高校办公系统的分析与设计

摘要：网络技术的发展和应用迅速波及到了社会各个领域、各个层次。学校，是培养跨世纪人才的重要基地，如何把信息技术和教育很好地结合起来，把信息网络和先进的计算机软件技术引入学校，是摆在每个教育工作者面前的重要问题，同时也成为一个迫在眉睫的问题。

关键词：高校；办公系统；分析；设计

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）13-3212-03

1 现行系统分析

1.1 现行系统构成

高校现行办公系统组成多而杂，可以分为如下两大类：

1）信息存储和业务操作系统，如财务管理，科研管理系统，图书管理系统，排课系统，教材管理，成绩管理系统，毕业论文管理系统等等；

2）信息传递系统：纸质通知，网站，手机短信，QQ群等等。

近年来学校信息系统建设进展显著，同时也存在不必要的建设。如学校有了一卡通，还要搞一个手机通，这基本是没有必要的，仅是充当了移动联通的超级促销角色。

1.2 现行系统存在的问题

1）各个系统相互独立，基本信息不一致，甚至各个系统的登陆用户名都不一致，其结果是每位老师需要记住很多个的登陆用户名。

2）通信系统多而杂，信息获取渠道不通畅，办公办事过程繁杂，垃圾信息泛滥等等。如：

案例1：科技处发通知：请老师们申报国家自然科学基金

纸质通知：存在有的老师错过通知的情况，同时也会存在老师们在网站上转了半天找不到通知和下载文件的情况。即使每个人5分钟查找，成千上万的人使用，时间浪费巨大。

手机短信通知：手机垃圾信息泛滥，那条是要马上要做的工作，那条是垃圾信息，很难找，同时也会存在老师们在网站上转了半天找不到相关具体通知和下载文件的情况。

QQ群通知：QQ群里，你一句，我一句的，不乏有好的交流，但是垃圾信息更是泛滥。

案例2：XX老师因有急事，需要调课（办公办事过程繁杂）

现行处理方式如下：该老师先到院教务秘书处领一张调课表，并填写表格，然后找由院长签字，接着找教务秘书盖章，再到教务处办理，最后将调课结果交给院教务秘书，并通知学生。

整个过程估计至少需要半个小时。在这些环节中，要是院长、教务秘书不办公室，那么调课的老师还需要等待找人，所需要的时间将会更多。本来调课不是一个很大的事情，但是经过这些环节周转，却浪费了老师大量的时间和精力。

1.3 各种通告方式存在的问题

1）网站通知。将通知在学校的一些网站上公布，相关人员可以到网站上查看。但这种方法有诸多不足之处。其一：相关人员无法知道信息何时发布，除非天天在诸多网站上查看；其二，相关人员无法准确知道信息发布在何处，这需要在网站上到处找。

2）QQ通知：大学校园几乎人人都有一个QQ，所以现在学校里常常用QQ群来联系或发通知。局部办公使用QQ是比较经济便捷的，但他的缺陷是无法将其运用到整个学校的整体运作当中。在一个大学里少则有几万人，这么多的人构成成千上万的群体，每个成员可能属于成百上千的群体，而QQ只能创建有限的几个群，每个群的人数有限，即使QQ允许我们创建不受限制的群，这么多的群，这么复杂的关系怎么管理啊，所以QQ只能局部使用，运用到整个学校的运作是不可能的。

3）手机短信：短信显然可以快速的将信息发送给目标人员，但当要发送的内容比较大，并且要发送的人数多时，它的缺点就暴露出来了。

2 解决方案设计

建设一个用户信息一致（用户信息应该上升为一种重要资源和信息），通知信息直接到桌面平台的办公信息传输方案，打开计算机就能清楚知道每天应该完成的工作。

2.1 总体构架

2.2主要模块

2.2.1 前台模块

系统设置：设置系统用户名、密码、邮件读取方式（删除读取、不删除读取）。

邮件读取：向系统发送读邮件请求，获取邮箱地址和密码列表，从邮箱列表读取邮件，并将邮件存储在本地磁盘（提供邮件自动读取功能）。

邮件编辑：文本编辑，粘贴附件等。

邮件发送：创建邮件，向系统发送发邮件请求，获取收件人邮箱地址列表，发送邮件。

邮件管理：邮件分类，邮件标识，邮件排序，邮件检索，邮件删除等。

管理员模块：增加用户，删除用户。

2.2.2 后台模块

2.3.2 详细设计

邮箱基本信息表：邮箱地址，邮箱密码，邮箱类型（个人，单位，社团，职称、职务），所属者，管理员。

个人用户基本信息表：用户名称，用户密码，姓名，职称，职务，私有邮箱，直接上级单位，所属社团1，所属社团2，所属社团3，所属社团4，……，所属社团10。

单位用户基本信息表：单位名称，邮箱地址，邮箱密码，直接上级单位，管理员。

社团邮箱基本信息表：邮箱名称，所属机构，邮箱地址，邮箱密码。

单位从属关系表：从属单位，所属单位。

2.4 权限设计

1）每个客户端以个人用户登录名登录系统。

2）每个客户端拥有读取个人邮箱、直接上级单位邮箱、所属社团邮箱、职务邮箱、职称邮箱邮件的权限。

3）每个客户端拥有给个人邮箱、直接上级单位邮箱、所属社团邮箱以及直接所属机构的下属机构发送邮件的权限。

2.5 界面设计：工作桌面可以参照outlook。桌面平台提供信息提供如下功能

1）点对点的信息传输：系统的每个用户可以给另一用户发送信息（权限之内）。

2）点对多的信息传输：如科技处可以通过一键操作给学校所有老师发送信息。

3）信息接收：系统自动接收点对点和点对多的信息。

4）信息删除：一键操作删除垃圾信息。

5）信息标记：重要信息可以做标记。

6）信息检索：轻松智能搜索历史信息。

7）所有的信息支持大容量的信息传输，信息的内容可以包括文字和附件。