高校实验室档案建设与管理探讨

2013-12-23陈建锐何增颖

实验技术与管理 2013年8期

陈建锐，何增颖

（湛江师范学院信息与教育技术中心，广东湛江 524048）

高校实验室是学校开展教学、科研和学科建设等工作的一个重要组成部分，是培养学生综合技能、教师开展科学研究的主要场所。实验室在正常的工作运行过程中会产生大量的原始信息、数据与资料，能有效、真实地反映和记载实验室质量体系管理、运行的具体情况，是教师、实验技术人员、管理人员、学生进行实验教学与科研所留下来的工作记录与经验总结，能很好地反映一所学校实验教学的工作成绩与管理水平［1］，是评价实验室建设和实验教学质量的重要依据。因此，建立一套健全的高校实验室档案管理体系，建设科学规范的文档资料，可以为各种评估提供准确、全面、及时和实用的实践教学档案信息，对推动教学改革，提高教学质量，实施科学决策、开展科学研究，都发挥着重大的作用，是实验室建设的一个不可或缺的工作重点［2］。

1 高校实验室档案建设的必要性

高校实验室档案建设和管理是一项基础性、长期性的工作，直接影响实验室各项工作的正常开展以及长远的发展规划，是实验室建设和管理标准化、科学化、规范化、程序化的重要标志之一。

1.1 为实验室实施科学管理与决策提供依据

信息是决策的基础，决策是管理的核心。完善的实验室档案所提供的可靠而充分的信息，能真实有效、准确客观、全面及时地反映实验室在基础建设、教学科研、仪器设备管理等相关方面的详细情况［3］。结合档案信息与社会发展需要及学校实际情况，在实验室硬件建设、课程设置、教材选用、内容制定、师资配备、人才培养等方面均要参照档案信息所描述的客观情况，及今后学校发展的预期目标来具体确定。实验室档案对实验室开展各项工作、考查实验教学成果、总结教学经验、深入科研工作有着重要的参考价值。

1.2 促进实验教学的改革和评估工作开展

高校实验室是日常教学中的重要场所。实验室档案是实验教学和科研成果的最好载体，为实验教学改革和科研项目的进一步深入提供了宝贵经验与珍贵资料。如实验项目、实验方法、手段、实验结果，实验分析等通过各种档案载体记录下来，通过整理有助于探索更合理的教学方法，更有效的科研手段，对改进实验教学条件，促进实验教学改革，提高科研水平和质量等有着巨大的作用［4］。

实验室档案是高校教学评估过程中需要提供的可靠依据和基本凭证当中的重要内容。各级组织的教学水平评估都对实验室档案有清晰、明确、具体的要求。如实验室基本设施与实验仪器情况，实验人员专业技术能力情况，实验课程与内容设置情况，实验考核与学生成绩，实验室开放情况等，均可通过实验室档案进行查阅了解。这些资料客观、准确、全面地反映学校实验教学的各阶段情况，这些原始的、最真实的第一手材料是高校教学评估中审阅材料的重点。是教学水平评估、专业评估和实验室评估的重要内容，也是衡量高校教学和管理水平的重要标志。

1.3 有利于实验室仪器设备的合理配置

实验仪器设备是实验室正常开展各项工作的物质基础。实验仪器设备档案能详细反映实验仪器设备在购置、使用、维护等方面的信息。做好档案信息的规范工作有助于全面、系统地了解实验仪器设备的性价比、利用率、完好率和售后服务情况。在选购设备时可以参照仪器设备档案科学确定设备经费的流向，合理地选择合适的设备与厂商，做到减少浪费，节省资金，提高教育资金的投入效益，更好为教学科研服务［5］。

1.4 加强和规范实验室管理的需要

建立实验室档案可使实验室日常管理工作走向科学和规范。将实验室档案建设与管理作为考核实验技术人员的重要凭证，鼓励实验技术人员主动按规定完成有关工作，使实验室管理有序可循，有章可依。

1.5 积累宝贵经验，方便制定培训计划

青年教师或实验室新进工作人员通过查看系统规范的实验室档案，能更加方便快捷地了解实验室的基本情况和相关工作内容，从而更快、更高效地开展实验教学任务。此外通过实验室档案，可以针对实验技术人员的业务水平和工作能力等不同情况制定相应的培训和进修计划。

2 高校实验室档案实验室建档材料的内容

（1）实验室基础建设方面。实验室批准建设的调研报告，使用范围与功能等文件，实验室物理位置、建构结构与面积等基本信息布局图；实验室各种水电路的布线图。

（2）实验室仪器设备管理方面。反映仪器设备状况的账、卡、表与达标情况，仪器设备申购计划、验收报告、入库单、固定资产明细册、报废销账单、外调及内调等凭证；设备安装验收报告、使用说明书、技术资料、使用记录、报修记录，仪器设备配套情况表［6］。

（3）实验教学管理方面。实验教学大纲、教学计划、教学课表、教学日志、教材及指导书、教学方法；所开展的各项实验项目详细统计列表、实验报告、各实验实际开出记录、实验开出成功率等考核情况相关记录。

（4）实验人员管理方面。实验室各项规章制度，包括各项岗位责任制、分工细则及管理制度；实验室技术人员工作日志、考核材料与晋升记录、技术培训执行情况记录；实验室会议日志。

（5）实验室经费管理方面。实验室经费来源申请记录、经费使用情况记录与使用效益报告；实验室年度仪器设备购置计划；实验材料使用明细、仪器设备维修等经费支出情况统计；面向校外开放使用进行培训、考试及其他租用情况等收入统计。

（6）科研及考学成果管理方面。实验室年度科研项目、教研项目和教改项目、科技开发项目的立项书或合同书、项目成果鉴定书；实验技术研究、实验研究论文、专利申请材料、科技开发、成果转让等。实验室各类考核评估材料、实验教学成果与实验室建设先进评比等获奖材料证书；

3 高校实验室档案管理存在的问题与对策

3.1 存在的问题

当前，高校实验室档案管理中存在以下问题:

（1）实验室工作人员对档案管理方面的意识相对薄弱、对其重要性认识不足，并且专业知识不足。缺乏系统的档案专业学习，没有经过专门培训，不能科学规范地对相应的实验档案进行收集、整理，分类，归档等工作［7］。

（2）实验室档案管理的有关制度不够完善，没有制定详尽、具体、规范的实验室档案管理制度，无章可循，不能对实验室档案管理工作进行有效的书面指导。

（3）责任与权利之间的关系没有理清，实验室工作人员对档案管理工作责任感不强，没有落实到位。

（4）档案管理方法与手段相对落后，不能与档案的现代化管理接轨。由于学校信息化、实验室信息化进程的加快，相关实验教学电子文件数量激增，纸质档案的数字化工作也逐步展开，档案信息化和电子文件管理成为了档案工作重心。对实验档案进行数字化处理、构建电子档案中心、做好档案信息化的安全工作、建设专业人才队伍等是提高档案工作实践工作的重点。

（5）专项建设资金投入少，没有物质上的保障。实验档案信息化需要配置WEB 服务器、数据库服务器、备份管理文件服务器、高速扫描仪、缩微胶片扫描仪、音频、视频采集卡以及软件系统等各种软硬件来整合纸质、声像、胶片、电子文件等类型的档案，进行科学的归档，开发档案管理系统、数据集成系统等支持平台，需要一定的资金支持［8］。

3.2 相应对策

针对上述问题，采取切实措施改进工作:

（1）增强实验室工作人员的档案意识与责任感。切实将档案工作融入实验室常规工作上去，加强实验工作人员的档案专业知识学习及管理。制定有序的培训计划，加大培训力度，有目的、有步骤、有针对性地对实验工作人员进行多种形式的学习、培训与指导。不断提高其业务水平和档案专业技能，

（2）根据实验情况制定切实可行的规章制度。突出、明确实验室档案工作在实验室工作中的地位与重要性，学校应加强领导，健全机构，在各方面给予指导和支持，做好实验室档案管理工作必要的领导、组织、保障工作，使实验室档案工作顺利向前推进。

（3）落实多级管理体制。建立有效的运行机制，将实验技术档案的收集与整理等各项相关工作列入实验室工作人员的工作职责范围，专人负责，明确具体内容，统一管理、分工合作，周期性跟踪实验室档案工作的落实情况［9］。

（4）加强档案管理信息化、现代化建设。传统管理方式已不能高效、准确、方便地满足档案管理的要求，随着电子文件、多媒体技术、计算机与网络技术的快速发展，改革档案管理已势在必行，朝着科学管理方式的转变已成为档案管理发展的必然趋势。因此，应创造条件逐步将纸质文件向电子文件过渡转移，提高信息采集、传输和服务的效能，扩大信息量和服务范围。

（5）提供实验室档案工作的必要环境和设施。在实验经费中应划拨一定数额的资金用于实验室档案工作，做到专款专用，完善实验室档案工作的软硬件条件，用于购置实验室档案专用计算机等设备、档案管理软件及人员培训等，提供实验室档案工作的可靠物质保证。

（6）开发高校实验室档案管理信息系统。为提高实验室档案的技术效用与管理效率，将高校实验室开展实验过程中形成的各类文档资料进行数字化管理，可利用计算机网络技术提供高效便捷的数字化档案存储、管理、查询和应用服务，建立科学适用的文件归档、保管和应用的管理系统，提升档案管理水平，促进和完善高校实验室档案的信息化管理。档案工作也是实施实验室信息化，整合实验室资源、倡导实验室文化、提高实验效率的有效途径［10－11］。

图1 实验室档案管理系统框架

档案管理系统在设计上要考虑实用性、灵活性与通用性，操作简便，模块化管理修改方便，具有可扩充性，易于维护。用户登录模块提供用户注册、登录、身份验证等功能。通过判断登录人员的身份，根据设定程序赋予登录人员相应的管理权限。信息管理模块是主要的功能模块，提供基本手信息录用功能，用户可将收集处理过的实验档案文件按照分类输入计算系统，检索系统可根据包括文件题目、关键词、文件编号、参考文献、档案代号等进行分类检索。系统维护功能模块模块可对用户的权限进行设置、登录口令更改、数据的修改、删除、备份等。

5 结束语

实验室档案建设与管理是实验室工作的重要环节，实验人员需明确档案职责范围，细致、系统地整合复杂的资料，科学分类管理。工作过程中要不断总结完善、研究探索，以适应实验室档案管理的发展要求。实验室档案管理是否科学规范，直接影响到实验室各项工作的正常开展。因此，应重视实验室档案工作，不断提高档案意识，加强实验室档案管理，发挥实验室档案在学校发展中应有的作用，使实验室各项工作更好地为学校教学改革与发展做出积极的贡献，

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［1］朱桂兰.做好高校实验室基本信息统计工作的实践与研究［J］.实验技术与管理，2003，20（1）:123－125.

［2］徐舶.网络环境下高校实验室档案管理的思考［J］.兰台世界，2006（9）:34－35.

［3］何桂云.高校实验室档案的管理探讨［J］.贵州民族学院学报:哲学社会科学版，2005（6）:151－152.

［4］林芷荫，徐国辉.高校实验室档案管理之我见［J］.实验技术与管理，2003，20（1）:120－122.

［5］沈思嗣，杨怡姝.浅谈实验室档案的建立与管理［J］.实验室研究与探索，2012，31（2）:164－166.

［6］孙琳.论高校实验室档案的功能和分类［J］.兰台世界，2007（8）:17－18.

［7］任蜀焱，周小鹏，赵禾.高校实验室技术档案规范化管理浅探［J］.兰台世界，2007（8）:52－53.

［8］陈小东，许婉玲，欧阳玉祝.高校实验教学中心档案资料建设与管理的探讨［J］.实验室研究与探索，2011，30（2）:152－154.

［9］梁国华，武晓峰.高校实验室档案工作的实践与思考［J］实验技术与管理，2012，29（6）:206－208.

［10］方小铁，颜旭玲.智能档案管理系统的设计与实现技术研究［J］.制造业自动化，2010，32（7）:22－24.