谈如何加强事业单位档案管理

随着社会的发展和事业单位改革的不断深入，给事业单位档案管理提出了新要求。当前，事业单位档案管理，由于受软硬件投入、人员素质等诸多因素的影响，很多基层单位都没有专门的档案室。伴随着计算机、网络的普及应用，无纸化办公产生的电子图像、文档等，给传统的档案管理工作带来新的机遇和挑战。面对新形势和新要求，做好档案管理工作，应在以下几方面下功夫：

一、建立健全档案管理制度机制

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性很强的工作，特别在社会主义市场经济形势下，管好用好档案，对于人才使用、资源开发起着重要作用。因此，要按照国家《档案法》的要求，紧密结合事业单位的实际，要健全完善文件资料的收集管理、归档范围、归档要求、档案利用、档案销毁、档案管理人员职责等各项管理制度，使档案管理工作制度化、规范化、科学化。分管这项工作的领导和上级业务部门，要定期检查指导档案管理工作情况，确保各项制度的落实。

二、抓好档案管理人员业务培训

档案管理有其内在规律和特定要求。应选用政治上可靠、作风正派、责任心强的同志从事档案管理工作，根据单位档案管理工作量配备档案人员数量。不论专职还是兼职的档案员，都要定期或不定期地进行业务培训，不断学习和掌握档案管理的新知识和新技能。可采取参加档案部门培训班、上级机关组织的档案管理工作交流和平时档案工作的检查指导等形式，通过学习培训提高档案管理人员业务素质。基层事业单位的档案工作人员应该做到多专多能，只有这样，才能适应收集、分类、编研等工作的需要。

三、做好档案管理基础性工作

档案管理基础性工作的好坏，直接关系到档案管理质量和使用效率。做好档案管理基础性工作，可从四个方面来进行。一要注重完整。档案材料具有稳定性、永久性特点，因此，要求内容真实、项目全面、与结论相关的链条完整。如有缺失，想法补齐，保持档案的完整性。二要注重规程。做好原始档案的整理工作，及时进行分类、编目；建立档案查阅登记制度，以便准确快捷地提供服务，充分发挥档案的作用。三要注重安全。要优化档案保管条件，增加安全设施，做好防火、防盗、防霉变、防虫蛀鼠咬等问题发生，确保档案安全。四要注重保密。根据档案材料性质确定密级与保存期限，涉密档案材料要在保密环境下开展档案利用。涉密档案销毁，要符合监销规定。

四、加强档案管理硬件建设

档案管理硬件建设是必不可少的一个方面，具体讲就是要有单独存放档案的档案室和档案柜。目前，一些基层事业单位由于办公用房比较紧张，办公室、档案室合二为一的现象比较普遍，这样很不利于档案的安全保存和保密使用。随着办公条件的改善，没设独立档案室和档案柜的单位，一定要设法加以解决，因为很多档案材料是不可再生的。档案管理人员应积极向有关领导反映情况，提出建议，争取得到领导对加强档案管理硬件建设的重视和支持。

五、加强档案管理信息化建设

档案管理信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务社会为宗旨而开展的一项多学科知识交叉应用的新型工作模式。基层事业单位档案信息化建设重点抓好三个方面的工作：一是抓好档案信息资源数据库建设，形成资源配置合理，特色突出，使用便捷，计算机检索系统实用化，以此提高档案工作的服务水平和服务能力。二是抓好档案管理人员综合素质。思想素质：要政治坚定，工作热情，作风严谨，事业心强；业务素质：熟练运用信息工具，能及时捕捉、有效鉴定、加工提炼档案信息。三是抓好档案信息规范化建设。努力做到档案信息著录规范化，档案信息储存规范化，档案信息管理软件开发技术规范化。通过加强档案管理信息化建设，提高档案现代化管理水平，实现档案信息资源共享。

（作者单位：河北省国土资源厅信息中心）