关于电子文件归档的一点思考

阎 淼

（山西煤矿安全监察局，山西 太原 030012）

1 电子文件和传统纸质文件的区别

电子文件有别于传统的纸质文件的一个重要特征，是它的制作和阅读都需要借助现代化的办公设备（如计算机），并且需要通过网络技术进行传输和利用。由于运用互联网来共享电子文档，时间和空间的距离将不再对传递速度产生影响，从而方便快捷，节省大量人力物力。在归档要求、保存条件等方面，电子文档与传统的纸质文件也有所不同，它对保存场地的面积要求不高，但是对环境的温、湿度和防磁等有较高要求。

当然，与传统的纸质文档相比，电子文档的优势是很明显的。电子文档充分发挥和利用了微机的潜能，现代化设备的物尽其用，使文件的利用率和工作效率都大幅度提高。档案信息实现电子化传输利用，为无纸化办公提供了可能。虽然目前“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但从事档案管理的各企事业单位要注意动向，提前拿出对策，使档案工作适应客观形势的变化和要求，为将来顺利实现“信息高速公路”打下基础。对档案信息实现电子化，可谓是一次投入，多次产出。信息成果可多次拷贝，拷贝成果可同时送达各部门，拓宽了工作范围，档案部门工作的积极性和地位随之提高。当然，要完全实现大范围的档案电子化，需要建立健全单位内部信息网络，购买或者开发相应的档案制作和管理软件，搭建网络信息平台，提供系统支持等，需要一笔专门的经费。档案部门自身是无法解决的，需要上级部门的大力支持，没有整个单位和各部门的支持与配合，这些想法只能“待字闺中”。

2 电子档案的收集整理和上传归档

一是区分年代，按不同的组织机构、保管期限将组卷的文件分别进行组盘，分盘管理保存，这样可以最大限度地延长电子文档的寿命。目前，各单位的文件、文档等资料都在计算机上打印成文，各处室文书的传递、批办、督办均在网上操作，其实已经实现了文档制作的电子化。接下来通过在单位内网上下载和上传来完成各部门（业务处室）文件的收集归档。档案部门也要一改以往传统的按年度在每个工作年年底对各处室文件进行收集归档的工作模式，而是通过在单位内网上搭建工作窗口，来完成电子文档适时上传和下载，这样可以及时快速地完成文档收集，并第一时间在档案馆的服务器上完成归档。

二是将收集到的电子文档按照基本建设类、各处室文件、科技档案、会计账簿、声像档案等进行分类，按不同处室、不同项目分别归档，外单位的文件需要进行简单的文书处理，制作成扫描件或者影像文件进入网络。各业务部门负责自己处室文件的归档工作，处理完毕的文件按归档键转入档案部门后，由档案人员进行符合性审查，根据不同档案文件和与之相关的归档规范的相应要求进行初步处理，再确定重要性、密级和保管期限。加上档案管理信息后进入数据库，组卷、归档完成。查阅利用可通过各个网络终端在其权限内进行。如基建档案中图纸、设计院产品采用的CAD设计，是由计算机绘制打印，由规范的纸张输出的，可以直接提供移交电子件，也可以刻录成软盘、光盘，按案卷号、图号、序号连接，按照竣工档案的相关规范要求，直接以电子文档的形式组卷、归档，为终端用户直接检索提供可能。其他的项目，如会计账簿、各处室发文等，也早已使用计算机制作和管理，多为打印件，可作光盘保存或直接入档。填明机构全称、编号、页数、日期、负责人、主管人、审核等，以增强真实性和凭证性。声像档案像已经冲印成照片的可以做成扫描件，数码相机成像的也可以直接以电子件归档。录音、录像带等可直接以原载体的电子文件归档，也可以是电脑制作的电子件，可独立成卷，使用声像柜单独存放，保存时要求避光、远离磁场，严格按照要求控制温湿度。

有条件的单位可组织由本单位的档案管理部门和计算机信息技术部门共同成立研发小组，自行开发适合本单位的“电子文档（文件）上传归档系统”，不具备条件的单位可以从社会上的专业机构购买类似的软件，协助搭建本单位的电子文档归档系统，通过软件和联网的计算机，足不出户就可以将电子文档的全文自动上传到服务器归档，不再需要安排专人跑到档案部门归档，档案部门也将在网上进行对归档文件的符合性审查等工作，大大提高了各部门的工作效率。各业务部门（处室）应当按照档案管理部门统一的格式和要求对本部门形成的文件进行整理，以此来保证文件原稿的真实性、准确性，经过预处理的文件传输给档案管理部门，由档案管理部门再进行统一的编目编码，档案部门不得自行从网上下载，各业务部门对其文件的原始数据负责。

我们知道，文件的生效是以签署为标志的。电子文件通过网络技术进行上传下载，虽然高效便捷，但是由于受到网络安全性的制约，并且电子文件修改更加容易并且不易被察觉，因此对一些具有凭证作用和法律效力的文件还是需要保存纸质原稿来保证文件的真实性、凭证性，同时将纸质文档制作成电子件以便拷贝存档，确保数据的安全。纸质文件和与其内容完全相同的电子文件的归档形式可以采取“双轨制”，归档内容按照“两套制”，即纸质文件的原稿和电子件一起归档，形成内容完全相同、存储介质不同的两套档案。纸质原稿可以印证电子件的准确性，而电子件为查找利用，尤其是重复使用提供方便。档案部门应在以纸质原稿归档的原始件备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码和存储地址。同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档案编号及存储地址，互相参照补充。

目前，由于用于保存介质的磁盘、光盘本身的安全性和耐久性留存等问题尚未解决，纸质原稿和与其对应的电子件可以并存。但从发展的角度来看，等到电子档案的存储介质磁盘、光盘技术改良完善之后，可以采取将那些参考利用价值高、作用大的档案，以磁盘、光盘等存储介质为主归档保存，以纸质文件归档为辅，而对那些准确性要求高，具有凭证价值的档案，则宜以纸质原稿归档保存为主，磁盘、光盘等电子件归档存储为辅。

3 电子文件的保存和保护

电子文档以软盘、光盘为介质存储，因此电子文档对存储环境要求高，要求恒温、恒湿、防磁、防震、防光、防火、无尘、无腐蚀气体，并且周围不能有强磁场干扰，霉变、高温也容易使光盘等变形、老化。存储环境的相对湿度宜控制在40%～65%，温度宜保持在14～24℃范围内。高光也会使光盘过早老化，必须避光保存，不可接触紫外光和阳光直射。此外，磁盘、光盘的质量也很重要，低质量光盘、磁盘，往往重复使用不到一年就读不出数据，带来难以估量的损失。并且就磁盘和光盘两种载体相比，光盘的优势更加明显，磁盘的耐久性不如光盘，因此应多用光盘存储。当然，我们应当选用优质光盘，要使用由正规厂家生产的、有产品合格和质检保证的光盘。存放光盘应单张用密封套套封，使用光盘架直立放置，不宜大量堆叠，以防止翘曲，乃至变形。使用时，拿取光盘要带手套，避免留下汗渍指印，避免尖锐物品摩擦和划伤光盘表面，造成污染损坏，影响读写。另外，光盘应定期复制转存，可根据使用率制定细则，如每5年更新复制一次，复制后的光盘和原光盘以同样的档案编号保存。更加重要的还有，网络技术高速发展，电子文档的保存和维护尤其要加强对病毒的防范，光盘在存储状态下应经常置于读写保护中，隔绝病毒的侵害，并且同件备份。

档案和信息技术业务部门也要加大人力物力的投入，加强计算机的维护保养和系统的保护，尤其是单位内网的保护，按期查杀病毒，对系统进行检测，发现问题及时处理，排除危险，确保电子文档处于良性的存储和运行环境中。

4 电子文件的查找和利用

利用计算机和网络技术，实现网上存储、网上利用查找和传输是电子文档的优势之一，各级档案馆都应充分利用互联网，并且以各单位已经建成完善的内部网站为基础，完善档案信息资源数据库的建设，加快建立本单位的网上档案馆，开展网上归档和传输利用服务。通过建设电子文件全文数据库，输入目录管理数据库，建立数字化的视频档案数据库等手段和措施，实现档案文件数字化，资源信息数据库化，档案管理自动化，档案传输网络化、优化管理，加强法制化，实现档案信息的网上检索、网上传输、网上借阅利用，加强宣传。档案馆需要与信息管理部门密切合作，建立健全本单位的“档案数据管理系统”，这个系统将是单位信息资源库的重要组成部分。“档案数据管理系统”将集中管理网站内各子单位的电子文档（文件），并在网站上提供文件查找咨询和借阅利用服务，实现单位资源信息的共享。这项服务内容丰富、覆盖面广、效率高，将传统的被动式的、手工式的档案提供利用服务方式改为主动的、依托网络自动化的服务方式。档案部门将在网上公布档案信息资源，建立专门的链接提供档案数据库的查询。通过在线咨询、发电子邮件咨询等服务方式，使档案的形成单位、档案的利用借阅者与档案管理者相互之间利用互联网络进行快速通讯，进行信息交流。利用者可以对档案材料的真实性、凭证性、利用价值等想要了解的各类信息进行咨询，并且为利用者提供查询、查阅和各种资信服务。利用借阅档案的复制件或公布件，利用原件等方式都将发生改变，信息更注重时效性，各单位能够通过信息系统、信息网络及时准确地获得各种信息，从而使工作效率大大提高。

5 如何做好档案管理工作

纸质文件历史悠长，相比之下，电子文件归档所涉及的问题将更加广泛，受环境因素和业务人员专业能力的影响和制约，仅仅依靠档案部门的力量难以胜任，各单位应采取电子文件形成部门、档案管理部门、计算机与信息部门相结合的办法，统筹安排，协调配合。各业务处室熟悉各自的管理业务，了解本部门文件的形成规律和历史联系，在鉴定电子文档（文件）参考价值时也最有发言权，应承担各自业务范围内归档工作的主要责任，并对本部门原始文件的时效性、凭证性、真实性等负全责。计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又承担着计算机的维护、档案信息系统维护等专业技术工作，对档案信息的保护和信息系统数据库的标准化建设维护有着举足轻重的作用。档案部门则最熟悉各类文件的分类方法、归档格式、组卷的原则、规范要求等，了解最新动态和全局情况，可以指导各业务部门（处室）规范电子档案的制作，审核把关，推进电子文档归档制度化、标准化。以上各部门的职能应相互渗透、扬长避短、发挥各自的优势，承担各自的责任，推动电子文件归档工作的良好运行。