淮委档案鉴定工作的实践与探讨

柯锐

淮委档案鉴定工作的实践与探讨

柯锐

档案鉴定是一项重要的档案业务工作，对于优化馆藏资源、提升馆藏品质、缓解保管压力、保障库房安全、降低管理成本、提高工作效率、提升现代化管理水平等具有重要意义。虽然《中华人民共和国档案法》《水利档案工作规定》均明确要求开展档案鉴定工作，但是由于缺乏操作性强的档案行业鉴定标准，加之鉴定工作直接决定档案的生死存亡，不少单位仍然存在担心鉴定不当要承担风险的忧虑，因此，在水利行业档案鉴定多年实践过程中，鲜有鉴定销毁档案的成功案例。2013年，淮委开展了档案鉴定销毁工作，对淮委机关财务文书档案、会计档案进行了鉴定，本文拟通过阐述淮委档案鉴定销毁工作实例，探讨档案鉴定工作的难点问题与注意实现，提出对策与解决方案。

一、档案鉴定概况

1.鉴定理论与原则

档案鉴定是根据一定的原则和标准，科学地判定档案的历史与现实价值，确定其保管期限，并通过价值核查和质量核查，对失去保存价值或内容失真、不完整的档案，按照规定手续进行处理的档案业务管理活动。鉴定具体分为档案价值鉴定与质量鉴别。所谓价值鉴定，就是对档案的历史与现实价值进行鉴别和预测，以判断原有保管期限是否合理。对于仍有保存价值的，延长保管期限；对于没有保存价值的，剔除销毁。所谓质量鉴别，是指根据档案形成特点，对其完整性、原始性、真实性、准确性进行甄别与检查，提升馆藏档案质量。

在鉴定过程中，主要遵循时效原则、需求原则与高龄原则。时效原则是指档案所反映的内容是否依然具有时效性，比如工程档案涉及的建筑物是否健在，会计档案涉及的债权债务是否未偿清等；需求原则是指档案近期是否存在利用需求，未来一段时期内是否存在利用价值；高龄原则是指超过一定时间且年代比较久远的档案应受到尊重。

2.鉴定范围的确定

本次档案鉴定的范围为淮委机关财务文书档案（1980～1985年短期类）、会计档案（1976～1981年会计凭证），范围的确定主要出于两方面考虑：

一是被鉴定档案的时间已经超过原定档案保管期限的要求，属于馆藏档案中亟待开展鉴定工作的一批档案。

二是财务类档案，特别是会计凭证，主要涉及差旅补助、设备购置、车票发票等凭证，大多已无时效性与利用价值，鉴定难度较小。

3.鉴定规模与影响评价

本次档案鉴定的文书档案共31卷，内容涉及淮委落实上级有关部署、执行有关制度，不相隶属单位抄报淮委文件，会议计划、通知，购置设施设备请示等；会计档案共270卷，内容涉及防汛、福利、办公用品、工资单、差旅报销、宣教、小基建、邮电、通信、材料购置、资产等凭证。

从被鉴定档案的数量、档案涉及事项、档案年限及鉴定实际情况综合分析评价，此次档案鉴定工作达到了预期目标，共有87%档案被确定销毁，剩余13%档案的保管期限调整为永久。

二、档案鉴定步骤与技术方法

1.档案鉴定步骤

本次鉴定分为方案编制阶段与鉴定实施阶段，其中鉴定实施阶段又分为专家初步鉴定、集体审查鉴定、会议终审鉴定3个步骤。

（1）方案编制阶段

为做好档案鉴定销毁工作，明确鉴定范围与内容，规范鉴定销毁工作程序，淮委依据国家有关法律法规及规范性文件，制定印发了《2013年淮委档案鉴定销毁工作实施方案》，主要从鉴定目的、鉴定依据、鉴定销毁范围、组织领导、鉴定实施、销毁与后处理等方面予以明确，成为档案鉴定销毁工作开展的重要依据。

该实施方案主要有两大作用。一是建立了淮委领导牵头，档案归口管理单位、档案被鉴定单位参加的组织领导体系，明确了开展档案鉴定销毁工作的主体；二是开创性地制定了鉴定步骤与环节，建立了权责明确、分工清晰的鉴定工作路线图，为鉴定工作实施奠定了坚实基础。

（2）鉴定实施阶段

本次鉴定工作成立了鉴定专家组、鉴定工作组分别负责会议终审鉴定、集体审查鉴定环节工作，邀请了档案、财务方面的专家参加鉴定专家组或鉴定工作组，专家初步鉴定环节工作由有关专家分工实施。

①专家初步鉴定

鉴定工作组专家按照分工，采取定性的方法，以案卷为单位，根据鉴定标准并结合工作实际，逐卷鉴定档案的价值与质量，填写《档案鉴定卡片》，履行签字手续。主要对该卷档案形成的背景情况、档案的历史与现实价值、利用需求情况进行综合分析与客观评价，同时明确保管期限变更、是否销毁及完整性、准确性、系统性的结论性意见。

②集体审查鉴定

专家初步鉴定完成后，由鉴定工作组组长召集有关专家集体研究，各鉴定专家须按卷陈述鉴定意见。鉴定工作组逐张审查鉴定专家意见，形成鉴定工作组意见，由组长在《档案鉴定卡片》“鉴定工作组意见”一栏中填写处理意见，并签字。集体审查鉴定结束后，编制《档案鉴

定工作报告》，主要对鉴定的原则、具体方法和过程，鉴定中拟调整保管期限档案的数量，建议销毁的档案目录清单及销毁原因，鉴定工作取得的经验和存在的问题进行总结，提交鉴定专家组研究讨论。

③会议终审鉴定

集体审查鉴定完成后，由鉴定专家组主持召开终审鉴定工作会议，主要审议《档案鉴定工作报告》、抽查档案实体、质询鉴定具体情况，最终讨论研究确定《档案鉴定意见》，明确销毁档案清册与调整保管期限档案目录。

2.档案鉴定技术方法

本次档案鉴定技术方法主要从档案的来源、内容、时间、文件种类、独特性、时效性等方面予以鉴定，统一鉴定尺度，确保鉴定质量与效果。

三、档案鉴定工作探讨

1.提升鉴定工作规范化管理水平

鉴定工作开展不易，在经历艰难的摸索实践过程后，要充分总结经验不足，固化鉴定工作取得的成果，不断提升鉴定工作规范化管理水平。

一是实现鉴定工作内容常态化。馆藏档案数量庞大，加之每年入库增量持续上升，给库房档案保管带来较大压力。如果不能定期开展档案鉴定工作，鉴别判定已超保管期限档案的价值与质量，剔除不具备保存利用价值的档案，不仅不利于档案鉴定工作水平的提升，培养档案鉴定工作人才队伍，也会为档案保管、利用各环节工作带来不便。因此，需要制定单位档案鉴定工作规划和年度计划，确保鉴定工作内容常态化，锻炼一支业务能力强的档案鉴定队伍。

二是实现鉴定工作程序制度化。此次档案鉴定工作之所以顺利开展，很大程度上得益于实施方案确定了合理的工作程序，让鉴定工作开展有章可循、有的放矢。但档案鉴定年度实施方案仍存在较大的局限性，由于没有上升到制度的层面，实施方案的权威性、指导性、约束力还不强，不能有效约束与规范鉴定工作的程序，推进整个鉴定工作的可持续开展。因此，加大力度研究鉴定工作制度，制定科学合理的鉴定工作程序，很有必要。

三是实现鉴定工作尺度标准化。档案鉴定工作主要依托档案及有关专业的专家具体实施，主观性较强，如果在鉴定工作中没有标准化的鉴定技术原则与方法，就很难统一鉴定工作尺度，可能造成不必要的档案鉴定工作隐患，也影响最终的档案鉴定质量。

2.重视信息化技术在鉴定工作中的运用

随着社会经济的发展与科学技术的进步，档案信息化技术已日渐普及，很多单位在实施电子政务项目的同时，将档案信息化工作开展纳入单位信息化进程，实现了档案案卷级、文件级乃至全文信息的数字化。因此，通过运用信息化技术对档案原文进行数字化处理，可以在很大程度上拓展档案鉴定工作的思路，减轻档案鉴定存在的犹豫和忧虑心理。档案鉴定工作可以相对简化为：调整具有直接凭证价值、重大历史研究价值、迫切利用价值及年代久远的档案的保管期限，销毁超过保管期限的其他普通档案■

（作者单位：淮委治淮档案馆233001）