信息化对图书馆和档案馆管理模式影响比较

图书与档案都是人们使用文字、图画或其他符号来记录历史、表达思想、传播或保存信息而形成的文献型信息资源。古代的时候，图书与档案的差别不大，到了近代，作为两个体系各自发展。20世纪末，互联网技术的普及和信息技术的高速发展推动着档案馆、图书馆的文献数字化的进程。虽然，档案馆与图书馆同宗同源，但是，信息化对档案馆和图书馆管理模式的影响却不尽相同。

1 图书馆和档案馆管理模式二者不同之处

首先，档案馆和图书馆都强调开放性原则。但是，由于档案信息资源与图书馆信息资源的特点是不同的，因此，二者在开放程度上存有差异。图书馆中的一切资源，基本上全部对用户开放。但是，档案馆要根据档案的保密原则来制定档案馆的开放原则，对档案信息数字化建设必须遵守保密原则。其次，从服务对象来看，图书馆的服务对象比较宽泛，面向社会全体成员，而档案馆的服务对象取决于档案文献的涉密权限。因此，档案网络必须对用户进行严格的鉴定以提供相应的服务信息。最后，从服务方式来看，图书馆储藏着各种文献信息资源，任何人都可以找到自己感兴趣的图书，图书馆可以满足读者的各式需求。档案是社会活动的原始记录，所记录历史以供后来者查考。档案利用以很强的需求为目标，用户必须有实际用途才能利用档案。自由使用的档案信息只能为开放的档案，必须验证身份后方可使用。因此，档案馆在满足用户需求方面明显低于图书馆。

2 图书馆和档案馆管理模式二者的相同之处

2.1 管理上的相同。首先，在技术方面，图书馆、档案馆个性化信息服务所需的支撑技术已经日臻成熟，如，数据库技术、网页动态生成技术及数据推送技术等。其次，在思想认识上，把档案工作、图书工作的重点调整到一切为了用户服务上来。笔者认为，基本上可以通过以下三方面来实现：第一，编制多层次、多类型的目录检索工具，便于查找图书信息、档案信息的数字化档案。第二，尽量取消开放档案的身份认证，这样，用户不管有无需求目的都可以随时查阅利用。第三，加大开放档案的力度。要正确认识和处理开放与保密之间的关系，及时审查调整档案的密级，积极开放一切应开放的档案。第四，在管理方面，我们通常所指的安全管理主要包括用户使用管理和系统安全管理两方面，其中，用户使用管理主要包括身份认证和使用授权，根本目的是保证只有合法用户才能获得相应的个性化服务和获取信息。身份认证一般采用电子证书方式确认用户身份，并通过授权服务器进行授权。还有一些特殊的情况，如用户在未退出系统时离开了计算机，系统也能确保用户的信息安全。最后，人员队伍对二者的信息化建设亦是非常重要。对现有人员进行严格的资格审查和业务考核，还要重视对现有工作人员的业务培训，促进其提高业务水平和工作能力，以便更好地适应图书馆与档案馆的建设和发展需要。还有一点，就是规范化的管理。图书馆和档案馆的个性化服务是需要规范化的，规范化的服务一般是指对服务系统中所涉及的各个要素，如人员、信息资源、技术方法、服务质量、业务流程等做出统一的规定，制定与之相应的标准或规范，最终实现开放、互联与共享，以便提高服务效率。

2.2 制度创新上的相同。首先，人事制度是图书馆、档案馆人力资源的保证。从目前来看，营造良好的内外部环境，引入人文精神，寻求强大的精神动力是图书馆、档案馆突破人事制度创新的瓶颈。图书馆、档案馆人事管理制度应体现以人为本的人事思想，体现美好与和谐的人文关怀，以激发图书馆和档案馆馆员的工作积极性和创造性。其次，管理手段方面，图书馆、档案馆作为知识、信息和资料的搜集、整理、存储、传播的重要基地，也成为知识创新的重要基础。运用计算机多媒体技术、网络通信技术，为用户提供跨地域、超时间的信息虚拟化服务，最终实现信息资源虚拟化和检索的智能化。再次，业务流程重组和组织结构方面，管理创新方面，可以借鉴企业过程再造管理的管理技术和管理方法，对图书馆、档案馆的业务流程进行整合和再造，以带动组织结构和管理模式的创新。 最后，服务方式方面，从“书本位”逐渐向“人本位”的转移。网络时代对无限的、杂乱的资讯需要经过整合，将有序的信息给读者。不同的读者对于信息的需求不同，现代图书馆、档案馆的服务在满足读者一般需求的同时，应设法解答每一位读者的各种问题。

（作者单位：开封大学图书馆 来稿日期：2013-04-15）