而试剂耗材管理的好坏,直接关系到医学院校资金的使用效益和实验结果的真实准确。
1 流程管理概述
流程管理是对业务流程进行梳理、分析、完善和监控,通过对业务流程的不断优化,有效降低业务处理成本,提高业务处理效率,进而提升决策反应能力。其核心是持续性流程分析和改进,从而提高核心流程的工作效率,最终实现效益最大化[3]。
随着市场环境与组织模式的变化,流程管理在以计算机网络为基础的现代社会信息化背景下越发显示出其威力和效用。医学院校通过流程管理可取得如下成效:①减少跨部门协调,削减沟通成本;②减少流程非增值步骤和等待时间,消除不必要移动;③最重要是简化和整合流程,提高工作效率。
1.1 流程管理的特点
流程管理包含规范流程、优化流程和再造流程。流程管理是系统化、不断提升的管理方法,是对原有流程的规范和优化,对于不再适合的流程要进行重新设计[4]。基于先进信息技术和相关技术,流程管理实现了各管理要素的有效整合,工作流程无缝衔接,减少工作的层级结构,上下层级沟通迅速,信息传递的失真度低,消除不增值的活动[5]。
1.2 核心流程的规范
规范化的流程是实施流程管理的基础,针对在流程管理中的实施难度,需要选择核心流程予以规范,根据实施的情况逐步将所有的工作进行流程化的管理。通过在工作流程上的改进,使高校试剂耗材购置管理、工作质量、工作效率最优化,形成可降低成本、节约时间的高校试剂耗材流程管理模式与运行机制。
2 构建基于流程管理的试剂耗材管理平台
试剂耗材在医学院校的教学科研中起着重要的作用,随着教学和科研水平的不断提高,试剂耗材品种越来越多。根据该项工作特点对试剂耗材的管理采取以流程管理为核心的新型管理模式,构建基于互联网遴选入围、统一管理、分散采购、严格验收和集中结算的试剂耗材管理平台。
2.1 试剂耗材管理平台设计原则
(1)服务性原则。强化对试剂耗材管理的目的是为学校的教学科研工作提供优质服务[6]。教师可随时利用网络终端选购所需的试剂耗材,查询相关试剂耗材的购置进程,并只需签字确认并提供经费来源即可,管理人员将集中办理财务结算手续,使教师从繁琐的行政事务中解脱出来,将更多的时间投入到教学和科研工作中。
(2)信息公开原则。信息公开是保障试剂耗材的购置公平、公正以及提高工作效率与效益的有效手段。①所有试剂耗材的购置管理均通过网络平台;②所有定点供应商和产品的信息均在网上公开;③管理人员对各流程的操作记录,如订单管理、资金管理以及验收管理等均可在网上实时查询。充分利用流程管理方法将各工作环节科学衔接,保证学校经费的使用安全。
(3)效率提高原则。将试剂耗材的选择权交给教师,将购置进程可在网上实时查询,使采购行为置于市场化、程序化和规范化的管理之中。充分利用市场机制中的价格机制、供求机制和竞争机制,提高财政经费的合理利用、执行效率和使用效益[7]。
2.2 试剂耗材管理平台设计目标
管理平台的开发应用,可实时进行试剂耗材管理工作的信息查询,有效沟通业务操作环节,形成完整的工作信息链条,有效提高试剂耗材采购和管理效率,实现工作流程的规范化、程序化。通过对经费执行的全过程监控,实现公开、公正及透明;依托信息化管理手段实现信息共享,落实服务效能。对采购经费执行的全过程进行跟踪、监督,实现项目负责人、采购执行人的信息共享、公开和透明,内控与外部监督并行,切实保证经费的使用效益。
2.3 试剂耗材管理平台构建
根据《中华人民共和国政府采购法》及北京市财政局、教委相关文件的规定,医学院校的试剂耗材采购按政府采购操作流程组织公开招标,遴选资质合格的供应商作为年度定点供应商,为学校提供试剂耗材的供应服务。利用试剂耗材网络管理平台公布中标定点供应商的基本情况及经营范围,建立产品信息库,并实施网络动态更新。
(1)用户通过注册后登录试剂耗材网络管理平台查找产品相关信息,亦可直接与供应商联系,提出个性化的使用需求。选择需采购的试剂耗材及供应商后提交订单,学校设备处确认订单后生成供货合同,进入订单供货环节。供应商凭订单供货,货物送至学校设备处,由相关工作人员、用户和供应商三方现场对货物进行验收、入库和出库。学校设备处负责供应商结算及办理财务报销手续。
(2)试剂耗材管理平台提供包括供应商的基本信息、产品信息、订单内容及经费使用等相关信息,并可根据采购用户、试剂耗材的种类和规格以及同品种最低价、最高价、平均价及供应商等信息进行数据统计和查询[8-9]。
(3)统计查询功能权限分级设定为院校级、设备处和用户3级。院校级领导可以查看所有统计信息,从网络管理平台得到决策的数据支持。设备处工作人员可以进行数据统计、查询,并将统计结果及时发布。用户凭注册码登录后可查看订单记录、价格及供应商评价等信息。
(4)发挥资源集中的优势,建立快速信息通道[10]。定点供应商可利用展示平台进行各类新产品的功能展示、新技术发布,用户可方便地获得数十家供应商的各类信息,极大提高信息的获取效率[11]。有针对性地对不同公司的产品进行现场比较和选择,实现“即需、即选、即供”目标,提高供应效率,凸显便捷、高效的服务宗旨[12]。
3 结语
通过对试剂耗材管理工作流程梳理,利用流程管理理论分析目前工作流程与需求,针对流程中存在的问题进行优化和规范,改变传统的职能部门式的组织结构,建立面向工作的流程化管理与服务体系。通过流程管理优化的工作流程以及先进的信息技术手段,可有效提高采购效率和采购质量,构建出体现服务、突出效益、管理先进、运行高效、数据共享和公开透明的试剂耗材管理平台。
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The research on processing management in sorting medical college’s chemical reagent and consumable materials/
ZHAO Zhi-qiang, WANG Zhe, ZHANG Wei, et al// China Medical Equipment,2014,11(12):110-111.
Objective:This research aims to improve the management capacity and standard of chemical reagent and consumable materials in better support of the teaching and research of medical college.Methods:On the basis of processing management theory and by employing advanced information technologies, a management platform of chemical reagent and consumable materials is established.Results:As a result, this platform comes into use and operates stably.Conclusion:It is concluded this platform economizes on manpower and material resources to the utmost, speeds up the purchase rate and considerably enhance the purchase efficiency and quality.
Medical college; Reagents and consumable; Material process management
1672-8270(2014)12-0110-02
R197.39
A
10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.12.042
2014-08-26
①首都医科大学设备与实验室管理处 北京 100069
*通讯作者:wangnet0009@126.com