腾云科技期刊协同采编系统在使用中存在的问题及解决建议

■申轶男 曹 兵 佟建国 李 宁

1)北京科技大学期刊中心《北京科技大学学报》编辑部，100083 北京市学院路30号，E-mail:shenyinan@ustb.edu.cn2)《北京工商大学学报》编辑部，100048 北京市海淀区阜成路33号

科技期刊网络采编系统通常是指科技期刊编辑部以Internet为平台，实现文章作者、期刊编辑、审稿专家三位一体的协作化、网络化、角色化的编辑处理稿件业务处理平台[1]。实践证明，该系统大大降低了编辑的工作量、缩短了科技期刊的出刊周期，极大的提高了审稿的效率、准确性和权威性；同时，也方便了文章作者对稿件的投送和修改，缩短了论文发表周期，提升了作者的满意度，使科技期刊更容易获得高质量的稿源[2]。因此，网络采编系统已经日渐成为科技期刊的标准业务处理平台[3]。本文以北京科技大学学报选用的腾云网络采编系统为例，分析了科技期刊网络采编系统的最新发展情况及出现的问题，在此基础上提出相应解决措施和建议，为网络采编系统更好的服务于科技期刊提供一些有益的参考。

1 我国期刊网络采编系统发展概述

网络采编平台是随着Internet互联网技术的快速发展和广泛应用而产生，其发展先后经历了从静态信息发布网页，到动态信息交互网站，最后到集成网络平台演进的过程[4]。截至目前，网络采编系统已发展到集采编、审稿、网络出版管理于一体，提供更加灵活的个性化配置，满足编辑部业务流程多样性的需求，实现编辑部工作管理全流程化、网络化、智能化的阶段[5]。目前比较成熟的采编系统包括同方知网(北京)技术有限公司开发的“腾云”期刊协同采编系统、北京勤云科技科技发展有限公司开发的远程稿件处理系统、北京玛格泰克软件技术有限公司开发的期刊稿件远程处理系统、西安三才科技实业有限公司开发的三才期刊采编系统。

2012年初北京科技大学学报编辑部开始使用同方知网(北京)技术有限公司开发的“腾云”期刊协同采编系统。腾云期刊采编系统属于合作共享性系统，它以《中国期刊全文数据库》来源期刊为合作对象，共享期刊用户的全文数据，依托中国知网自身的优势，重点打造了学术不端检测系统，专家遴选系统和期刊优先数字出版系统，设计了作者在线投稿查询系统、编辑在线办公系统、专家在线审稿系统及期刊出版门户网刊系统。现阶段采用该系统的学报据调查已有500家左右，每家编辑部可以根据自身的要求设置相应的流程[6]。2012年末，CNKI腾云期刊协同采编系统3.0版正式上线，提供了八大功能提升[7]。北京科技大学学报启用腾云期刊协同采编系统一年多来，编辑部的工作上了一个新台阶，编辑部的工作效率和质量也大大提高。然而在享受网络采编系统带来的便捷与高效的同时，编辑也遇到了一些问题，这些问题会给编辑的工作造成一定的不便，甚至会影响稿件正常的审理工作，下面就针对使用过程中发现的这些不足进行分析讨论。

2 网络采编系统存在的问题及其解决建议

2.1 系统稳定性

快速稳定是期刊网络采编系统的生命线，自编辑部使用腾云期刊协同采编系统后，无论是作者或是专家均向我们反映时常会遇到系统不稳定的问题，例如无法正常登陆系统、无法上传修改稿件、无法进行正常审稿流程、邮件偶尔出现乱码等问题，我们编辑同志也会在办公时偶尔遇到系统提示服务器忙及系统迟滞的现象。专家及作者是期刊的生命线，如专家及作者在使用某一期刊的采编系统遇到上述问题时，对于专家的影响在于除了少数极富责任心的专家会告知编辑部或者通过其他方式将审理意见送至编辑部外，其他专家将没有精力及耐心审理我们送审的稿件，甚至对我们的刊物产生某些看法，进而会影响作者稿件的处理进度；对于作者的影响在于给作者投稿过程带来很大的麻烦和困扰，会增加其焦虑的心情，对期刊的看法比较负面；上述这些不仅会给我们编辑部的工作造成影响，也会让编辑部流失审稿专家及作者，后果十分严重。这就需要网络采编系统开发公司对系统进行更为缜密的开发调试，提高服务器的稳定性，保证与不同网络之间的匹配性；另外编辑同志要加强对自己处理稿件的管理，定期查询系统内稿件信息，特别是对于超时的稿件，要尽量积极主动的通过其他联系方式如电话、E-mail、QQ等方式及时与作者、审稿专家联系，了解超时原因适当给予提醒，以确保稿件的及时处理与审稿流程的顺利进行。

2.2 学术不端检测

腾云网络采编系统集成了学术不端检测功能，省去了编辑同志单独进入学术不端文献检测系统对稿件进行检测的步骤；而且学术不端检测系统作为学术期刊规范学术道德，遏制学术不端的重要手段，为编辑部审查及保证稿件质量提供了客观准确的技术服务参考。该检测系统会自动把被审稿件和CNKI学术期刊总库中的文献进行比对，同时自动生成检测报告。报告中提供了“文字复制比”、“重复字数”等检测信息，会帮助编辑部老师快速准确衡量被审稿件的质量。但在编辑部同志使用该功能时经常会发现，系统里显示的某篇文章的文字复制比和单独通过科技期刊学术不端文献检测系统(AMLC)检测出的结果存在偏差，通常系统检测出的文字复制比会低于AMLC检测的结果，这就会影响编辑同志评价某篇文章的学术不端情况。例如系统里一篇稿件文字复制比略低于10%，编辑就会对该稿件正常送审，而实际上通过AMLC检测出该稿件文字复制比高于10%，这就会使一篇存在学术不端的稿件进入了编辑部的送审流程，如进一步稿件被录用，出版后将对期刊的权威和质量造成负面的影响。与开发人员的沟通后得到的答复是由于网络采编的学术不端检测系统中数据库的选择和对接与AMLC系统存在一定的偏差，这些偏差就造成了检测结果的不同。这就需要开发公司及时与其他部门做好沟通工作，得到完整且准确的数据库共享链接，保证网络采编系统里的学术不端检测结果与AMLC检测结果一致。在这一问题没有得到完全解决时，建议编辑对于存疑稿件，特别是文字复制比在退稿复制比附近时，应对该稿件进行手动检测及核对，以确保检测结果的准确，坚持不漏掉一篇具有学术不端行为的稿件，也不“冤枉”一篇本该进入正常审理流程的稿件。

2.3 专家遴选系统

专家遴选系统是腾云采编系统在中国知网拥有的1000多万专家学者数据库的基础上开发而成。该系统提供了多种搜索审稿专家的方式，通常可按待审稿件的研究领域、关键词等进行搜索，数据库会根据专家的研究领域、审稿历史进行自动匹配，推荐出适合审理这篇稿件的专家，使得指派审稿专家的搜索结果更具科学性及针对性。但编辑在使用该系统的过程中，专家遴选系统并不能有效的提供我们所需专家信息，具体原因有：

(1)专家遴选系统搜索条件过于简单。无论是普通检索还是精准检索，搜索选项中提供的学者姓名及工作单位选项实为鸡肋，没有任何实际意义，研究领域搜索栏也搜索不出任何结果；仅有关键词搜索栏略微有效，但搜索出的结果太过宽泛，仅显示该专家的研究方向及历史发文，匹配度很低，通常需要浏览十几个甚至几十个专家才能找到适合审理该篇稿件的专家，甚至大多数时候需要到别的专业数据库去查找相关领域专家，然后手动录入到系统的专家库中。

(2)专家库信息错误率较高。这主要是由于专家库里有大量信息，很多专家的信息没有及时更新甚至某些重要信息存在空缺，例如专家的邮箱、职称及所在院校，在这些信息中邮箱的差错率较高，通常直到编辑部邮箱返回某些未送达邮件或者系统退信时我们才知道稿件并未送至审稿专家处，所以编辑同志还要经常利用搜索工具进行二次查找，以准确的填写专家的邮箱及其他一些重要信息，以确保稿件及时准确的送到审稿专家的邮箱。

(3)专家角色设置及审稿信息统计。在添加审稿专家输入其信息时，经常遇到专家邮箱已注册的情况，此时就需要修改专家身份或在已专家库里筛选，十分麻烦；另外专家稿件审理信息统计不全面，如上次送审时间，腾云网络采编系统(包括期刊使用该系统的编辑部)目前送至专家处待审理稿件数，完成审理时间分布图等。

上述问题不仅加大了编辑的工作量，延长了审稿时间，降低了审稿流程效率，而且有可能延长我刊论文的发表周期。其解决方式在于开发公司要开发更加智能的遴选数据库，及时更新专家库数据，此外编辑同志在使用专家遴选系统尤其要注意以上问题，通过人工措施来避免不必要的差错。

2.4 缺乏对专家及作者的指导

由于审稿专家和作者对系统的功能和操作不太熟悉，经常会造成其在使用系统时出现误操作，例如不会上传资料或资料上传不成功，不知道如何进行操作而错误的点击某一按键造成稿件被错误的处理，特别是审稿专家的误操作极易造成该篇稿件审理失败，对于某些误操作是可以有编辑人员或者后台工作人员进行更正，而某些属于灾难性或难于恢复的误操作会对稿件的审理造成极大的困难。因此，对那些容易造成误操作的界面或者按钮应当增加系统提示，并且在系统中尤其是新注册作者的操作界面中应增加简明的操作指南和注意事项。同时，当作者或审稿专家遇到问题时，编辑应耐心地与其沟通，为他们服务，对他们进行指导，帮助他们完成各自相应的工作。

2.5 系统其他功能化问题及建议

系统功能化涉及到整个系统的循环性、实用性及完整性，这主要是决定于开发人员对整个审稿采编系统的理解和开发程度，也决定于编辑部人员与开发人员的沟通和交流程度。目前我刊使用的采编系统在功能上主要存在的问题及修改建议如下。

(1)作者稿件一经上传后，作者就无法对其更改或者替换，只有在编辑对其操作退至作者处才可对稿件进行更改。这个问题需要采编系统在下一次升级时，给予作者相应的权限对作者通讯方式、E-mail、研究方向等信息自行修改，但是对作者能否修改有关论文学术道德等信息，如增减文章作者人员数量、修改作者姓名、作者排序等，采编系统需要给编辑部后台设定相应权限。

(2)对于同一作者投于本刊论文的历史记录，特别是那些退稿稿件，无法对其进行智能识别以及查重工作。解决这个问题，需要采编系统在识别新投稿的重复率时，不仅与“学术不端检测系统”中比对，还需要与采编系统中已存在的稿件做比对，高重复率的文章做标示，并提示与之重复的文章。

(3)在编辑加工过程中，稿件的参考文献著录信息校对是一项艰巨而困难的工作，尤其科技期刊需要严格符合国家对出版物质量的要求和规定，并且参考文献的著录也对学报的编校质量、期刊数据准确性、学报的学术影响力有重要的影响。每条参考文献均存在责任者、题名、版本、出版项、页码、析出文献标志码等著录信息。采编系统中参考文献关联度问题一直没有得到解决，按照我们的流程，在作者投稿时的参考文献格式加以明确，得到准确而又规范的参考文献内容。针对这个问题，采编系统可以考虑做嵌入式软件接口，与专业参考文献校对软件(如Notefirst期刊论文辅助编校系统等)或文献管理软件(如NoteExpress、Endnote等)整合平台。

(4)同时送多个专家审时，由于存在多种稿件审理状态，如有多种状态存于审稿状态栏目中，看起来相当混乱，编辑算法中专家优先级应为审回>拒审>超时，且只显示优先级在前的状态。

(5)在专家审稿意见中，还没有完全限制审稿单里各个选项为必填项，这样就会造成很多审稿意见回来后审稿单中几乎没有可以参考的意见，给编辑工作带来了困难；采编系统再升级时，需要给予编辑部后台设定的权限。

(6)当给作者发审理意见时，如外审专家上传过审阅修改稿，就需要编辑将外审意见稿下载到本地电脑再通过邮件附件的形式发送给作者；采编系统再升级时需要做技术处理，给予编辑权限，允许编辑选择给予或不予作者或外审专家查看的有关该篇文章的电子文档。

(7)系统循环完整度不够，当一个操作循环完成后操作界面还是停留在上一界面，待刷新后才进入下一环节；采编系统的细节可以更加完善。

(8)缺少明确而有效的编辑与作者的沟通渠道，导致作者经常致电编辑部询问稿件审理情况；采编系统需要在作者投稿界面、发给作者的邮件等方面多做一些工作，给予作者有效的提示。

(9)稿件在主编终审录用后无法对其进行某些更改及操作，如上传新的文件；“细节决定命运”，精细化、人性化、功能化的采编系统是未来发展的趋势。

3 结语

当前网络采编系统对于科技期刊已十分重要，一个运转良好且功能强大的采编系统不仅可以提高编辑人员的工作效率，使编辑、专家及作者三者之间形成良好的互动，营造出和谐的氛围，更可以扩大期刊的稿源及审稿专家库，树立期刊良好的口碑，促进期刊健康良好的发展。但采编系统存在的一些问题也会给编辑部的工作带来很多麻烦及不便，因此编辑应针对上述容易出现的问题，采取积极的态度对其进行处理，并及时与系统开发人员联系，帮助其完善和优化系统的功能；与此同时网络采编系统开发人员也应注意并及时修正编辑同志反馈的问题，经常与编辑同志沟通，做到真正了解审稿流程中个步骤的物理含义和逻辑意义，保证系统各功能的实用性和易用性，开发符合编辑部要求的系统，此外还需参考其他采编系统的特色，借鉴国外成熟网络采编系统的优点，使自身的产品质量和服务水平逐步提升。最后网络采编系统应联合一定区域或性质相同的编辑部，共同打造一个公共期刊平台，使作者信息、稿件信息、审稿专家库及其他资源得到共享，最大限度地实现网络采编系统的功能和优势，提高科技期刊整体质量，使其更好的为编辑、作者和专家服务。

1 李安娣. 期刊网络采编系统的建立. 冶金信息导刊，2006，(5): 46-47

2 杨洋. 科技期刊网络采编系统研究. 情报科学，2011，29(6): 846-866,873

3 成文，李玲，庄晓琼等. 网络采编系统的作用、存在问题及解决措施—以《华南师范大学学报》(自然科学版)为例. 科技与出版，2012，(8)：45-47

4 张科，王景发. 期刊网络采编系统研发及系统功能分析. 大学图书馆学报，2008，(4)：72-76

5 许育彬，杨智全，宋亚珍. 关于科技期刊在线投稿系统使用的建议.编辑学报，2010，22(3)：260-261

6 吕娟. 刍议中国知网期刊采编系统的应用. 贵州师范大学学报，2012，28(2)：40-41

7 CNKI期刊采编系统. http://find.cb.cnki.net/images/updategrade4.jpg