我国基层单位档案利用统计探析

王翠芳

利用工作是档案工作的中心环节，档案利用统计是档案事业统计中的重要内容之一，目前档案利用统计是反映档案利用情况的主要方式。但由于多方面的原因，基层单位的利用统计还不够规范和完善，基本上还处于被动应付的境地。

1、我国基层单位档案利用统计工作中存在的不足

1.1档案利用统计项目不足

自上世纪末以来，我国基层单位档案室工作统计开始纳入全国档案事业统计年报，利用工作方面的统计工作就此开始。借助档案利用的统计数据可以分析档案利用的特点，折射出档案库存档案资源及其管理的特征。随着社会的发展，时代的进步，现有的档案利用统计项目存在较大的局限。

一是档案利用类别分辨不清。基层单位尤其是高校档案利用中，私人利用呈现逐年上升趋势，但是档案统计工作中一直没有要求与体现。1999年和2006年国家统计局同意对档案统计制度进行了一定的修改，对进一步完善、丰富统计指标体系起到了较好的作用，但就档案利用统计方面几乎没什么变化。2012年度新修改的档案统计内容中档案馆基表中增加了“单位”和“个人”两个类别，而档案室表中还是没有进行区分。

二是档案利用目的难以区分。我国档案利用统计中一直沿用的六大目的分类，在基层单位也难以区分，多数利用都是统计在“工作查考”中。在2012年最新修改的档案统计年报中，档案馆表中取消了利用目的，而档案室表中却保留了利用目的，将原来的“编史修志”归入“科学研究”，利用目的由原来的六种改为了五种。但是档案室查档的私人用户越来越多，已成为无法忽视的群体，有的高校将私人利用放在“其他”中，有的放在“科学研究”中。很多档案室和档案馆利用工作相似，如高校档案馆和档案室工作内容与性质基本一致，只是工作规模少有区别。如此区别设置没有多大意义。

三是用户利用满意度没有统计。档案统计年报中一直没有设置用户满意度统计指标，利用工作中很少有人关注满意度，统计工作中更是无从了解此项内容。

四是档案利用效益没有统计。利用效益是利用效果的反映，因为统计年报中只统计利用数据，如利用人数、利用档案卷（件）数、页数及复印数等数据表象，因此基层单位很少进行的利用效益统计，通常情况下，只是在迎接档案工作评估检查等工作前，应付性的补记一些。笔者调查过一些高校和机关档案室，全都是如此。

1.2 档案利用统计数据质量难以保证

基层单位的档案部门（通常是档案室）是单位内部的一个工作机构，档案利用主体是本单位工作人员或与本单位有某些关联的人员，通常情况下，只有在借阅档案时，为防止档案的遗失而进行借阅登记，借阅登记表一般包含：日期、单位、案卷或文件题名、利用目的、期限、卷号或件号、借阅人、归还日期等。但是在查阅、电话咨询、网上数字档案信息利用、电子文件下载等利用中通常没有系统的登记。年终编制统计数据时就难免三分统计七分估计，可以说应付成分多，数据质量难以保证，由此数据指标很难准确。

1.3 电子化、数字化档案利用统计较难把握

虽然2012年最新修改的档案统计年报中增加了数字档案利用情况的统计表，统计项目设置跟档案实体利用统计项目相同。但是因为数字档案和电子文件的下载量较难统计，此类利用的数量统计还较难把握。

2、基层单位档案利用统计工作存在问题的原因分析

目前，我国基层单位档案利用统计积极性、有效性和统计质量都不太高。主要原因有：一是档案利用统计制度方面，国家档案事业统计制度，覆盖面广，无法满足不同行业和部门以及不同地区档案的实际情况，跟当今社会发展相适应程度较低；二是基层单位档案工作的地位较差，档案利用工作不受重视，同时基层档案工作者，重保管轻利用的保守思想还较为严重，还有部分基层档案工作人员身兼数职，无暇顾及利用统计工作；三是档案利用登记手段落后，很多档案利用需求需要提供系统的材料，但是查（借）阅登记工作，基本上都是要求利用者手工逐一登记，很是繁琐。同时，随着档案电子化和数字化的发展，利用者通过一定权限，利用计算机档案管理系统或者档案网站直接获得有关档案信息，如本单每个部门的相关人员都可以通过他们的权限进入档案管理系统的部门库查找、下载部门信息，由此带来了电子化和数字化档案资源利用统计与传统的手工利用进行登记之间的矛盾，日益成为影响利用统计的重要因素之一。

3、改善与加强基层档案利用统计工作的建议与对策

3.1 适应社会发展，从国家档案统计制度层面对档案利用统计项目进行调整

一是将利用统计的关注点从数据量转向效益。虽然档案利用的数据量能从一定程度上反映档案的利用情况，但是在当今信息社会、大数据时代，传统的手工意义上的利用统计正在失去其原有的意义，同时数据量的准确度又难以把握。由此应该将利用统计的关注点面向社会，关注效益。建议将档案利用数量统计项中取消档案查阅卷次统计，只统计实体档案借阅（件）卷次，以此反映档案外借情况，同时加入利用效益项目，统计中强调社会效益的统计，反映社会对档案的认知与认可度。

二是增加利用者满意度项目，将利用者的利用需求满足状况列入统计项，满意度可分为利用需求全部满足、部分满足和完全没有满足三类。

三是由于基层单位中，也同样存在因公、因私利用问题，而且基层单位中“个人”利用档案情况直接反映了单位与社会的关联程度，因此建议“利用目的”从档案室统计表中去掉，同样将统计表中加入“单位”和“个人”统计项，使档案室和档案馆利用统计内容一致。

四是修改数字档案利用情况统计表，根据数字档案资源利用的特殊性，修改统计项目，取消利用目的和利用件次统计，借鉴图书馆等各种信息利用的统计方法，设置数字档案和电子文件的阅读量和下载量统计项目。

五是根据不同行业和部门以及不同地区档案利用的实际情况，设立一定的统计选项，基层单位可以根据自身的利用特点进行选择统计。

3.2重视档案利用工作，提高档案利用统计质量

提高档案利用统计质量是做好基层档案利用统计工作的前提和基础。在现有的统计制度不变的情况下，除了进行借阅登记外，对查阅、电话咨询、网上数字档案信息利用、电子文件下载等利用形式同样进行系统的登记，消除统计中的估计成分，保证数据质量。同时，要利用各类档案管理系统的统计功能、网络等现代化登记手段进行利用登记与统计工作，如对本单位的相关人员进行的部门库查找、文件、信息下载，可以通过系统的日志管理等不同的统计手段进行利用统计，以提高档案利用统计数据质量。

3.3 转变思想，提高利用统计工作有效性

基层档案工作者要转变利用统计理念，提高责任意识，克服应付思想，努力跳出利用登记的固定思维模式，摆脱传统的实体档案思维方式，从档案利用表层数据统计转向档案利用实效统计。通过档案利用统计数据的宣传体现档案工作的意义与价值，引起领导的重视，提高大众的档案意识，提高档案工作者的成就感。以服务为宗旨，将用户的满意度作为一项重要指标进行统计，用户的满意度是利用需求的满足程度（也就是利用目的实现程度），通过用户满意度统计，可以反映库存档案资源的丰富程度和档案工作人员提供利用档案的能力，这是档案利用统计工作有效性的体现。

（作者单位：南京体育学院）endprint