高校行政秘书队伍稳定的重要性及对策

摘 要： 高校行政秘书作为高校教育工作的基层人员，以辅助决策、综合协调、沟通信息和提供日常各项服务等为主要职能，对学院和领导、教师和学生肩负多重责任，起着看似简单又独特的作用。他们是领导的参谋和助手，也是维持高校正常工作的基本保障。基于各种原因，高校的行政秘书岗位存在流动性大和难以稳定等问题，作者对这些问题作思考，提出对策。

关键词： 高校行政秘书 队伍稳定 重要性 对策

一、高校行政秘书的岗位职责、工作特点及重要性

（一）岗位职责。

高校的行政秘书除了需要承担日常的各类琐碎事务（如：日常通知的传达；公章管理；学院固定资产及设备的具体协调管理；相关会议的组织和安排，会议记录和考勤；各种行政文件、材料的归档，数据的统计、上报；报纸、信件的征订与收发；教职工工作信息收集及整理；学院组织的各种活动的记录、资料采集等工作）外，还要协调和配合其他部门做好相关工作（如：协助财务处做好本单位的相关财务工作、协助工会等部门做好相关公益活动等）。同时，在教学秘书不在时，还要协助领导做好教学秘书岗位的应急工作，为教职工提供能力范围内的各项帮助和服务工作。

（二）工作特点。

1.行政秘书的工作涉及学院的方方面面，具有繁琐性。

2.行政秘书的工作涉及的范围广，工作对象包括领导、教师和学生，以及各个行政职能部门和其他对外合作单位，具有协调性。

3.行政秘书主要是服务于学院的师生、教学与科研、学院决策，具有服务性。

4.行政秘书的很多工作常有反复出现、反复办理的特点，具有重复性。

（三）重要性。

1.高校的三要素包括行政管理、教学和科研，高校行政秘书作为高校管理队伍中的一支重要队伍，承担大量的日常工作，包括各方面事务的执行、联络、沟通、传达等。他们的工作是为教学和科研服务的，并在一定程度上影响高校教学和科研水平，关系着高校的发展水平和质量，从而关系社会和经济的发展。

2.伴随着高校改革的不断进行，高校发展的自主性增强，管理权限增强。如何招揽学生，如何培养人才，如何保持永续发展，不仅需要教学管理工作的运筹，更需要行政管理工作的运作，而行政秘书是行政管理工作的先行者和执行者，起着不容忽视的作用。

二、高校行政秘书队伍的现状和存在的问题

（一）现状。

不可否认，当前秘书队伍的主流是好的，有业务过硬的老手，也有具备创新精神的新人，虽然他们年龄不同、专业不同，但有着共同的特点，就是面对困难和挑战，大多能将个人的苦乐荣辱与学院集体的利益紧密联系在一起，把实现个人的价值与推进学院发展紧密结合起来。他们有爱岗敬业的精神，有开拓创新的经验，也有锲而不舍的实践。但是，还是有部分员工在压力和困难面前，信心不足，等待观望，安于现状，或者因为岗位的工作特点，产生了职业倦怠，甚至有个别员工持有抱怨和消极的心态，不能较好地履行岗位职责。

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（二）存在的问题。

1.行政秘书的地位较低。秘书的工作是最基层的工作，常常不能受到应有的重视。在高校，教师和科研被放到重要的地位，而行政工作则被看成附属品，被轻视。出现这种现象的本质原因是行政管理的重要性没有被深刻认识，影响到了不少行政秘书的工作积极性。

2.行政秘书的综合素质不高。行政秘书队伍相对于专职教师队伍来说，存在学历较低、管理水平较低、创新意识较弱等问题，综合素质不高。在高校行政秘书队伍中，还存在部分人员是在引进优秀教师时，以安排家属的形式被安排在秘书岗位上的。学校对新进行政管理人员的培训重视不够或者缺乏系统培训，都导致行政秘书的综合素质偏低。

3.行政秘书的待遇普遍偏低。与党和国家对教育的重视相适应，高校教师的待遇问题得到重视，但大多数高校都存在“重教学、轻管理”的现象，教师的工资待遇远远超过管理人员。行政秘书是管理的基层人员，即使工作出色、能力突出，收入仍然处于最底层。正因为秘书待遇偏低，很多有能力有想法的人员不愿从事行政秘书工作，或者有些已经从事行政秘书工作的人员想方设法提高学历和评职称为转岗做准备。

上述三个问题，造成了工作人员无法潜心研究工作，创新方法，扎实做好工作，导致高校行政秘书的队伍很难稳定和进步。

三、高校行政秘书队伍稳定的对策

（一）正确定位行政秘书工作。

学校要发展，教学和科研固然重要，但秘书人员的重要性也不容忽视。教师的办公会议召集、学校的活动组织、教师和教学各项数据的统计等都离不开行政秘书，他们是维持学校正常运行的联络员、服务者和管理者，不可或缺。

（二）加强对行政秘书的培训，提高行政秘书的综合素质。

1.学校可尝试在培训前做好调研，开展有针对性的系统培训。可采取外请专家、名人来校做专题讲座等形式增强培训的吸引力，强化培训效果，也可考虑到同类学校考察交流，学习先进的办公经验，用多种形式强化秘书的工作能力。

2.行政秘书一要加强自我学习，提高业务能力；二要加强创新精神，与时俱进；三要充分利用办公自动化软件和设备，提高工作效率；四是要强化服务意识，在工作中坚持“以人为本”、“服务第一”；五要最大限度地发挥个人协调能力，分析和处理各种错综复杂的问题，为教学和科研打好基础。

（三）提高行政秘书的待遇。

学院管理层应商讨建立公平的有竞争性的激励机制，建立科学的绩效考核制度，对全部教职员工实行统一的奖惩制度，奖惩分明、重奖重罚，同时将工作表现、工作能力和物质待遇、职称评定等待遇挂钩，提供有竞争力的薪酬。当员工确定付出和回报成正比，就会工作积极性高，更努力工作。

综上所述，高校应切实认识到行政秘书队伍的重要性，通过加强培训、提升素质和提高待遇等手段，打造一支稳定的行政秘书队伍，从而谋求更好更广的发展前景。

参考文献：

[1]储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理观察，2008，（18）.

[2]徐霄侠.试论新时期高校行政管理的队伍建设[J].安徽电子信息职业技术学院学报，2010（4）：36.

[3]刘月.加强高校行政秘书队伍建设[J].秘书，2008，（6）.