浅议纸质版标准与电子版标准的并存管理

刘潇

（甘肃省标准化研究院）

随着信息化的不断深入发展，网络化、智能化、无纸化办公将成为今后社会发展的必然方向，对标准文献服务工作也不例外。同时，纸质标准文本的应用在不断缩小，电子版标准的应用在不断增大。虽然纸质标准文本的应用在不断缩小，但在很多场合及领域（如：认证、执法、检验、评价、评审、验收、诉讼等）还不能缺少纸质标准文本，因此，这也说明标准纸质版文本与电子版标准档案之间是一种相互促进、相互补充、不可相互替代的关系，也说明标准纸质版文本与电子版会在相当长的时期内应用并存且紧密联系在一起，它们将各自发挥各自的优势。

一、目前纸质版标准与电子版标准的现状

目前，全国质监系统的46个标准化院（所）都在开展提供国家标准、行业标准及其他标准化服务。由于所在地区的不同，经济发展水平的不同，全国各标准化院（所）提供标准化服务能力、范围、水平、深度存在很大的差异，沿海经济发达地区以及北上广深由于标准化专业技术人才充盈，经济基础雄厚，所提供的标准化服务的范围比较全面，能提供国内外标准到行业标准、地方标准外，还能进行国外标准翻译、国外标准咨询，标准动态分析、标准动态跟踪及各种标准的深加工、深层次技术服务，而中西部经济欠发达落后地区的标准化服务，则主要是提供一些标准购买的基础性服务，但不管是发达地区还是欠发达、落后地区，以前以纸质标准文本为主要载体手段的服务方式，由于信息化、网络化、智能化的快速普及和发展，提供以纸质标准为主要服务的形式已在逐年减少，北上广深及沿海发达地区更是早已将标准服务以电子信息化服务为主，纸质标准文本的服务早已成为了辅助，仅以甘肃省标准化研究院的标准馆藏为例，在2000年前，甘肃省标准化研究院的国内外馆藏标准有13万多件；全年各类标准的利用率达到15%以上，有时可达到20%，2000年以后，随着标准信息化、网络智能化的快速发展，馆藏标准的利用率逐年大幅度下降，到2010年馆藏标准的年利用率不足2%，到2013年馆藏标准的利用率仅为1.6%，2014年馆藏标准的利用率更是达到仅1.3%的低点。从客户索要纸质标准的需求内容上来看，对纸质标准文本的需求主要是在基础性标准和一些地方特色的行业（如，食品、建筑、认证、评审、检验、诉讼、验收）等，而通过网络需要电子版标准的用户逐年增加，从2000年的网络订购、下载标准每年几十件到2013年从网络订购下载各类标准已达上千件，并还在逐年上升，国内其他省市也是如此，因此，随着信息网络智能化的快速发展，标准电子化、服务网络化是必然趋势。但同时在很多方面纸质标准也是不能缺少的，纸质标准虽然利用率总量上很少，但也不能缺少，将长期会作为电子标准不可或缺的辅助服务和配套服务。

二、纸质版标准与电子版标准的比较分析

电子版标准是将标准以信息化技术形式储存于特定介质（如磁带、磁盘、光盘或存储器中），利用计算机技术从特定介质中取出展示在屏幕上为客户所利用，根据需要也可以打印成纸质标准文本。

1.原始性与真实性

纸质标准文本具有原版真实属性，因此在一些需要留档的工作中是必不可少的，如检验、认证、诉讼、验收、评审等，而电子版标准由于要借助于计算机技术及工具并可能更改，而在这些场合只能作为纸质标准的补充。

2.凭证性与服务性

纸质版标准具有可以证明当时事件和活动的依据，体现出了不可更改性而具有了原始的凭证性，因此纸质标准文本在某些需要确凿证据的场合使用更能使人信服，而电子版标准虽然在时效性上和纸质标准文本具有相同的一致性，但由于可能被更改以及信息技术可能的故障而导致内容的变化，而使标准在某些场合不能作为判定事件的依据。而在服务性上纸质标准文本受条件限制，使用者无论有多远，都需要到当地标准馆或专业标准服务部门才能获得，并且在同一时间有些单一标准只能有一个用户使用，多用户的同时使用受限，而电子版标准借助于现代化信息技术、网络、计算机，无论你在何处，只要有一台联网的计算机，在同一时间，可同时多人共享同一电子版标准，不受时间、空间、地点、标准源的限制，这是纸质标准文本所不能及的。

3.依赖性与可靠性

纸质标准文本由于内容的不可更改，不可变动具有完全的可靠性，但由于信息技术、网络技术及计算机应用的快速发展，同时，当今社会新技术革命一浪超过一浪，日新月异，而标准作为新技术、新工艺、新材料、新观念、新理念的载体，需求方在对其需求的时效上也是十分紧迫的，因此，从经济社会发展上，今后会更加依赖电子版标准，依赖网络和计算机，但在确定标准关键内容上有很多地方和应用还需要索要相应纸质标准文本进行核对，以确保标准的真实性和可靠性。

4.保存与安全性

纸质标准文本的保存需要有一定的保存场地，目前国内各省市专业标准化服务机构一般都建有标准馆、标准库。这些标准馆藏需要做到防水、防霉、防蛀，对使用频繁有破损的纸张要进行修裱加固或重新购买，对个别缺失购买不到的标准可能还要进行扩散字迹的修复或进行一些必要的缩微、复印等复制工作，以达到长期保存的目的。一般纸质标准文本都能够较安全地保存至新标准发布替换老标准的时效期。电子版标准由于存贮磁带、磁盘、光盘、硬盘、存储器等载体之中，这些存储设备一般对存贮环境的温湿度、防磁性、防毁坏等条件都有一定的要求，寿命一般不超过20年，而标准进行信息化处理成为电子版标准后，许多标准甚至要长久保存，再加上网络技术、计算机软硬件不断更新、发展，就需要过一定时期更新储存标准的这些载体，这将增大保存电子版标准的投入和成本，否则这些储存标准的载体及储存设备可能会变质，造成电子版标准的永久损坏，从这点上来看电子版标准在保存的长久性上不及纸质版，但电子版标准可多次重复利用，且不会使标准信息内容受到破损，这一点要优于纸质版标准。

三、纸质版标准与电子版标准的并存管理、发展与应用

经以上归纳分析可以看出：纸质版标准与电子版标准在当前的形势下都还有各自的用途、优势，也都存在一些不足和缺点，在目前服务于社会主义市场经济建设中都离不开，是一种相互补充，相互促进，共同并存的关系。纸质版标准存储容量小，占用空间大，需要有一定容量的馆藏库房，但其的原始性、真实性、长久性和凭证性决定其存在的价值，而电子版标准存储容量大，占用空间小，且不受时间、地点等条件的限制，具有纸质版标准不可比拟的优越性，并且随着信息技术、网络技术、计算机软硬件技术的不断完善、提高，电子版标准的安全性、可靠性将不断提高，是今后标准实施的发展方向，但目前及今后一个时期纸质版标准和电子版标准两者还将长期共存。应建立相对独立又紧密联系的双套管理制度。双套管理制度就是：纸质版标准馆（库）与电子版标准服务系统即是各自相对独立，又能紧密结合、相互补充，成为没有服务间隙的一体化标准服务系统。纸质版标准应按照本地产业结构特色，社会经济需求，分析多年来本地区对纸质版标准的需求情况，按照纸质档案管理保存的要求，建设符合本地实际发展需求的标准馆（库），并建立严格的配套服务管理制度，落实到人，确保能够长期、有效、保质地为本地产业发展、经济建设、社会服务提供可靠的纸质版标准。电子版标准由于其面广、量大、有条件的地方可以自己建全文电子标准数据库，目前，北京、上海、深圳、山东等省市都有自己较全的国内电子标准全文数据库，但应充分地做到信息资源共享，应与有全文电子版标准数据库的省市进行联合共同使用，开发电子版标准应用系统，可以大大地节省人、财、物的重复投入。设计研发的电子版标准应用系统要能与本地纸质版标准服务系统紧密结合，相互补充，共同对外提供标准化服务，不要出现各自服务，各自独立两张皮的现象。

应不断发展完善纸质版、电子版标准的内容，提升服务能力，不断加大标准化的服务范围和标准的利用率。纸质版标准的应用虽然在逐年缩小，但其应用的范围及领域也是相对集中和固定的，主要表现在基础标准、评审、验收、诉讼、认证、执法、检验等需要有纸质档案留档管理的业务中，同时在一些热门及边远的行业也经常用到纸质版标准，如食品添加剂标准，建筑类的新技术、新工艺、新材料标准等。一些行业标准几十年没有修订，如，铁标、造船、航空等也有索要纸质版标准的需求，因此应对纸质版标准的需求范围、内容应作较系统、深入地研究分析，尽可能地把本地区对纸质版标准的需要收集齐全，以满足客户对标准的需要。由于互联网技术，计算机软硬件技术的快速发展，电子版标准应不断完善，提高系统功能，不断提高系统的服务能力、保障能力和安全能力，以满足本地区产业发展、经济社会发展各种条件下对电子版标准的需求。在不断完善纸质版标准内容，不断完善提高电子版标准服务系统功能的前提下，应加大对标准化服务人员的培养，要培养即懂对纸质版标准馆（库）的管理、应用，又能熟练掌握运用电子版标准应用服务系统的标准化专门服务人员，在工作中不断探索、总结纸质版标准管理与电子版标准系统并存服务社会的经验及规律，不断提升我们标准化专业服务机构的服务质量、服务能力和服务水平，才能最大限度地发挥出本地区纸质版标准馆（库）及电子版标准服务系统的作用，更好地为本地区的产业发展、经济建设、社会建设提供标准化的技术支撑，为又好又快的建设，发展好本地区经济社会发挥出标准指导、引领的作用。