探究高校档案管理工作规范化的新途径

摘 要：在知识经济和信息化时代，加强高校档案规范化管理，对于夯实高校基础工作，体现核心竞争力都具有重要的意义。本文分析了高校档案管理工作规范化的意义，从档案的收集、分类、保存、应用四个环节找出了高校档案管理工作规范化的新途径。

关键词：高校档案 规范化 新途径

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）07（a）-0223-01

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成拥有一定保存价值的文字、声音、影像资料。档案工作是高校重要的基础工作，从1987年国家教委下发的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》，到2008年国家教育部下发的《高等学校档案管理办法》，都体现出国家对高等教育档案管理工作的重视程度。从学校自身看，在知识经济和信息化时代，加强高校档案规范化管理，对于夯实高校基础工作，体现核心竞争力都具有重要的意义。

1 新时期高校档案管理工作规范化的意义

档案的规范化管理是指注重档案管理不同阶段的相互关联、配合，形成档案管理合力，通过“合规”操作，体现出档案在收集、分类、保管、利用等方面的层层衔接与递进关系，以便于更好的提高高校档案管理效率。一方面，实现高校档案规范化管理，可明确档案管理的工作流程。档案管理是一个系统工程，在“收集、分类、保管、利用”等每个环节都有特定的任务，只要某一个环节出现了纰漏，就会影响到整个档案系统的准确性。而规范化管理，通过明确每个环节的工作重点和工作任务，能够从细节抓起，通过强制性的合规操作，实现“依法治档”，促进整个档案系统的科学性和完整性，推进高校档案管理的信息化、现代化和档案利用知识化进程。另一方面，实施规范化管理，可以提高档案管理人员工作的工作主动性。档案的规范化管理，能够明确每个部门、每个档案管理人员的工作责任，通过明确某一环节的目标，使得每个部门、每位工作人员能够各尽其职，工作职能上没有没有重叠和交叉，防止在档案管理过程中的各部门间“推诿”、“扯皮”、“不作为”和“齐抓不共管”的现象发生。

2 高校档案管理工作规范化的新途径

高校档案的规范化管理渗透到档案的收集、分类、保存、应用等四大环节，只有做到每个环节既相互独立又互相联系，才能够体现出规范化的集约与高效。

2.1 高校档案的收集阶段

收集阶段是高校规范化档案管理的第一步，在收集过程中，需要对高校在教学、学术研究、学生工作、招生就业等方面的工作内容进行系统的分析与严格的把关鉴定，并能够及时的收集有保存价值的资料。在实际工作中，首先要明确相关部门的职责，依法治档、依法管档、“应收尽收”，使高校档案工作有章可循，为档案的收集提供质量保障。当前，高校普通在学生档案收集方面较为薄弱，而在档案收集过程中将重点放到教学与学术研究、教师档案等方面。高校档案必须以师生为本作为自己的发展方向，以“使用者至上，服务第一”的原则，收集、开发档案，以为使用者提供提档便利条件作为最终目标，在档案的收集中体现人文关怀，树立“全纳”和“大档案”的服务理念，使档案收集工作服务于学生。

2.2 高校档案的分类整理阶段

档案的分类是高校档案管理系统的第二阶段工作，在这一环节中，要求高校档案管理部门将收集的各类档案按其形成的内容、特点进行科学分类、系统编目，明确档案层级及信息间的逻辑关系。在分类阶段，做好过程控制与监督检查，实现程序化分类控制是关键因素。要明确高校档案分析的“分类前—分类中—分类后”的标准，做到事前有依据、计划与布置，事中有检查、监督，事后有验收、总结。要摒弃传统的根据“归档时间”进行分类的方法，大力实施“复合型”分类法。

2.3 高校档案的保管阶段

档案的保存与管理是档案工作最重要的环节，高校要尽最大的努力实现档案的“无破损”、“零丢失”管理，延长档案保存的周期。对于数字化档案，要引入稳定度高、集成性高的软硬件档案管理系统，推进档案数据库资源的数字化、信息化进程，做好日常的数据库更新与维护，高校要指定专人进行系统软件硬件升级，建立相关的数据备份与保密制度，购置有效的防火墙，加强网络安全，为数字档案的管理与利用提供可靠的运行平台。要进一步落实好档案管理的相关“标准化”建设，根据学校自身实际，出台《档案标准化保管办法》以及《档案标准化管理实施细则》、《档案标准化保管考核规定》等规章制度，推进档案的“标准化”进程。

2.4 高校档案的利用阶段

“以人为本”是科学发展观的要求，以档案的使用者为本位更是现代档案管理的核心理念。高校档案的收集、分类、保管等前三个环节能够确保档案的“应保尽保”和合理编排、安全保存，那么高校档案的利用则是档案管理工作的最终目标。高校档案管理部门要在合理设置密级，保证安全性的前提下，广泛创新档案利用手段，通过阅览、借出、交流、咨询等方式，使高校档案得到有效的利用，扩大档案利用的覆盖面，增强档案利用的服务效能。档案管理部门可根据用户的要求，为每个用户建立“档案数据包”，为其提供阅读和提档咨询服务，主动建立与档案使用者的联络纽带，为其查询和导航档案资料，使档案管理工作服务于学校的各个部门，为学术研究提供资源库，为学生的成长与发展提供参照物，为学校领导的重大决策做好参谋。

总之，在知识经济和信息化时代，加强高校档案规范化管理，对于夯实高校基础工作，体现核心竞争力都具有重要的意义。实现高校档案规范化管理，可集约化档案管理的工作流程、提高档案管理人员工作的工作主动性。在未来的发展中，档案的收集阶段，要明确部门的职责，做到“应收尽收”，进一步完善档案管理结构；在档案的分类阶段，要实现程序化分类控制；在档案的保管阶段，要整章建制，做好数据库维护；在档案的利用阶段，要体现人本理念与个性人服务；最终才能够更好的实现高校档案管理工作的规范化。

参考文献

[1]严小蕾.高校档案工作规范化管理刍议[J].四川档案，2012（4）.

[2]张俊慧.高校档案工作规范化管理实践[J].四川档案，2012（5）.

[3]李明峰，刘伯俊.谈高校档案工作的规范化管理[J].现代阅读：教育版，2011（9）.