长岭炼化分公司协同平台的设计与实现

摘要：该文分析了长岭炼化公司在信息化应用的现状和问题 ，提出了建设公文管理系统、协同办公系统和移动办公部署三步走的信息化平台建设方案，并详细论述了不同系统建设的定位、功能范围和安全性等问题，并展示了项目最终的实施效果。

关键词：协同办公；公文管理；移动办公

中图分类号： TP311 文献标识码 A 文章编号：1009-3044（2013）13-3056-03

1 建设背景

长岭炼化分公司的统称，隶属于中国石油化工集团公司，是集炼油、化工生产于一体的国有大型企业。中国石化集团公司在2011年“中国石化信息化工作会”上指出，利用信息手段推动“智能中国石化”的建设，通过引入新的IT及通信技术，更加有效的提高办公效率。长岭分公司根据中石化总部的统一部署，先后实施了ERP、MES（生产执行系统）、HR（人力资源系统）、LIMS（实验室管理系统）、PI（实时数据库）等各种各类的专业管理系统，形成了基于信息基础设施和信息化的大规模建设，逐步形成了相对完整的信息化体系形成了一系列的信息技术应用平台，为长岭炼化的经营管理提供了强有力的支撑。这些适用于各类专业的信息系统有效地提高了分公司信息化水平，但也带来以下问题：

1）跨部门沟通与协作繁琐且低效；

2）日常的请示、汇报、工作安排、信息互通、工作协调缺乏较好的信息系统处理与审批，提高了运营成本；

3）数据分散，数出多门，不能够部门共享，难于管理；

4）信息系统内审批流程过多，无法直观管理公司各项工作流程，实时督促执行情况；

5）各类信息系统有B/S、C/S多种模式，各类数据库系统，尤其是ERP系统是ECC6.0版本，自成体系，系统之间整合难度大；

6）领导对重大事件的无法及时掌控；影响决策。

同时考虑到长岭分公司办公自动化OA系统为2004年上线，采用Lotus Notes作为开发和应用平台，软件结构使用B/S模式，仅实现了公司内部电子邮件系统、个人辅助办公、与档案管理系统集成和公文管理等基本功能。由于办公自动化系统上线较早，在系统设计、软件功能和服务器硬件都出现了一定问题，长岭分公司迫切的需要替代纯公文管理系统的产品。同时为了提高公司部门协同工作效率、加强重要工作及项目的跟踪、监管每个工作流程、部门员工同领导沟通的及时性与准确性，长岭分公司提出要建设面向企业级应用的大型协同和移动办公平台。

2 协同和移动办公平台建设目标方案

对市场上较成熟的协同平台和移动办公平台进行充分调研，结合长岭分公司信息网络及应用环境的现状，各类信息系统尤其是ERP系统接口的集成需要做大量的先期工作，本次协同和移动办公平台项目建设分为三个步骤进行实施；1）首先是搭建一个B/S结构公文管理系统，实现公文管理、制度管理、体系文件管理和与档案系统实时接口等功能要求；2）在公文管理系统基础上延伸流程管理，优化分公司管理流程，将部门之间内部沟通表单、公共信息、日程/会议管理等组织内的各种资源整合到系统进行管理，从而搭建一个真正打通业务审批+办公的协同管理平台；3）搭建移动办公平台，将优化的协同管理平台的表单和审批流程移植到移动终端（手机或平板电脑），使流程相关人员随时随地办公，进一步提高工作效率。

搭建协同和移动办公系统，必须考虑安全性、实时性、易用性、标准性和可扩展性等。其中由于该系统一般涉及的数据较为重大和机密、登陆系统的多样化等决定了该系统最首要的就是安全性问题。我们从以下几个方面来考虑：

2.1统一的AD域账号认证管理

协同系统和移动办公系统都统一使用唯一的AD域账号认证。针对PC端实施的协同办公系统对员工密码的攻击和猜测上作到了反攻击和反猜测，对机密岗位配备专门的加密狗。针对手持终端的移动办公系统，域账号与用户的手持终端的唯一设备识别码进行识别，避免了盗号问题；如果手持终端丢失，可以发送指令及时销毁个人信息资料。

2.2 数据备份

数据库服务器的备份为每天进行差异和完整备份，定时将备份文件拷贝到指定存储区域。系统部署升级后实现自动将数据库备份文件移动到另外的服务器存储空间里，已确保数据在其他地方有备份，防止单点故障问题。

2.3 系统实时性

协同系统对所有工作流的数据做到实时、在线了解、在线跟踪、在线反馈，以“人为中心”。移动办公系统保证实时完成大容量数据处理的时效性和系统的高性能，对业务提供并发处理支持。

2.4系统易用性

系统应具有一致的、友好的客户化界面、三层客户/服务器体系结构系统架构，系统基于B/S结构，通过IE浏览器，在网络上进行使用和维护，并具有实际可操作性，使用户能够快速地掌握系统的使用。

2.5提供各种标准化接口

3 系统的功能实现

2011年9月份，长岭分公司开始了协同办公和移动办公系统的信息化项目建设。

3.1 协同平台的建设

长岭分公司协同平台系统初步设计实施协同管理、表单管理、文档管理、公共信息和日程、计划、会议五大功能模块。实施的组织范围包括长岭分公司主要职能处室，分公司所有产品都纳入了系统管理。该系统实现了以下几个功能：

1）专业化的协同管理流程

系统根据每个人员的岗位、职务级别、部门角色、领导角色自动匹配以流程当中。同时会根据智能可视化的流程将长岭分公司的审批制度纳入到整个协同平台建设当中，保障制度的落地；

2）平台化管理

3）流程自动定制

为了使系统能符合不同企业的业务流程，在系统平台中提供了审批流程自定义功能。

4）结合企业实际，符合企业管理

主要体现在两个方面，一方面是系统功能符合长岭分公司业务实际，另一方面是系统中的审批流程符合长岭分公司现在的业务流程。

系统的功能结合长岭分公司实际，实现了审批申请、审批过程的管理、审批文件的归档等。这些功能和日常工作业务相结合，为用户提供一个网上办公的工作平台。

3.2 移动办公平台的实现

4 应用效果及结束语

通过协同办公系统，把公司日常管理中的业务、事物、协作等信息在组织内的分支机构、部门、群组、个人之间进行及时高效、过程可控、全程共享的快速传递，事件能跟踪和监督。分公司将IT内控所涉及的网络基础设施、ERP日常运作和合理化建议的16张表单纳入平台中运转，以工作流为核心，实现对组织和业务管理的支撑。今年截止到2012年12月6日，系统中IT类流转表单838张， 通过工作统计、表单统计等手段给领导直观展示员工工作执行情况，同时优化和规范业务流程，真正实现了无纸化办公有效的提升了办公效率，并大大减少了无审批或事后补审批手续的不规范操作现象，提高公司内部部门与部门、人与人之间、领导与下属之间的沟通，最终实现管理人性化、信息资源化、传输网络化为标志的现代化办公。

移动办公系统借助手机通信的便利性，大幅度提高了办公效率，节省了大量的时间和其它资源，使得长岭分公司的工作人员和管理者使用者无论身处何种紧急情况下，都能高效迅捷地开展工作，对于突发性事件的处理、应急性事件的部署有极为重要的意义。

该项目建设主要考虑了长岭分公司应用现状，同时结合协同办公系统流程优化管理和移动办公系统快捷部署、高可移植性等系统特点相得益彰，避免了系15OTEDxQgGDMziVfk3boPg==统实施的重复建设，有效屏蔽信息孤岛，实现数据共享，实现高效的企业协同管理。长岭分公司信息系统目前只实施了部分纳入协同和移动办公系统，下一步的整合工作任重而道远，期待将更加有效提升长岭分公司信息化水平。

参考文献：

[1] 杨海生，高晨.高效安全移动办公系统设计理念[J].广播与电视技术，2006（1）.

[2] 李英.移动办公的新安全革命[J].计算机与网络，2006（23）.

[3] 宋文超.基于云计算的移动办公系统的设计与实现[D].北京：北京邮电大学，2012.

[4] 孙鹏.基于虚拟化技术的智能手机移动办公的研究与应用[D].上海：复旦大学，2011.