基于信息化手段的高校政府采购管理模式研究

2013-12-23王惟远落巨福孙学通许鸿雁张月琪

实验技术与管理 2013年5期

王惟远，落巨福，孙学通，许鸿雁，张月琪

（天津师范大学国有资产管理处，天津 300387）

随着我国政府采购制度的改革和完善，高等学校的实验仪器设备、基建工程和各类物资采购逐步纳入政府采购范围［1］。如何在高校政府采购工作中提高效率，真正做到公开、公正、公平，发挥设备投资的最大效益，保证高校教学及科研工作的顺利进行，推动高等教育水平的进一步提升，已经成为高校亟待解决的问题。

1 高校政府采购工作的延伸和业务流程

政府采购已经成为高校采购的主要方式。然而，采购的执行阶段只是财政性资金对高校投入和实施过程中的一个环节，除了关注这一阶段外，还应将高校政府采购工作向项目审批和评价反馈环节延伸，并给予高度的重视［2］。

1.1 向前延伸到项目审批

高校有责任和义务按照法规、制度的要求，把国家下拨的教育经费用好，其中的关键是项目审批，这是在预算制定环节对高校各级管理层提出的要求。目前，高校中出现的典型问题就是项目“盲目上马”和“需求不清”［3］。

随着政府对教育投入的逐年加强，高校项目经费相对宽裕。在这种情况下，由于未经过论证、审批或仅仅通过了形式上肤浅的论证，一些非必要、不急需的项目得以“上马”。此类政府采购项目的执行带来的一定是巨大的浪费和不良的反响，采购工作执行得再出色，也不值得称道。另外，“需求不清”也经常成为执行政府采购的绊脚石，主要是因为对项目执行的相关条件没有考虑全面，或者对采购项目的市场调研不足、选型不准等原因。如果前期项目审批能够更加严谨、仔细、科学和严密，那么后续的采购工作完成起来也比较明晰、简单了。

1.2 向后延伸到评价反馈

目前，高校对采购项目评价反馈环节的认识并不是很到位。反馈环节中应该对供应商、审批管理部门、采购管理部门、采购项目等方面进行评价，并应该对这一评价结果进行科学客观的分析，并将评价和分析结果反馈给项目审批和采购执行部门，为其工作提供支撑依据，从而形成科学的管理闭环［4］。

1.3 构建完善的高校政府采购流程

根据高校政府采购工作的特点，建立采购项目审批、采购执行和采购评价反馈3 个阶段相互衔接，纪检、审计、财务等监督部门全程监控的科学管理模式势在必行。从项目论证到采购执行再到评价反馈，其操作过程可以通过图1表述。

图1表现了项目论证的整个过程，即根据经费来源和经费数量，由不同的部门分别进行层层把关的项目审批管理流程。

图1 项目论证流程图

图2表现了采购执行和评价反馈的整个过程:根据审批的结果和批复的意见，继续进行的采购执行和评价反馈阶段。

2 政府采购管理信息化系统设计与实现

根据上述高校政府采购管理工作的特点和流程，编制了一套高校政府采购管理信息化系统［5］。利用该系统，可以提升工作效率、提高管理水平、进行深度监管，实现高校政府采购管理工作的无纸化、网络化和公平化［6］。

2.1 高校政府采购管理信息化系统框架设计

高校政府采购管理信息化系统是由预算审批、采购执行和评价反馈3个管理模块相互衔接，纪检、审计、财务等监督部门全程监控的科学管理信息化平台。

图2 采购执行、评价反馈流程图

（1）预算审批模块。主要是根据经费来源和经费数量，实现不同单位、不同部门分别把关、层层把关的项目审批管理流程［7］。

（2）采购执行模块。主要是采购管理部门根据审批的结果和批复的意见，依法进行采购执行的阶段［8］。

（3）评价反馈模块。主要是采购管理部门或资产委托主管部门对采购项目使用效益的情况进行评价；采购申请人对供应商所提供的服务进行评价［9］。

（4）监督模块。系统监督模块给予监督部门专门的登录身份，监督部门登录系统后可以对整个系统中的各个细节进行浏览，扩大监督工作的范围，更好、更快、更有效地规避风险［10］。

2.2 系统的开发平台、工具与技术

系统的开发基于SUN 公司的JavaEE 技术，集成开发环境为Eclipse，后台数据库选用SQL Server 2005，编程语言为Java 1.6，采用B／S 模式进行开发［11］。

2.3 系统架构设计及主要实现方式

本系统采用基于Struts 2＋Spring＋Ibatis的多层次体系架构设计［12］，将系统架构分为控制访问层、表示层、业务逻辑层、数据访问层、VO 层以及基于Ibatis的数据实体层的方式来实现［13］，如图3所示。

图3 系统架构设计图

3 高校政府采购管理信息化系统的特点

3.1 业务流程更加完善和严密

高校政府采购管理信息化系统的建设，创新性地将监管工作提前到项目审批环节，与项目实施过程各环节以及验收、审计结算等环节一起构成了一个完整的政府采购运行系统，可基本杜绝政府采购项目体制外运行情况的发生［14］。

例如，以往政府采购经常出现的问题是“先斩后奏”，发生这种情况后，采购主管部门大多也只是进行告诫。高校政府采购管理信息化系统的设计方案，使采购过程不经过任何一步操作都不可能继续进行，可以把违规操作堵截在萌芽之中。

3.2 有效提高了管理效能

高校政府采购管理信息化系统的建设优化了采购工作流程，实现了资源整合和信息共享，既提高了办事效率，又严密了监督管理。特别是在实现决策权、执行权、监督权既相互制约，又相互协调的权力运行机制建设方面也作出了有益的探索［15］。

图4是政府采购管理信息化系统的登录页面，共提供6种登录的身份，各身份用户可以实时随地登录系统行使各自的权力，大大的提升了工作效率。

图4 系统登录页面

3.3 实现廉政建设与业务管理的深度融合

高校政府采购管理信息化系统充分利用科技手段，特别是信息技术的规范性、严密性、公开性和程序的刚性化的独特作用，将制度、规程固化在网络应用系统中，明确了责任部门和责任人的工作职责、明确了决策执行的具体环节、明确了监督部门的监督职责和监督手段。特别是纪检监察的监督模块嵌入业务工作全流程，对权力运行的关键部位、重点环节进行全程化实时监控，有效地提高了学校防治腐败的预警能力和科技含量。

例如，增加了对供应商的评价及反馈功能模块。每个登录用户均可根据供应商所提供的项目及其相关服务情况给予评价、逐条打分。此供应商的综合得分，将反馈到采购执行环节，作为此供应商今后投标时采购单位的参考依据。

3.4 采购环节全过程留有“痕迹”

高校政府采购管理信息化系统建设的各个环节环环相扣，任何一个环节步骤既不可被逾越，又不可被简化。每个责任部门或工作人员只能按照制度及流程规定行使权力、完成任务，既不能在岗位上不作为，也不能逾越权力乱作为。由于是利用数字化技术手段，申报、审核、公示、反馈意见、报送数据等所有操作过程都留有“痕迹”，既保证了监督工作的连续性，也为今后责任追究保存了客观依据。