电子科技大学数字迎新系统的实践与创新

2013-12-23左志宏李俊明周通德李婷蔚

实验技术与管理 2013年5期

朱浩，左志宏，颜凯，李俊明，周通德，李婷蔚

（电子科技大学信息中心，四川成都 611731）

电子科技大学于21世纪初开始了新校区的建设，值此难得的历史发展机遇之际，学校提出了建设数字化校园的宏伟目标，将数字化校园建设提到了前所未有的高度。如何让新生从报到开始便感受到来自学校的人性化信息服务［1］，成了数字化校园的第一项任务。作为数字化校园的一部分，数字迎新系统大大提高了迎新相关各部门的工作效率，降低了报到手续的复杂度，减轻了新生报到的负担，以高效的信息化服务贯穿整个迎新过程，为广大新生和家长留下了良好的第一印象。

1 系统建设的目的

传统的迎新工作基本是从新生报到开始的，许多信息的采集都是在报到现场进行，报到流程也比较复杂、繁琐，耗费大量的人力物力，数字迎新系统的建设就是要彻底改变这一现状。数字迎新系统要能够使新生在到校之前就了解到与报到相关的各种信息，同时也能够将自己的相关信息反馈给学校；到校之后能够使用“一卡通”快捷地完成所有报到手续的办理，使新生感受到信息化带来的便捷［2］；对于与迎新相关的职能部门而言，可在迎新工作开始前，根据系统中获取的新生相关信息统计，做好相关的准备工作，能以数字化、网络化的方式办理新生报到手续，避免手工办理带来的误差，同时，可根据系统提供的实时统计信息，对人员和资源进行科学的调配；对于学校领导和相关职能部门领导而言，能够通过迎新系统在新生到校前了解其基本情况，在迎新过程中实时了解相关工作的进度和统计情况，在迎新结束当天便能掌握新生问卷调查的统计情况。因此，数字迎新系统的建设将使迎新工作中的各种角色受益，全面提高迎新工作的效率［3］。

2 数字迎新系统的建设

我校的数字迎新系统由迎新网站和现场迎新系统构成，系统覆盖了从招生阶段开始到新生报到结束的全过程［4］，主要包括：迎新公告和迎新通知、迎新服务预订、迎新手续的现场办理、信息查询及实时统计等［5］。该系统能够为新生和学校提供信息沟通的平台，能够规范和简化报到的流程，能够及时提供相关的数据统计。系统功能模块构成如图1所示。

2.1 迎新网站建设

迎新网站的建设既是为了便于新生了解报到的相关信息和注意事项，也是为了将新生到校的相关信息反馈给学校，便于学校掌握新生的情况和部署相关的工作［6］。迎新网站包括新生报到须知、迎新报到流程、新生个人基本信息查询、新生报到相关信息登记等几个主要模块。

图1 数字迎新系统功能模块构成图

（1）新生须知模块。包含了学生入学前的准备事项、学习地点、学费明细、户口办理、到校路线等信息，使新生到校前便能清楚地了解自己学习的校区、到校路线、需要准备的相关资料等内容。同时，新生还可以在网站上进行在线咨询，通过与管理员的沟通交流，解决各种疑问，有效解决仅随通知书寄送纸质说明材料的局限性。

（2）迎新报到流程模块。向新生详细介绍了到校后的报到流程和办理方法，使新生在到校前便能掌握相关细节，避免因为现场咨询而增加报到的时间。

（3）新生个人信息查询模块。能够为新生提供各种基本信息查询服务，可查询包括班级、宿舍、辅导员等相关信息。在登录系统时，以新生的录取号作为个人ID，以新生身份证号中的特定字段作为密码。由于我校的数字化校园平台以学号作为学生的个人ID，但新生在收到录取通知书时还未分配学号，因此，以录取号代替学号作为个人ID 的方法有效地解决了新生登录系统的问题。

（4）新生报到相关信息登记模块。为新生提供了到校前登记个人报到相关信息的功能，新生可以登记自己到校的时间、交通方式、陪同人员情况，便于学校安排相关的接待人员；新生还可以进行床上用品和军训服装预订，便于学校后勤部门根据预订情况做好相应的货品准备。

总之，迎新网站使新生能在到校之前了解报到相关的各种信息，同时也便于学校掌握新生的相关需求信息，以数字化、网络化的方式完成以前需要组织大量人员进行现场咨询和统计的工作。

2.2 现场迎新系统设计与实施

现场迎新系统设计的目标是优化报到流程、提高工作效率，实现新生报到手续的数字化，使流程设置更加人性化。我校的新生报到流程包括学院报到、宿舍入住、财务交费、领军装、体检和问卷调查表，涉及学院、学工部、财务处、后勤集团、信息中心等相关部门，必须依靠迎新系统来规范和统一迎新各环节。现场迎新流程如图2所示。

图2 现场迎新流程图

现场迎新系统的前2个流程是“学院报到”和“宿舍入住”。这2个流程属于并行流程，不分先后，新生可以根据自己的需要，自由地选择办理顺序。这样设计的目的是为了减轻新生的负担，避免新生因为未到宿舍入住而带着行李去学院报到点。新生宿舍的位置可在到校前通过迎新网站进行查询，便于到校后入住。同时，我们在校内设置了信息查询点［7］，方便未上网的新生查询自己的宿舍信息，新生只需使用“一卡通”刷卡便能查询到自己的住宿信息。

财务交费环节分为普通交费和绿色通道2 种情况：一是办理普通交费的学生，可以在到校之前通过银行代扣的方式办理相关费用的缴纳，这种方式最为便捷，没有进行银行代扣的新生，可以在到校后进行现场交费；二是申请绿色通道的新生只需凭学工部审批后的困难证明到财务现场交费点办理相关手续。由于财务系统与迎新系统实现了实时的数据同步，因此，学生在完成财务交费环节的办理后，便可立即进行“领军装”、“体检”和“调查表”3个后续环节的办理。

“领军装”、“体检”和“调查表”3个环节也被设计为并行，新生可以根据自己的需要，选择3个环节的办理次序，避免大量排队的现象。在完成所有上述环节之后，新生还需要回到学院报到点，确认自己报到结束。

在实施过程中，我们在各流程办理点均安装了“一卡通”读卡系统，使新生的所有报到流程均通过刷卡办理，每个环节的办理时间平均只需10s，极大地提高了工作效率。在新生接待点，我们还安装了信息查询机，使新生可以自助刷卡查询班级、宿舍、辅导员、流程办理情况等相关信息，极大地方便了新生。新生查询界面如图3所示。

图3 新生信息查询界面

参与迎新工作的相关部门也可以通过信息查询机，实时查询到当前新生报到的各项统计数据，便于进行相关资源和人力的调配。统计查询界面如图4所示。

图4 迎新报到情况实时统计图

现场迎新系统从根本上改变了传统手工报到的落后方式，既规范、简化了报到流程，又提高了手续办理的效率，同时也将迎新期间的各项工作进行了全方位的监控，全面提高了迎新工作的服务水平。

2.3 迎新相关数据集成

由于我校已建立了共享数据库平台，且各业务系统数据库与共享库之间采用星型链接结构，因此，当某业务系统需要抽取其他业务系统的数据时，首先将数据从源数据库抽取到共享库中，再从共享库抽取到目的数据库，以此降低各业务系统间的耦合度。

迎新系统所需的新生基本信息、班级、学号、辅导员、宿舍及交费数据分别源自教务系统、学工系统和财务系统［8－9］，由于迎新工作具有特定的时间特性，因此，各项数据的抽取时间完全依赖于源数据生成的时间［10］。我们利用Oracle公司提供的ODI（Oracle Data Integrator，oracle，数据集成工具）来实现迎新系统与各业务系统的数据集成，具体过程如图5所示。

图5 迎新相关数据集成

在招生阶段，每录取一批新生，包含录取号在内的新生基本信息便由教务数据库经共享库抽取至“一卡通”系统数据库和迎新系统数据库中，便于同时进行的“一卡通”制卡工作，确保“一卡通”卡片能够顺利地随通知书进行寄发；在招生工作全部结束后，大约在新生报到前2周左右，学工系统将生成的班级、学号及宿舍信息经共享库抽取至迎新系统，使新生能在迎新网站上查询到个人的上述相关信息；在报到前1周，财务系统通过共享库将银行代扣的学费信息抽取至迎新系统，便于新生确认交费成功和到校后办理现场迎新的各项手续；在现场迎新时，财务系统通过共享库将现场交费和绿色通道数据实时抽取至迎新系统，使现场交费和走绿色通道的新生也能够顺利地办理后续报到流程［11］。

迎新相关的数据集成充分利用了我校数字化校园共享数据库平台的优势，使迎新系统与其他业务系统有机地结合在一起，以高效的手段解决了数字迎新相关的数据需求。

3 数字迎新系统的创新

我校数字迎新系统经过了3年的正式运行，在此期间，我们进行了大量、有益的尝试。经过了实践的检验后，得到了一些创新点，有效地解决了我校迎新工作中的一些实际问题，同时，也可供我们的同行作为参考。

3.1 新生个人ID 的平滑切换

我校新生的“一卡通”卡片制作是伴随招办的录取进度同步进行的，目的是为了实现“一卡通”卡片随录取通知书的寄送，避免因新生到校后现场发卡而造成的混乱和拥挤。我校包括“一卡通”系统、数字迎新系统在内的所有应用系统均以学号作为学生的个人ID号，由于在录取阶段还无法为新生分配学号，因此就出现了无个人ID 可用的问题。

虽然在录取阶段还没有学号，但每名新生唯一的录取号是已经确定的，因此，我们可以利用新生的录取号作为个人临时ID，进行“一卡通”制卡及新生登录迎新网站，待分配学号后，再将学号与录取号进行一一映射。在新生报到以后，对系统进行数据切换，届时再将学号取代录取号作为学生个人的正式ID。

新生个人ID 的平滑切换，既解决了新生录取期间“一卡通”制卡的卡号编排问题，又解决了新生到校前登录迎新网站的个人ID 问题，为新生开启了数字化校园的全新生活。

3.2 现场迎新工作的实时报表展现

让管理人员能够实时掌握迎新现场各环节的进度情况，是建设数字迎新系统的目的之一。我校迎新系统以数据库为基础，向各级领导和相关管理人员提供了多种实时报表统计功能，并以柱状图和饼图的直观方式予以展现。系统提供的实时报表统计包括：环节报到情况统计、财务交费情况统计、（院系）学生报到情况统计、（生源地）学生报到情况统计、绿色通道办理情况统计、环节办理时间段情况统计等，既可对全校进行宏观统计，也可对某个学院进行单独统计。

利用现场迎新的实时报表功能，各单位可以随时掌握当前的报到情况，及时调整相关的工作部署，将人力、物力调配到需要的环节上去［12］。现场迎新的实时报表功能使迎新工作处于全面的监控之下，充分发挥了数字迎新系统的优势，极大地提高了各单位的工作效率。

3.3 系统流程可定制

由于我们本着实用、先进、可靠、可扩展的设计原则，采用J2EE结构技术，将先进的办公自动化管理思想和教育管理思想溶于系统之中，采用了数据驱动、分级管理、组件化部署、模块化组装的设计思路，因此，我校数字迎新系统的报到流程可以根据每年不同的管理要求进行定制。通过系统后台的配置，可以方便地对报到环节进行增减，如“调查表”环节就是在2011年根据相关部门的管理需求新增加的。同时，我们也可以对系统各报到环节的先后或依附关系进行调整，使系统更加的人性化［13］，如我校自2010年开始，将“宿舍入住”环节由原来必须完成“学院报到”，变为2 个环节，可并行办理，这样就使新生不再必须拖着行李去报到了，大大减轻了新生和家长的负担，也使迎新现场显得更加的有序。

3.4 第一时间提供新生的统计信息

我校学工部、教务处、后勤集团等部门出于自身的管理需求，每年均需对新生进行问卷调查。在以往的工作中，各部门需要单独组织学生填写纸质问卷调查表，然后依靠人工进行统计分析，这种方式既耗费人力物力，也很难在短时间内得到相关统计信息，无法在第一时间内为各部门提供工作部署的依据。

从2011年起，我校在数字迎新工作中增加了“调查表”这一环节，将各部门的问卷调查表进行了数字化处理，在迎新期间以网上问卷的形式进行调查统计工作。我们为新生提供了专门的机房进行问卷调查表的填报，调查结果直接存入数据库，在迎新工作结束当天，系统便能自动生成相关的统计报表，在第一时间为各个部门提供新生的统计信息，便于有针对性地制定工作计划，大大地提高了各部门的工作效率。

4 结束语

电子科技大学数字迎新系统自2009年正式启用，截至2011年9月，经过了3年的全面应用，已基本能够满足我校当前的迎新需求，它在很大程度上提高了迎新各部门的工作效率，规范和简化了迎新报到流程，减轻了新生的负担。随着我校招生规模的不断扩大、学生管理方式的不断变化，迎新工作也会随之发生变化，我们将根据学校的实际需求，对数字迎新系统进行不断的完善和调整，使信息化技术更好地服务于广大师生。

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