浅议办公自动化的系统设计和实现

摘要：随着世界经济的不断发展，全球发展已经进入了网络化、数字化、信息化的高速发展时期。现代化企业不断面临着来自市场、消费者以及自身发展的严峻挑战。办公自动化作为现代化企业生存发展的重要保障力量正受到越来越多企业领导者与管理者的高度重视。办公自动化不仅能够大幅度提升企业生产经营工作效率，而且能够最大限度的降低企业经营运作过程中的各项成本开支。目前基于OA系统的办公自动化产品也受到众多企业的热力追捧，各行各业也都将更多的精力放在了如何开发与研究更适合自身发展的办公自动化系统。该文着重探讨办公自动化系统的设计与实现问题，以供参考。

关键词：企业管理；办公系统；办公自动化

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）11-2747-02

所谓OA，就是office automation的英文缩写，其本意是企业或个人利用现代化的技术手段来提升日常办公效率，从而实现办公自动化的目标。OA采用互联网技术，实现组织内部工作人员更加快捷高效的信息交互及共享需求，一改传统办公的效率低、错误高、速度慢的手工办公模式，用全面便捷高速化的信息处理进行全面替代。OA办公系统兴起于二十世纪七十年代中期，OA技术是一门综合性计算机网络技术，OA系统的推广与普及一方面给现代企业的生产运作带来全新体验，同时也为企业想要实现现代化管理升级带来了一系列的新问题与新挑战，如计算机操作技术的掌握、网络技术的学习以及数据库技术的跟进等等。在当今社会，在办公自动化系统逐步成为企业管理工作的主流模式的今天，办公自动化水平的高低已经成为衡量企业管理水平高低的重要标准。企业想要在激烈的市场竞争中获得一席之地，想要最大限度提升企业自身的综合竞争实力，办公自动化的系统设计与实现就成为了必须加以重视的重要课题。

1 办公自动化系统设计与实现的意义

在OA系统普及之前，还出现过诸如Lotus1-2-3以及MS Office之类的用以提升办公效率的相关软件或者程序，但是以上两种系统都有一个共同的问题，那就是无法实现群体办公的效率提升，如果仅仅是提升个人办公的工作效率，对于现代化企业管理及相关工作的完成而言，意义也不会太大。因为现代企业办公环境的最大特点就是群体性，需要个体与个体之间的相互协作，需要群体行动的规模效应，所以不管是Lotus1-2-3还是MS Office，都存在着无法完全迎合现代化企业办公需求的地方。

办公自动化系统虽然普遍应用于各行各业的企业当中，但是由于不同行业有不同行业的生产运作特点，企业与企业之间也存在着千差万别的不同，所以办公自动化虽然普遍存在于各个企业，但对于具体企业而言，办公自动化系统却不是随便拿来一个就可以很好的使用的。一家具备长远发展眼光的企业在进行自己的自动化系统选择过程中，都会将其与自身的各项业务紧密结合，有条件的企业甚至会专门寻找技术人员为自己量身定制。虽然量身制定的办公自动化系统成本会更加昂贵，但是却也可以在信息收集、信息及数据查询、企业各项数据信息的统计以及各项具体业务运作过程中让系统更加贴近自身的运作实际，操作人员能够更好更快的获取符合自己企业的各项数据及结果，从而提升企业的管理效率及决策正确性。

基于OA的办公自动化系统能够帮助企业更好的取得与世界的各项联系，企业与企业之间能够通过畅通无阻的网络沟通渠道进行联系。OA办公自动化系统不仅能够帮助企业员工在Internet上进行相关数据信息、技术资料的查询工作、市场咨询的及时跟进、潜在客户的搜寻、合作伙伴的寻求等，而且还可以让更多的企业了解我们的相关信息，如企业项目介绍、产品介绍、服务项目介绍、生产经营历史、业务种类及范围等等。能够在不花费更多成本支出的基础之上为企业更好的进行全方位的形象宣传。办公自动化系统的广泛普及以及卓越功效已经得到了几乎是全世界的共识，越来越多希望在现代化市场中获得稳定发展的企业都投入了更大的精力、时间以及金钱来建设自己的办公自动化系统。

2 设计分析

在办公自动化系统设计以及需求实现之前，首先就必须对设计工作进行一个必要而充分的前期分析工作。系统分析应该包括对网上办公系统的需求分析，如对网站功能的需求分析、对系统运行的需求分析以及对系统各种安全性能的需求分析等。

1）网站功能需求分析

一个较为完善的办公自动化系统应该包括许多方面的功能，首先是企业内部职员注册、登陆及退出功能、企业客户注册、登陆及退出功能、后台管理人员注册、登陆及退出功能等。其次是企业各项信息的录入与更新功能，如企业基本信息更新、企业职员制度更新、企业相关资料借阅制度等。再次是企业绩效公布功能，企业员工的个人绩效以及部门组织的工作绩效等，都应该设置相关查询权限有条件开放。同时还应该具备客户对企业历史业务及服务情况的查询功能。

2）系统运行需求分析

在系统运行过程中也有许多需求是我们应该注意和重视的。因为系统是人机对话的介质，如果系统运行方面出现问题，那么操作人员在操作过程中也会感觉不适，从而无法发挥出系统的真正功效。运行需求方面，首先应该重视用户界面的设计，应该遵循人性化的界面设计原则，要有简介易懂的操作提示，要有美好的视觉感受。在硬件接口部分，应根据是否需要进行外部扩充或辅助的实际需求设计或者不设计硬件接口。在软件接口方面，目前大多数电脑用户的系统已经普遍为windowsXP或者windows7，所以软件接口也要进行与系统相适应的设计和调整。再次，系统在运行过程中难免因为人为操作或者机械原因而出现运行故障，所以自动化办公系统也要针对这一问题提出自己的解决方案，如尝试修改数据库配置文件等进行补救。总之，系统运行需求分析的原则就是要更好的了解运行是所需要和所必须具备的功能，从而更好地进行系统设计，促使设计能够真正得以运作和实现。最后，也是最为重要的一点，就是要进行安全需求的分析。安全需求包括了系统安全分析、系统容错性分析以及系统封闭性分析三个方面。系统安全性分析要针对重要数据的密码保护强度及实用性进行分析，要达到基本安全标准。系统容错性分析，是当操作人员进行了错误的操作或者输入了错误的数据时，系统能够及时辨认并且给出提示信息，这样能够帮助操作人员更好的完成操作以及减少系统损伤。系统封闭性分析是指能够让操作人员在一个相对封闭不受其他信息干扰的条件下输入数据，系统能够根据操作人员的具体操作目的给出相应的提示信息。

3 办公自动化系统具体设计及实现

1）数据库设计与实现

在数据库的设计过程当中，首先需要根据本次系统所使用的后来数据库类型来进行相应的数据库创建工作，比如后来数据库是MySQL 5.0，那么就需要创建db_office数据库。然后是要进行数据库相关数据表以及功能的设计。在数据库当中，一般应该包含以下功能，公司的基本信息以及基本制度表格、管理员以及超级管理员表格、企业内部各部门表格、企业内部员工个人信息表格、企业生产经营活动内容表格、企业产品推介表格、企业客户相关信息表格等。在功能确定之后，需要进行数据库的实现，这就需要进行代码创建，如公司基本信息及基本制度用代码（tb_company）表示，就要将tb_company写入代码程序中进行创建。

2）系统功能设计

首先是企业信息设计，在企业信息功能模块，企业管理者与职员都能够对公司的各项信息进行查阅，管理人员还能够对公司的各项规章制度进行修改、新增和删减等。在企业绩效模块，所有工作人员能够对自己的工作绩效进行查询或输入新的内容，管理者能够通过信息检索功能搜寻绩效卓越或进步较大的企业员工。人士消息模块，能够查询企业近期人事变动情况，人事经理或者总经理能够对相关信息进行修改。审核批示模块，凡企业内部需要审核批示的内容都会由相关负责人员在这一模块当中进行录入，主管人员在查阅审核内容之后给予及时的回复，申请人员能够随时跟踪了解所申请事项的审核进度。

3）后台管理功能设计

OA办公自动化系统的后台管理工作属于较高权限的操作范围，只有专门的后台管理人员才能够进行操作，后台管理功能的设计质量也直接影响着整个办公自动化系统是否能够有序运行。后台管理人员通过专门的管理人员登陆窗口进行，不仅能够全面查询系统中的所有资料和数据，同时能够对所有功能分区、模块以及系统中所有用户的权限进行调整。入添加部门信息、添加新部门、更改某些用户的用户权限、重新设定具体功能模块的查阅权限（公开或者限制用户组别）等。

4 结束语

现代企业办公自动化系统的质量以及是否与企业当前各项经济活动与生产经营项目达到准确贴合是系统运行质量的衡量标准。办公自动化系统设计与实现虽然是一项繁琐复杂的工作，但是对于现代化企业管理而言却也是意义重大。总之，企业应该选择适合自己的系统及软件，应该在这方面投入更大的精力与关注力度。

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