二级学院科研信息化管理新要求探析

摘 要：随着高校的科研发展，加强二级学院科研信息化管理是高校二级管理体制下提升全校科研管理水平的有效途径。本文通过对二级学院科研信息化管理现状的分析，探析科研信息化管理的新要求，提出了“一个中心，四个基本原则”的实施对策。

关键词：二级管理 科研管理 信息化 新要求

中图分类号：R197.6 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）04（c）-0183-01

随着高等学校的发展，高校内部管理模式逐渐转变为校院二级管理，管理重心不断下移。二级学院科研管理部门上要接受校科技处的业务指导，下要管理和服务系室的科研工作，提升科研信息化管理水平是满足服务职能要求的重要途径。科研信息化管理是指充分利用计算机、网络技术和各种信息资源，使科研信息传递各环节网络化、公开化、透明化，使信息交流更加方便、快捷。这对于提高科研管理工作的效率和水平，促进科研管理决策科学化，促进成果转化、实现科研管理创新等具有重要意义。

1 二级学院科研信息化管理现状和新要求

二级学院科研管理普遍采用传统的管理模式，即以上传下达为主，自主的创新性不足，管理机制不完善，在科研信息化管理完整性、高效性、准确性和安全性等方面存在不足。

1.1 完整性

科研档案是在科研活动中直接积累的各类具有保存价值的科研成果和有关科研方面的文件。目前二级学院对科研档案管理的完整性欠佳。二级学院科研管理者需对口校科技处的多个部门，管理面宽且科研信息量大种类多。信息化管理相对落后，仍然采用纸档为主、电子存档为辅的管理方式，一般只存档高级别项目、成果等材料的电子件。电子存档只进行了简单的分类归档，存档之间没有建立相应的联系，从而造成科研数据的管理和统计工作存在统计繁琐，不易查找等不足。这些都对二级学院科研管理中如何全面的掌握科研材料、提高信息化管理完整性水平提出了新的要求。

1.2 高效性、准确性

信息的处理和传递过程要求高效实时，科研信息亦有如此特点。科研信息发布是二级学院科研管理者重要的日常工作，目前主要通过传统的发布方式易出现缺少针对性且时效性低等问题。随着政府科研项目立项导向的变化，产学研合作日趋重要，信息的对等互通是其中的关键所在，但二级学院在产学研信息收集、传递过程中未起到明显的作用。此外，二级学院在申报科研平台、学科等材料时需要大量科研数据支撑，表格格式特定，目前普遍采用传统的excel数据处理和手动输入方式效率低下还存在不易实时替换的缺陷。所以新阶段科研发展的特点对二级学院科研信息化管理的高效性和准确性提出了更高的要求。

1.3 安全性

随着信息技术的飞速发展，信息安全已成为事业进步的重要保证。目前，二级学院科研管理者对科研信息化安全性认识普遍不高。二级学院科研管理者由于常协助学院领导处理相关事务，需要接触大量的内部信息和文件，但在日常业务的开展中容易把这些信息泄露。随着学校科研的发展，教师将承接越来越多的保密项目，二级学院科研管理者缺乏相关的保密知识。此外，科研管理者计算机中保存着教师在专业领域的最新研究成果，还有些是涉及教师个人信息的相关资料。但由于计算机操作水平有限等原因，无法完全保证这些信息的安全。所以多方面科研信息安全性不高的现状对科研信息化的安全性提出了更高的要求。

2 加强科研信息化管理的对策

科研管理的生命力在于创新，基于二级学院科研信息化管理的现状和新要求分析，在此提出科研信息化管理“一个中心，四个基本原则”作为切实可行的实施对策：以制度建设，提高思想认识为中心，以信息存档完整化、信息处理高效化、信息发布准确化、信息管理安全化为基本原则。

2.1 加强制度建设，提高思想认识

制度建设是优化管理体制的根本途径，二级学院科研管理者需逐渐完善各项适应于学院科研发展的管理制度，从制度上约束管理行为。在此基础上，需进一步提高思想认识，牢固树立以人为本的信息化服务意识，加强科研管理工作的主动性，提高信息收集的敏感性。

2.2 信息存档完整化

严格实行纸质和电子档案双轨制存档，将所有科研材料的原件均进行电子化扫描存档，并进行存档分类处理。对经整理的原件档案做详细的目录登记，使档案信息实现标签化。在将电子存档整理完成后，对科研基础数据进行数据库管理，建立二级学院科研管理系统，分析数据之间的相互联系，实现科研数据标准化管理，实施分级查询权限管理。最后，必须制定和实施科研数据定时更新机制，从制度上强化科研数据信息存档完整化。

2.3 信息处理高效化

提高计算机运用能力是保证信息处理高效化的重要途径之一。如在office办公软件中熟练的使用Visual Basic for Applications（VBA）编程能有效的提高文档信息处理速度，在学科、科研平台等申报时快速的实现数据支撑。强化院系二级管理是另一条重要途径，充分调动系一级的管理力量，将部分科研管理任务分解至系一级。此外，在日常工作开展过程中，熟练的掌握学院一线科研教师的科研现状与科研成果，也能有效的提高科研信息处理的效率。

2.4 信息发布准确化

信息发布的准确化主要指将科研信息发布给特定的教师。在科研通知发布中，注重点对点信息发布，既容易引起教师的重视程度，又能形成更好的反馈机制。要善于使用office软件中的邮件合并功能结合移动通信业务点对点的信息发送，快速、准确的将科研信息根据不同的需求分类发布。此外，刚入职的青年博士，往往对整个科研项目申报体系和科研管理方式不是很了解，这时就需要二级学院科研管理者编撰有针对性的指导手册，将青年教师最需要的信息准确的发布给他们。

2.5 信息管理安全化

二级学院科研管理者需要提高信息管理的安全化意识，定期学习保密文件，注意平时的言行、书写的材料等符合信息安全要求。严格执行国家有关保密规定，严守机密，不炫耀和泄露各种相关信息，这也是二级学院科研管理者必须具备的职业素养和职业道德。此外，需通过技术手段保障信息安全，如加强科研信息的实时备份，注重计算机和文档的加密措施，对计算机和科研文档进行双重加密是保证电子文档信息安全的重要手段。

3 结语

信息化管理是信息时代科技管理工作发展的必然需求。加强二级学院科研信息化管理是高校二级管理体制下提升全校科研管理水平的有效途径。作为二级学院的科研管理者要树立开拓创新意识，提高自身素质，研究科研信息化管理和科技发展的内在联系，努力实践科研信息化管理“一个中心，四个基本原则”的实施方案，从而实现科研信息安全、高效的管理和利用，不断开创二级学院科研管理的新局面。

参考文献

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