基于RFID的高校资产管理系统应用分析

2013-11-23唐文枝

实验技术与管理 2013年11期

胡莹，唐文枝

（广州大学实验中心，网络与教育技术中心，广东广州 510006）

高校固定资产主要是由国家财政投入形成，是国有资产的典型代表，资产运营管理的优劣，将直接关系到学校的运转和稳定。固定资产具有价值高、使用周期长、使用地点分散、管理难度大等特点；在资产管理上，面临数据密集、用户部门多、主管归口不单一、结构分类复杂（包含设备、家具、图书、建筑、土地、交通工具等几大类别，同时又细化为财政分类和教育主管部门分类）等特征；教学和实验资产数量大，使用上随着课程安排呈现一定的周期性，学期中使用频度高，寒暑假可按时保管养护等特点。因此如何将大量、分散的资产有效地组织和管理好，使之形成一个资源网络，加快资产的运转，最大限度地发挥各个资源的使用效力是当前资产管理者应思考的问题。而加强资产的维护既是当前资产管理面临的新的课题，也是资产管理的中心任务［1－3］。

本文基于我校资产管理系统建设和使用的实际情况，介绍了资产管理从纸卡标签跨越到RFID（射频识别）的高效管理的实践体会。

1 现有资产管理状况分析

对于资产管理，我校一直根据财政和教育部门的要求，从顶层加大对资产管理建设的力度，重购重管，加强规章制度建设，加强资产管理队伍建设和管理人员的素质提升建设。同时加强系统建设，在“二期”数字化校园建设中，已建成资产管理系统。现有资产管理系统统一管理为全校师生服务的所有资产，包括总务组、设备组、图书组和财务组4个用户组，以及普通用户、部门资产管理员、主管审核人员、财务复核人员四大类用户角色类别。采用普通纸质标签与资产卡片的方式，完成对所有资产登记、审核、复核、调拨、报废、报修及核账等关键流程，采用账物分管，分门类归口管理的方式。实物方面，教学实验仪器由设备处管理，行政办公类设备以及房屋、土地、家具、建筑物、交通工具由后勤产业处管理，图情杂志由图书馆管理，财务部门负责资产价格等账目的复核。一个新置设备以投入使用到进入管理系统，最后生成财务报表需要经过的流程为：部门管理员对新进设备进行登记—主管部门进行审核（生成资产编号和标签）—打印标签，贴条—财务管理人员进行价值复核。其他资产管理的流程也严格遵循登记、审核、复核的流程。规范的流程给管理上带来了相当的便利。然而规范的流程只是资产管理的一部分，在实际管理工作中还是发现存在相当多的问题。究其原因，主要由于管理系统和资产实物不能形成强力的纽带，人员、实物的变动，凡此种种，物和账不能适时同步，资产本身不具有自动识别性，易形成管理和实际的脱节，管理滞后。这些问题主要表现在：

（1）建设容易，维护困难。系统数据量大，基础数据庞大，包括部门库、人员库、实物库，基础数据异动时有发生。

（2）由于系统和实物脱节，造成资产状况不明，资产重购及资产私用、流失情况存在。

（3）资产管理人员工作被动性强。资产通过审核进入系统后，资产主管部门只能管理系统中的数据，对实物的使用情况、健康状况，管理维护状况、责任人落实等，都不能进行有效监管。

（4）资产清查难以开展。根据资产管理规范，资产管理人员根据职责要求，需要定期对资产进行清查和核实。

（5）现有资产信息的维护，因为纸质贴标所记载信息有限，资产信息卡片的维护过于依赖后期的维护，不能从一进入系统就形成严格的登记，经常出现属性填写错误或完整性缺失的不规范填写［4］。

基于此，借助RFID技术，在资产管理中充分加强资产自动识别管理，提升资产本身所携带的信息量，促进资产台账的适时同步［5］，对于完善高校资产管理意义重大。

2 基于RFID的资产管理系统分析

2.1 RFID相关特点介绍

RFID是一种非接触的自我识别技术，它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，识别工作无需人工干预，可工作于各种恶劣环境，识别和维护操作快捷方便。RFID系统主要由读写器、天线和标签三部分组成［6］，其具有以下几个特点：

（1）物体标志性：标签具有唯一的ID号，实现物体唯一标志性，且通过增加保护机制，不容易篡改或伪造；

（2）可关联携带大量信息：用户可自定义读写数据标准，与纸质标签、条形码相比，RFID通过与信息系统的无线关联，可联带大量的属性数据，包含资产的固有信息（包括价格、数量、生产日期及型号等）、入库信息（包括登记时间、登记者、领用人、审核人员、入库时间、入库地点及使用部门等）、资产的流转信息（包括调拨、维修及领用人变更等），以及其他可扩展的信息。当读卡器读取资产时，可自动关联信息库显示资产的所有属性；

（3）非接触甚至远距离识别：通过无线自动感知，当读写器靠近设备时，设备被自动识别，无须接触，增加了作业的便利性，同时采用不同的RFID频段技术，可实现0～1 000m不同的距离要求，适用于各种场合；

（4）抗干扰能力强：RFID无线识别在高温、防水、高压、噪声等复杂环境下均可正常工作；

（5）可扩展性强：通过与WSN（无线感知网络）的微型传感器结合，能及时地将读卡器读到的识别信息向后台数据中心进行请求，完成对资产的比对和核查，同时，也可以将所需要采集的信息进行感知，诸如资产运行或环境信息等进行采集，传送到后台系统，为复杂分析和决策提供源数据支持；

（6）数据实时同步，物与账的高度统一：可充分利用RFID自动采集、自动传送和无线传输功能，实现资产变动信息与管理系统信息的实时统一，所有过程可以通过配置自动完成，减少了人工参与可能带来的误差性和延时性［7－8］。

2.2 基于RFID的资产管理系统设计

基于RFID资产管理系统拓扑结构图如图1所示［9］。系统主要由3个层次组成：实物管理、无线传输层及后端管理。前端的感知、中端的传输、后端的计算形成了一条无形之线［10］，而同步工作就作用在这条无形之线上。

（1）LAN端为资产管理平台及数据中心，管理平台在账上可以完成一切资产的处置操作和角色授权操作，并且必须通过管理端进行基础库的数据初始操作，生成各种报表，并与学校其他业务系统以及数据中心完成数据的互通和流程的共享，是资产管理对外界的业务出口管理平台。

（2）WSN（无线传感器网络）［11－13］基础于现有的网络资源以及无线资源，并在此基础之上，专门配备功能强大、灵活的无线用户接入，以及Fit AP管理能力的专门交换机，能够管理无线用户，支持802.11a／g／n无线协议，支持有效频率调整，并提供无缝漫游，最大限度地提供用户安全接入的数量，基于角色的安全策略、资源策略、流量策略配置，网络服务质量Qos以及IPv4对IPv6的扩展支持，并且支持VLAN的逻辑网段隔离，采用CAPWAP协议进行无线控制以及AP的互联，使得无论高端或低端AP都能够零配置，并且能够被集中管理，同时部分AP内置RFID阅读器，可当固定读卡器之用，进行定位控制。

图1 RFID资产管理系统拓扑图

（3）资产实物层是资产实际参与生产和使用的现实环境，所有的管理和基础都体现在实物上，主要包括资产仪器设备、读写器、有源／无源电子标签、环境感应器件、无线AP以及形成的无线信号环境和射频信号环境等。此层次主要完成对数据的采集，通过对电子标签的读、写操作，完成资产与账目信息的一一对应，完成资产的台账和信息维护；同时还可以通过模块化的配置检测模块、进行环境信息的采集，完成对资产的管理；通过部署到环境中的信息感应器件进行数据采集，采集到的数据传输到无线传感器网络节点，网络节点通过处理模块进行相关处理；通过射频模块进行无线传输；最后到达后端进行计算和可视化呈现，完成报警等物与人的对话。

基于RFID资产管理系统功能布局图如图2所示，通过RFID进行智能识别、无线信息进行数据传输。系统管理员进行基础信息的初始化，并对无线传输，传感感应进行节点部署，并对整个拓扑结构内的所有节点进行及时管理；资产管理员需要对资产进行台账管理以及资产与物联有关的操作，包括入库登记、资产调拨、资产报废、资产清查、资产流动操作等，具体如下：

图2 RFID资产管理系统功能布局图

①资产入库登记。资产入库时，需要完成电子标签信息的写入、封装，以及管理系统账目信息的信息同步。资产入库时，需由中心发卡器进行发卡，发卡器为电子标签写入数据，包含资产固有信息以及属性信息，并设置锁定密码，这样数据库进行固化，能防止随意改写以及受干扰改写数据。同时发卡器连接管理后台，完成账面上的资产入账以及审核操作，并根据资产的贵重属性以及所工作的环境场所选择不同的标签以及不同的封装方式。电子标签可用UHF标签，识别距离10m范围之内，粘贴在非贵重资产上；有源RFID标签，可识别距离150m内，可用于相对复杂的环境，或是范围较大的教学或设备放置场所，同时可以使用不同的封装模式，柔性标签、标准标签、抗金属标签等，使用时间可以达到3～5年，并且可以通过重新写入数据，反复使用。

② 资产调拨。系统设计上设计资产调拨表，包含原使用部门、领用人、用途等信息，当需要资产调拨时，需在管理系统生成调拨单，并由资产主管部门进行审核，同时电子标签更新信息。使用手持机对该资产标签进行读取，更改标签中领用人、领用部门等信息，确认后，手持机将修改数据上传到管理服务器，服务器自动生成规范的调拨单，并根据手持机的归属用户权限配置生成调拨的审核记录，可在调拨审核记录进行报表查询。

③ 资产报废。资产报废对应资产报废申请单，并需通过资产主管部门的业务审核，以及财务主管部门的复核方能生效，同时完成电子卡片的状态更新。操作与调拨类似，用手持机对该资产标签进行报废标记，或者根据资产标签预置使用年限自动报废，同时自动生成报废的审核记录。与调拨不同的是，需要财务管理角色在管理端或者用手持设备对资产报废完成复核标记，电子标签和后台业务信息通过无线传输完成适时同步，流程完成，自动生成资产报废报表和对应的出库账务报表，报废完成后，会在资产年度均衡报表中资产减少大类中体现。

④ 资产清查。管理员可根据资产管理规范，对固定资产的使用情况、管理情况、存活情况进行随机、随时的清点，将清查工作日常化和常态化，也可以进行有计划的全面盘点。盘点逻辑上非常简单，手持设备扫描某一资产，连接管理端，自动读取原来的资产属性，然后根据电子标签的实际属性进行比对，发现有不一致，进行报警提示。通过多个标签可被同时读写的设计，而不受工作区内标签数量的限制和影响，可达到多达50个／s以上的辨识，不但可以高效完成资产清查的行政任务，可以完成人工的纠错，同时还可以及时发现问题，并完善资产管理制度。

⑤资产流动管理。资产流动没有进行申请单的设计。与资产调拨一致，通过自动感应或手持机读卡，完成资产定位以及存放地点的更新，特别当贵重资产或者配件被非许可（登记）搬运或者移动出一定范围时，管理端将向系统管理员发出手机短信报警。

3 结束语

高校固定资产的管理，通过基于RFID的升级实现，一方面沿用了原管理系统规范的流程，保持了流程的合理性。同时，通过RFID电子标签的智能识别性，以及无线网络的传输技术，有效地实现了账、物、卡信息的高度统一，提升了数据的实时性和精确性，便捷了资产日常管理和维护操作，极大地方便了资产的清查，有效地减少或避免了资产的人为流失，在资产管理中产生出极大的价值。同时通过资产的运行和使用情况的实时了解，可以提高资产的利用率，强化资产维护，延长资产生命周期，为节约购置成本，实现更具活力的管理，更好地为教学科研服务。同时还为进一步的对高校资产进行物联设计，收集各种智慧数据，比如资产的课时利用率、项目利用率，关联教师、学生、科研、教学、教学结果、各项评估，绩效等各种对象和行为纬度，进行深层次的数据挖掘和分析，精确地计算每个纬度的资产因子，使资产数据成为数字校园真正有生命力的数据，为管理层进行人、财、物资源配置和决策提供有效的智慧支持。

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［1］刘岩.RFID通信测试技术及应用［M］.北京：人民邮电出版社，2010.

［2］郑和喜.WSN RFID物联网原理与应用［M］.北京：电子工业出版社，2010.

［3］宁焕生.RFID重大工程与国家物联网［M］.北京：机械工业出版社，2012.

［4］王兴亮，李伟.现代接入技术概论［M］.北京：电子工业出版社，2009.

［5］张文丰.RFID技术在高校固定资产管理的应用及前景分析［J］.广州广播电视大学学报，2008，8（4）：28－32.

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［7］王保云.物联网技术研究综述［J］.电子测量与仪器学报，2009，8（12）：1－7.

［8］王伟.射频识别（RFID）技术及其应用的研究［J］.安徽师范大学学报：自然科学版，2008，31（2）：139－141.

［9］张家爱，孙飞.基于射频识别技术的固定资产管理系统［J］.计算机与数字工程，2011，30（1）：249－251.

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