关于治淮工程建设档案管理的思考

程立

关于治淮工程建设档案管理的思考

程立

一、治淮工程档案管理的特点和难点

1.建设周期长

治淮工程前期审批需经过实施方案、可行性研究、土地预审、环境影响评价、移民安置确认、初步设计报批等诸多环节，加之投资大，受国家宏观政策等因素影响多，前期审批工作历时很长。以淮河入江水道整治为例，2003年淮河流域大水后，2004年启动入江水道整治工程前期工作，2011年10月才正式开工建设，历时近8年。同时，工程建设工期也比较长，计划工期均超过3年。

2.涉及范围广

入江水道整治工程涉及淮安、扬州两市10县（市、区）及安徽省天长市，洪泽湖大堤涉及淮安市的盱眙、洪泽、淮阴等3个县区，分淮入沂整治涉及淮安市清浦、淮阴区和宿迁市泗阳、沭阳县，跨县、跨市甚至跨省。此外，工程战线也很长。入江水道整治工程全线长157.2千米，洪泽湖大堤加固工程全线长70.63千米，分淮入沂整治工程全线长97.5千米，战线总长超过300千米。

3.项目内容杂

治淮工程建设内容繁杂，包括堤防土方加固，防渗处理、护坡、防汛道路、建筑物等多项工作，建筑物中还包括涵闸、桥梁、泵站、水电站、船闸等多种类型。此外，永久征地、临时占地、拆迁民房、搬迁企事业单位等工作量也很大。

4.参建单位多

从工程建设管理、设计、施工、监理等参建单位，到省、市、县政府、水行政主管等部门，每个项目参建的单位都有上百个。同时，工程档案还涉及水利、交通、通讯、消防、市政、电力、生态环境、建设等方方面面。

5.档案管理要求高

治淮工程建设过程中，工程档案是质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段验收和竣工验收，以及日常管理中不可替代的重要依据。也是在工程建成后进行运行、维护管理中不可缺少的重要参考资料，对于资料的准确性、完整性、规范性、及时性要求都很高。

三、对策建议

治淮工程周期长、投资大，环节多，在整个工程建设中形成的档案数量大、种类多、专业性强。只有参建各方做到领导重视，机构人员落实，档案管理制度健全，管理网络顺畅，过程控制和全程跟踪有效，才能保证切实做好工程建设档案管理工作，满足水利建设快速发展的需求。当前，工程参建各方对于档案管理工作越来越重视，水利重点工程档案管理水平总体提升较快。但仍存在重工程建设、轻档案管理，规章制度执行不到位，归档不及时，人员配备不足、素质不高等问题。针对治淮工程的特点，提出对策建议如下：

1.增强全员档案意识

治淮工程的建设管理模式是省水利厅组建工程建管局，负责工程宏观协调；市水利局成立项目建设处，作为项目法人；沿线县（区）政府、水利局成立项目部，具体负责工程征迁补偿，以及县管工程的实施等。因此，在工程项目开始时，不仅要对施工、监理单位人员进行档案法律法规的宣传教育，同时要对省、市、县（区）有关项目建设单位主要负责人进行宣传，增强他们的工程档案意识，争取各方面的配合与支持，提高做好工程建设档案管理的自觉性和责任感，增强责任意识。

2.加强人员设备投入

一是要建立健全档案管理组织机构。工程沿线建设单位较多，因此应要求每个工程建设处都要建立健全相应的档案管理责任，明确单位主要负责同志作为各自档案管理责任人，明确档案管理分管负责人，配备足够的专职档案管理人员，形成建设、施工和监理单位相关档案管理人员组成的档案管理网络。对档案管理工作做到有布置、有检查、有落实，使档案工作高效有序地开展。

二是要加强硬件建设。参建各方都要重视档案管理的硬件设施建设，建设单位要购置必要的标准档案柜、打印机、复印机、照像机、摄像机、刻录机等硬件设备；要设立专门的档案室，按要求备齐灭火、防霉、防虫用品，落实防光、防虫、防火、防霉、防尘、防高温等措施，为档案资料的长期保存创造条件。由于施工、监理较多，水平不一，应要求他们要根据档案数量，配备必要的设施。受现场条件限制，不具备保存条件的，应及时交送交建设单位代为保存。另外可以到当地档案局定制标准档案盒、卷皮供参建单位归档使用，并制定不同规格的标签模板，保证工程档案整齐、统一、美观。

三是加强人员培训。首先要培训档案业务、工程专业基础知识，使档案人员对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识，了解工程施工流程，从而更有利于归档工作的开展；其次对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，督促相关人员严格按标准执行；第三是对项目建设单位的档案专业人员进行工程文件编制的现场指导，通过“传、帮、带”的形式，提高参建各方专兼职档案人员的业务素质和专业技能。

3.建立完善档案管理制度

根据国家及行业的有关法律、法规，结合工程建设情况完善制度，建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核，以及文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程，都应明确规定，实现档案管理规范统一、有章可循；制定工程建设档案管理工作约束机制，将工程档案管理工作纳入工程建设目标管理，并将其纳入有关部门的职责范围，明确责任指标，严格考核；提高执行力，严格落实档案管理规定，实行档案工作与工程建设“三同步”，执行档案人员“三参加”，落实档案工作“四纳入”，从源头上为竣工资料的建档打好基础。此外，应建立档案督查制度，每半年至少组织一次档案专项检查，工程建设处每季度应组织一次检查，及时发现问题，要求整改。

4.强化过程控制

根据治淮工程的特点，为保证归档及时和案卷的真实性、完整性、准确性，要做到事前介入、事中控制、事后把关，使其渗透于工程建设各阶段、各环节。在启动工程时就应预先谋划，建立健全档案管理体系，制定明确的目标和计划；在工程开工准备阶段统一标准，明确各方的职责，并将有关档案管理制度标准和要求传达到到各参建方；在工程施工阶段实时监控，在检查工程项目质量、进度时，同步检查档案资料的形成、管理情况，重点检查和指导各参建单位项目档案人员如何立卷，检查案卷质量是否符合要求，对于容易疏忽的问题和容易出错的案卷材料重点检查；在工程竣工验收阶段，重点加强案卷整理，做好缺陷工程和未完工程及暂时未归档的文件材料的跟踪、检查。

5.加强电子文件管理

目前，计算机应用较为广泛，有条件利用计算机进行档案辅助管理。工程建管局应牵头购买网络版的档案管理软件，建立网上管理网络。档案管理软件的选择上，既要能迅速完成目录输入、修改、打印，又能准确、快速地进行数据审核、转储、查询、统计等操作。加快纸质档案信息的录入速度，推进档案信息资源共享，建立档案目录系统数据库；加强电子档案的管理，实现纸质档案与电子档案的同步管理，开发重要档案全息数据库，实现重要档案的全息机检，真正实现档案资源共享，为工程建设管理服务。

6.重视竣工图的编制

工程竣工图是完建工程的最终真实反映，也是以后工程决算和财务审计的重要依据，竣工图编制质量好坏直接影响工程运行管理及今后的维修、加固，是资料整编工作的重中之重。但根据以往档案验收经验来看，施工单位对于竣工图编制的重要性认识不够。因此，建设单位在开工之初就应明确有关要求，施工单位应根据施工过程中产生的设计变更内容如实编制竣工图，确保竣工图图面整洁、美观。竣工图编制初步完成后，由施工单位技术负责人复核，最后经监理工程师审核，逐一加盖竣工图章。形成的竣工图要图面清晰、准确，折叠规范，履行完备的签字手续，确保反映工程实际情况。同时，竣工图要保存电子版本，为以后的网上检索提供条件■

（作者单位：江苏省水文水资源勘测局南京分局 210000）

（专栏编辑：周 权）