高职院校学生档案管理探讨

高职院校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，是大学生在校期间德、智、体、美、能及各种社会实践的真实历史记录，也是其就业及今后各级组织考核、选拔、任用的重要历史依据，更是大学生由学校走向社会的重要人生履历。高校学生档案作为毕业生的一项重要材料，在其就业中发挥着重要作用，也是高校教学评估中的重要佐证。

1 高职院校学生档案管理中的不足。存在以下几方面：档案日常管理制度亟待完善；档案管理无序，缺乏专业人员；档案材料模式化，不全面；档案材料质量差，不规范，档案管理模式和技术陈旧落后。

2 高职院校学生档案管理工作对策探讨

2.1 宣传学习档案管理知识，增强师生的档案意识。应该在全体师生员工中大力宣传大学生档案以及档案管理工作的重要性，组织好《档案法》学习与宣传活动，提高对大学生档案工作的认识，增强师生的档案意识。调动院系工作人员自觉、主动、及时送交档案材料的积极性，形成人人关心大学生档案工作的良好局面。实现档案管理工作规范化、科学化、制度化，为安全保管和有效利用档案创造良好条件，确保学生档案材料归档及时完整。同时结合就业指导工作，从思想上提高大学生对自身档案价值和重要性的认识。把认真、准确、完整、规范填写个人档案作为档案管理的重要环节。学生档案管理者要根据大学生档案材料形成的规律，从源头着手，保证档案管理各环节的有序性，从而提高学生档案管理工作质量。

2.2 建立相关制度，规范档案管理。大学生档案属于人事档案，具有一定的保密性。在国家没有统一的管理制度的情况下，各高职院校应根据学校的实际情况，制定学生档案管理办法，提出学生档案收集、整理、移交的规范标准，明确档案材料的查阅范围和程序。建立专门的档案管理室，配备专职的管理人员，院系要落实专门的档案管理负责人，配合学校做好日常性的工作，院系不能存放学生档案，有关材料要定期定时归档。学生档案应按材料形成的时间顺序排列，便于今后查阅和使用。档案材料的收集时间以一学期或一学年为单位，由各有关部门定期向专用档案室移交学生档案材料，档案室也应建立索要制度，定期或不定期地索要应归档的学生档案材料。为保证归档材料的准确规范，档案室必须按照一定的原则，对收集起来的档案材料进行审查，甄别其真伪，判断其有无保存价值，确定其是否归入本人档案。

大学生档案转入时要查对入学材料是否吻合一致，完整齐全，核对无误后按照“一人一袋”的原则装入档案袋立卷，并填写收文登记表。学生毕业离校时要“档随人走”，转出时一定要有转出凭证，并在转出材料登记中注明转出时间、材料名称、数量、去向和发文号。

2.3 明确归档材料范围，充实档案内容。在全面深化高等教育改革和就业机制不断完善的新形势下，健全大学生档案信息资料势在必行。现有高职院校学生档案材料包括高中阶段材料：学籍材料、高考报名表、登记表、志愿表、体检表、高考成绩单等；大学期间材料：入学登记表、奖惩材料、党团组织材料、实训实习鉴定表、考试成绩单、毕业生鉴定表等。这些材料对用人单位来讲还显不足，体现不了大学生个性特点和全面发展状况。这就要对原有归档材料进行调整扩充，如可增加学生在校期间所考取的各类职业资格证书复印件、写实性的学年综合素质测评登记表、社会实践活动材料等，这些材料的形成过程能促使学生在校期间不断调整努力方向，为就业增加实力。

2.4 实现学生档案管理的信息化、现代化。随着我国高校毕业生就业制度的改革和毕业生人数的扩大，大部分毕业生通过人才市场就业，要使大学生档案在其就业竞争中发挥出应有的作用，就要彻底改变目前大学生档案管理严重滞后、利用率低和发挥作用小的状况，实现大学生档案的信息化管理。

高职院校在实现制度化、规范化管理的基础上，要尽快实现档案材料的信息化管理。在国家没有专用的大学生档案管理软件情况下，高职院校可以自行或联合开发软件。一是做到信息入机。要把学生基本信息及时、完整、真实、准确地录入专用电脑，并定期进行维护与更新。二是信息共享。在保密的情况下，实现校内有关管理部门之间的资源共享，确保必要时可随时对学生个人信息的查询、统计、服务。可随时为上级部门和有资质的用人单位考查学生提供准确的毕业生个人信息资料。既节省了人力、物力，也提高了档案管理工作的准确性和高效性，不仅有利于档案的规范化和科学管理，还有利于档案信息的开发和利用。这既是大学生档案管理工作的现实需求，也是信息化社会发展的趋势。

（作者单位：郑州牧业工程高等专科学校人文与社会科学系 来稿日期：2013-03-30）