探究招标代理工作的质量控制和风险控制

苏丽萍

【摘 要】工程建设项目的数量逐步增多，招标代理也成为了其中的一项附属工作。由于各种因素的影响，如人员素质、国家外部政策、经济形势等，招标代理工作的各个环节中也存在各种风险，需要把握好工作质量并实施各项风险控制措施。本文简单阐述了招标代理工作中的质量控制措施，包括招标准确阶段的质量控制及实施阶段的质量控制，提出了几点风险控制意见，如建立管理数据库、全程参与、加强法规学习、强化人员责任意识、风险预测等，为从事招标代理工作的人员，提供一定的参考与借鉴。

【关键词】招标代理；质量控制；风险控制；措施；分析

0.前言

我国现代的社会经济形势由以往的计划经济转变为市场经济，对于建筑行业的影响集中体现在出现了工程招标代理机构，尤其是建设工程招标、投标管理工作及监督机制的发展更加完善、深化的显著体现。在对于工程招标代理机构的管理上，我国也出台了相关的法律法规，对其在该领域的地位及其作用有着明确规定。随着现代工程建设项目数量越来越多，工程招标的代理机构在招投标活动中起到了越来越重要的作用，但是由于工程招标代理机构属于新兴行业，工作的性质有一定的特殊性，各个环节存在不同程度的风险，因此需要提高各项工作的质量，并进行相关的风险控制措施。

1.招标代理过程的质量控制措施

1.1项目招标准备阶段的质量控制

1.1.1接受委托及发布公告

在签订委托合同时，需要注意辨别招标人的资格，避免出现招标人并不具备相关法律规定的招标能力，而进行假委托的问题。因此应先全面收集该工程的各项信息，如项目的性质、审批文件、申请手续等，再进行进一步判断。最后在国家规定的报刊、信息网络等媒体中发布招标公告。

1.1.2合理选择投标人

全面了解投标人的各项能力，包括经济能力、技术能力、相关经验等。将不符合条件及资历的投标人排除后，选择较为理想的投标人，为中标提供良好的条件。资格预审的工作完成后，业主需要公布所有资格预审申请人的审核结果，及时以书面形式通知通过资格审核的公司，并对该类公司进行投标邀请。

1.1.3招标文件

在制作招标文件时，应注意招标文件内容的全面性，包括投标邀请书、投标人须知、评标办法、工程量清单、技术标准及要求、合同条款及格式、图纸、投标文件格式等各个部分。招标文件制作完毕后，即开始将该文件发售于通过资格审核的各个招标人，并做好相应的解释工作。文件发售时间应超过5个工作日，而法律规定必须进行招标的工程项目，则从发出招标文件到投标人编制好投标文件并提交，应超过20天，避免出现时间错误[1]。

1.1.4现场勘查及答疑

招标人需要先确定时间，组织投标人进行现场勘察，使之投标人对工程项目的现场情况更加了解，对于制作投标书有着重要的意义。如果投标人对工程情况有疑问，应以书面的形式提出来，招标人应认真解答，答疑的文件也将作为解释性文件，送达政府采购监督机构进行备案，其具有一定的法律效力。

1.2实施阶段的质量控制

1.2.1召开标会及评标

根据招标文件的规定召开标会，包括召开时间、会场、相关程序、合理的方式等。在标会完毕后，即开始进行组织专家进行评标。先在专家库中随机选取专家名单，为了保障时间的紧凑性，该项工作应比开标提前2天左右，抽取名单的人员需要对结果进行保密措施，最后通知评标专家，该类专家也需要遵守保密原则。在评标的过程中，需要严格根据招标文件的规定进行[2]。如果招标文件对于某些评审标准没有明确的规定，则不能予以采纳。

1.2.2评标报告及中标通知

评标工作完毕后，评标委员会一般会选择3个左右的投标人作为中标的候选人，如果排名在榜首的投标人由于各种因素放弃了资格、无法完成合同、未及时缴纳保证金等，则排名第二的投标人即可以取而代之。在确定中标人之后，需要及时公布该结果，公示时间为5天，如果没有出现异议，就可以发出中标通知书并通知其他投标人。

2.风险控制措施

招标工作涉及到的人员及单位包括投标人、招标人及招标代理机构，三者的目标均有不同，而且利益出发点有着本质的区别，该情况也直接决定了三者之间存在的较多的矛盾。招标工作也会由于该类矛盾在各个环节上出现各种类型的风险，因此需要采取各种控制措施，降低风险，具体有以下几点措施：

2.1建立管理数据库

某些投标人为了达到中标的目的，会伪造资历、虚构业绩状况等，为了自身利益而损害了招标人的信用，造成信用风险。应先全面收集投标人各项信息，包括信用、资历、各项经营活动等，按照不同的类别制作成系统的信息库，最终形成其企业信用档案，并及时更新信息及数据。如果投标人有造假行为，及时将情况录入该信息系统，在以后的投标的工作中即可以查到该投标人的信用状态，根据情况处理投标资格[3]。

2.2全程参与

招标活动从本质上讲，属于采购形式，该活动进行的过程是招标代理机构与招标人全面配合的过程。招标代理机构不仅仅需要干预招标活动，而且需要参与整个采购活动的全过程，在后期的各项工作则需要招标代理人与招标机构相互配合，共同把握，包括合同谈判、细节商讨、签订合同、执行合同、政策细节等。由于招标人的身份不同，属于各种不同的行业或者部门，对于商务的细节了解程度参差不齐，因此招标代理机构需要发挥专业性，全面指导招标人履行合同，并顺利完成采购的各项事宜。

2.3加强法规学习

由于招标工作涵盖的内容极为丰富，涉及到的人员及单位较多，上一级的管理部门也较多，对其进行约束的法律法规也较为繁多，而各种法律都会根据时代的发展，形势的变化而有所变动或者更新。为了更好的把握各种法律法规，制定相关的风险控制措施，以应对招标工作中不断变化的情况，因此需要定期组织招标工作的各个人员积极学习各项法规，及时更新所掌握的政策及法律知识，保障招标工作的合法性。

2.4强化人员责任意识

招标工作较为繁琐，且细节工作较多，需要各个部门的参与人员具有高度的责任心、足够的耐心及细心，才能保障该项工作的质量。投标人需要认真根据招标文件的规定制定投标文件，对于各种报价进行认真核查，避免出现混淆报价、文件正本出现没有逐页小签、招标活动迟到等问题。招标代理机构的人员在进行各项工作时，需要多加用心思考，尽量做好计划及各线准备工作，防止出现意外情况而来不及处理，如将工作的时间收紧，放出提前量，避免出现招标公告发布时间误差问题等。

2.5风险预测

招标代理机构的人员需要加强学习，提高自身水平，先对各项商务条款进行鉴别，确认完全符合法律法规的要求，并适应于招标工程的情况，再与招标人共同协商决定各项技术条款。还需要准确识别其中的风险项目或者存在漏洞的条款，及时提出来进行修改，对风险进行预测，并作出相应的规避措施，有效的降低风险出现的概率。

3.总结

在工程项目中，招标投标工作具有高度的独立性，且属于极为系统的工作，包含的内容极为丰富，流程复杂。招标的工作的质量与投标人、招标人及代理机构的切身利益有着之际的关系，如果招标工作出现问题，会直接造成三方的损失，因此对于招标过程及其相关工作进行质量控制，控制各个环节的风险有着十分重要的意义，能够有效的保障招标工作的正常运行。本文仅从一般的角度提出了招标工作的质量控制，及风险的各项控制措施，实际活动中还需要招标人员根据实际情况探索出适合实际招标工作的管理措施，提高工作质量，降低防线，为招标代理机构的生存及发展提供有力的保障。 [科]

【参考文献】

[1]马宏韬.浅议招标代理工作的质量控制和风险控制[J].科技资讯理，2011（11）：62.

[2]徐亚萍.试议工程招投标中招标代理机构的作用[J].价值工程，2011（08）：98.

[3]卢金玉.谈招标代理工作中招标文件的编制[J].企业科技与发展，2010（22）：305-307.