水利水电工程施工企业的工程施工承包合同管理

2013-11-08葛海燕

黑龙江水利科技 2013年2期

关键词：经理部承包合同管理人员

葛海燕

(黑龙江省水利四处工程有限责任公司，黑龙江牡丹江157000)

工程施工承包合同是根据国家有关法律、法规和部门规章，设置和约定工程施工承发包双方权利、义务和责任的契约性文件。

规范企业工程施工承包合同管理行为，做好工程施工承包合同管理工作，对维护企业合法权益、提高企业经济效益，树立企业良好形象、开拓市场，保障企业的生存和发展具有极为重要的意义［1］。

现就水利水电工程施工企业的工程施工承包合同管理工作组织、合同管理工作内容、合同管理工作制度保证措施叙述如下。

1 企业工程施工承包合同管理工作组织

要明确企业、公司、项目经理部各级合同管理工作职能部门，合同管理工作岗位;明确工程施工承包合同管理工作组织运行机制;明确企业合同管理工作组织机构管理模式;明确合同管理工作职能部门与合同管理工作岗位职责［2］。

1.1 企业工程施工承包合同管理工作职能部门

1)企业工程施工承包合同管理专业部门，为经营部门(或合同、计划部门，含合同价款管理)。

2)企业工程施工承包合同管理相关部门，为工程部门、质量监督部门、物资设备部门、财务部门。

3)公司工程施工承包合同管理部门，为公司经营部门(或公司合同、计划部门，或专兼职合同管理岗位)。

4)项目经理部工程施工承包合同管理部门，为公司专(兼)职合同管理岗位(或预算员)，相关工作合同管理责任人为各相关工作岗位人员。

1.2 企业工程施工承包合同管理工作组织运行机制

企业工程施工承包合同管理工作，实行企业合同管理专业部门统一管理、合同管理相关部门各负其责;企业合同管理专业部门、合同管理相关部门，公司合同管理部门(或专兼职岗位人员)，项目经理部合同管理专(兼)职岗位人员及相关工作合同责任人员，分级管理、分级负责的运行机制。

1.3 企业合同管理组织机构管理模式

1.3.1 企业合同管理组织机构实行矩阵式管理模式

企业合同管理组织机构矩阵式管理模式示图:

图1 企业合同管理组织机构矩阵式管理模式示意图

1.3.2 企业合同管理组织机构矩阵式管理模式领导关系

1)企业直接领导合同管理专业部门、合同管理相关部门、公司的合同管理工作。

2)企业合同管理专业部门，对合同管理相关部门、公司、项目经理部的合同管理及履行工作，进行指导、监督、检查。

3)合同管理相关部门，分别对公司、项目经理部相关工作的合同管理及履行工作，进行指导、监督、检查。

4)公司直接领导项目经理部的合同管理及履行工作。

5)项目经理部合同管理部门的合同管理工作，在项目经理的领导下进行;项目经理部合同管理部门的合同管理工作，接受企业合同管理专业部门、合同管理相关部门、公司合同管理部门的检查、监督、指导。

1.4 企业工程施工承包合同管理职能部门职责

1)企业合同管理专业部门(或计划、合同部门)，制定工程施工承包合同管理制度，并依据工程施工承包合同管理制度，开展企业的工程施工承包合同管理全面工作。监督、检查、指导各合同管理相关部门、各公司合同管理部门、各项目经理部的专(兼)职合同管理人员与相关工作合同责任人员，做好合同管理及合同履行工作。

2)企业各合同管理相关部门(工程部门、质检部门、物资部门、设备部门、财务部门)，依据工程施工承包合同管理制度，开展相关工作的合同管理工作。监督、检查、指导公司合同管理部门、项目经理部专(兼)职合同管理人员与相关工作合同责任人员，做好合同管理及合同履行工作。

3)公司合同管理部门(或专兼职合同管理人员)，依据工程施工承包合同管理制度，开展合同管理工作，监督、检查、指导项目经理部专(兼)职合同管理人员与相关工作合同责任人员，做好合同管理工作、认真履行合同。

4)项目经理部专(兼)职合同管理人员，依据工程施工承包合同管理制度，开展合同管理工作，监督、检查、指导项目经理部相关工作(工程、质量、物资、设备、财务)合同责任人员，做好相关工作的合同管理及履行工作。

2 工程施工承包合同的管理与履行工作

2.1 工程投标阶段的合同管理工作

2.1.1 招标文件与合同审查

2.1.1.1 招标文件与合同审查工作

审查招标文件、合同条件。通过招标文件与合同分析、评审，确认招标文件与合同的正确性、合理性、完备性;确认合同是否符合法规、符合惯例;确认合同风险;作出投标决策。

对招标文件与合同审查中发现的招标文件与合同的缺陷和承包人的风险，在可采取措施弥补损失、防范风险、降低损害的基础上，提出中标后对缺陷合同条款进行标后谈判的修改意见。

2.1.1.2 招标文件与合同审查管理工作

招标文件与合同审查工作，由企业合同管理专业部门牵头，企业工程技术部门、工程质量部门、物资部门、设备部门、财务部门，公司合同管理部门与项目经理部合同专(兼)职管理人员，分别对各有关专业条款进行审查。招标文件与合同审查后，各单位提出审查意见，企业合同管理专业部门汇总后，交总经济师审定，企业总经理作出投标决策并签批标后合同谈判意见。

2.1.2 中标后合同谈判

1)中标后，企业合同管理专业部门牵头，各合同管理相关部门，公司与项目经理部专(兼)职合同管理人员参加，与发包人进行标后谈判，修改合同缺陷或不合理条款，以降低承包人的合同风险。

2)发包人在签合同之际，补充签定的合同，依据合同法规和工程实际，本着双方平等、互利互惠，有理、有利、有节的原则，实事求是办理。

3)正式签订合同前，企业合同管理专业部门应再次审查合同文件，确保合同(或补充合同)文件包括了双方标后谈判的结果。

2.1.3 合同签发

企业合同管理专业部门负责合同签约事项，并负责合同文件登记，存档，分发到企业有关部门、公司、项目经理部。

2.2 工程施工阶段的合同履行与控制

2.2.1 合同分析

为准确理解、把握合同主要条款内容，更好履行合同，项目经理部要由专(兼)职合同管理人员负责，进行合同分析，对合同条款进行解释，编制合同分析文件。合同分析文件要报企业合同管理专业部门备案。合同分析文件内容包括:①承包人的主要合同责任、工程范围和权利;②发包人的主要责任和权利;③合同价格、计价方法、补偿条件;④工期要求和补偿条件;⑤合同工程质量要求和补偿条件;⑥工程中的一些问题的处理方法和过程，如工程变更、付款程序、工程验收方法、工程质量控制程序;⑦争议的解决;⑧双方的违约责任;⑨合同履行时应注意的问题和风险。

2.2.2 合同交底，落实合同岗位责任

项目经理部专(兼)职合同管理人员要负责讲解合同，落实合同岗位责任，将合同分析文件具体责任下达到项目经理部的具体岗位合同管理责任人，落实到工程项目实施的各项工程活动和工作上。使项目经理部的每一个人，都知道自己在合同工程项目实施的各项工作中的合同责任。使合同成为项目经理部每个人的可执行文件。

2.2.3 合同履行监督

1)在项目合同执行中，项目经理部专(兼)职合同管理人员，要协助项目经理，对照合同条款，检查、监督、协调项目经理部合同管理各个方面的工作，使项目经理部的各项工作都能依据合同规定办理，使项目经理部的各项工作都能满足合同要求。

2)在项目合同执行中，项目经理部专(兼)职合同管理人员，要协助项目经理，对照合同条款，督促、协调发包人、监理人、设计单位等合同有关各方，履行合同，使各方的工作都满足合同要求。

2.2.4 合同执行跟踪控制

在合同实施中，项目经理部专(兼)职合同管理人员及相关工作合同责任人员，要以合同价格、合同工期、合同工程质量等合同主要指标及各项合同指标为项目管理目标，实行目标管理，对合同执行进行跟踪控制。

1)在合同执行中，项目经理部专(兼)职合同管理人员及相关工作合同责任人员，要及时发现项目经理部的合同价格、合同工期、合同工程质量等主要合同管理控制目标在执行中出现的偏差，及时采取弥补、纠正、调整措施进行修正，保证合同价格、合同工期、合同工程质量等主要合同管理目标，达到合同目标要求。

2)项目经理部专(兼)职合同管理人员及相关工作合同责任人员，要及时发现合同执行中出现的偏差、缺陷、漏洞、失误，分析合同实施目标出现差异原因，落实责任，及时提出和实施完善、弥补、纠正、与改进措施，减小或消除合同目标实施差异，保证项目经理部的各项工作都能达到合同目标要求;保证项目经理部的每项工作、每项行动都符合合同要求，不违约。

3)要及时发现发包方在合同执行中的漏洞、失误，及时告知发包方并提出索赔要求。

4)要对来往信件、会谈纪要、指令，进行合同法律方面的审查，使各项工作合法合规，防止出现违规、违约行为。

5)要跟踪记录工程变更、法规变更、计划变更、合同修订和因此导致的合同价格、工程进度和工期的变更的基础资料;收集、记录、保存监理与发包人的批准、通知文件、谈判纪要、来往信件;为合同变更结算、调整合同价格、索赔反索赔和合同档案管理，积累和提供资料。

6)要及时向项目经理部各方面管理人员提供合同实施情况报告，提出合同实施的建议、意见、警示。

7)要及时协调解决合同履行中存在的争议问题，及时办理索赔、反索赔事项。

2.2.5 合同变更管理

1)合同变更范围:合同变更，指引起合同工程或部分工程的施工组织和进度计划发生实质性变动，影响本项目和其他项目的单价或合价增减的合同变更事项。合同变更包括:①增加或减少合同中任意一项工作内容;②增加或减少合同中关键项目的工程量超过专用合同条款规定的百分比，一般15%;③取消合同中任意一项工作(被取消的工作不能转由发包人或其他承包人实施);④改变合同中任意一项工作的标准或性质;⑤改变工程建筑物的设计标准、结构形式、材质、基线、标高、位置和尺寸;⑥改变合同中任意一项工程的完工日期或已批准的施工顺序;⑦追加为完成工程所需的任何额外工作;⑧料场变更;⑨合同价格增减超过15%的合同价格调整。

2)合同变更管理工作:发生合同变更，项目经理部专(兼)职合同管理人员，要及时按合同规定的变更合同价格调整原则，按合同变更申请报告、变更报价规定，变更审批程序，及时办理变更文件。变更实施后，要及时办理合同变更价款支付结算。

2.2.6 物价波动、法规更改引起的合同价格调整

1)物价波动引起的合同价格调整:合同施工期内，因人工、材料和机械台班价格波动影响合同价格时，项目经理部合同管理人员，应按合同约定，采用价格指数调整价格差额或采用造价信息调整价格差额。

2)法律变化引起的价格调整:在投标截止日前的28 d后，因法律变化导致承包人在合同履行中所需要的工程费用，发生除物价波动引起的合同价格调整以外的增减时，项目经理部专(兼)职合同管理人员，要根据法律、国家或省、自治区、直辖市有关部门的规定，提出需调整的合同价格，按合同约定，商定或确定需调整的合同价款。

2.2.7 合同索赔管理

2.2.7.1 合同索赔范围

1)由于发包人(包括监理人、设计方原因)未能正确履行合同义务，使承包人延长了工期，造成了承包人的经济损失同时也增加了费用。包括:①未及时交付场地、料场、施工图纸、测量基准资料，未能提供应由发包人负责的部分临时工程等承包人施工所需的条件;②未及时交付发包方负责的材料设备或其不符合设计要求;③未能按合同规定的时间支付各项预付款、进度款、工程结算价款等各项合同价款;④下达了错误的指令、超出合同规定干预承包人的施工过程;⑤招标文件、图纸错误，提供的水文地质、地形资料与实际不符;⑥发包人延误开工，其他由于发包人原因引起的停工、延误工期、违约引起的暂停施工;⑦由于法律、财务等原因导致发包人已无法继续履行合同或实质上已停止履行合同的义务;⑧监理人、发包人不按合同约定进行隐蔽工程验收、不按合同约定进行工程完工验收。

2)发包人指定分包商(或供应商)违约、发包方的其他承包方或第三方干扰，给承包人造成的损失和增加的费用。

3)不可预见、不可抗力造成的损失和增加的费用。包括:①不能预见、不能避免、不能克服的自然灾害造成的损失和损坏;②战争、动乱等社会因素造成的损失和损坏;③反常的气候条件、异常的水文地质状况，超设计防护标准洪水造成的损失、损坏和增加的费用;④不可预见地下障碍物、地下文物等增加费用支出和经济损失。

2.2.7.2 合同索赔管理工作

在合同实施中，项目经理部专(兼)职合同管理人员，要认真做好以下合同索赔、反索赔工作。

1)索赔工作。具体包括:①在合同实施过程中，项目经理部合同管理人员，要预测索赔机会，对引起索赔的干扰事件预先作预测;②在合同实施过程中寻找发现索赔机会;③在索赔有效限期内，及时提出索赔要求，妥善处理、解决争执，及时按合同规定的程序办理索赔事项。包括:及时向监理人发出书面索赔意向通知书;起草并提交索赔申请报告;将索赔金额计入月份、完工和最终支付结算。

2)反索赔工作。具体包括:①项目经理部专(兼)职合同管理人员，要通过项目经理部各方面工作的有效合同管理工作，使自己不违约，防止或不被对方提出索赔;②要据理反驳对方不合理的索赔要求，说明自己对索赔事件不应承担的责任，否定或部分否定对方的索赔要求。

2.2.7.3 工程完工后的合同后评价

工程完工后，合同管理专业部门、项目经理部专(兼)职合同管理人员，要共同将合同审查贯穿合同全过程中，将合同管理工作经验教训总结出来，提出分析报告。并以此作为工程完工后合同管理工作的自我评价，作为今后合同管理工作的借鉴，不断提高合同管理水平。

1)合同审查签约评价，主要有:①预定的合同战略是否正确，是否顺利实现;②招标文件分析和合同风险分析的准确程度，在合同执行中的作用;③合同环境调查、实施方案，工程报价方面的经验和教训;④合同谈判中的问题和经验教训。

2)合同执行情况评价，主要有:①合同执行战略是否正确，是否符合实际，是否达到预期效果;②合同执行中出现了哪些特殊情况，为防止、避免或减少损失采取了什么措施，结果怎样;③合同风险控制的利弊得失。

3)合同管理工作评价，包括:①合同分析的准确程度;②工程施工阶段的合同履行与控制各环节实施情况，需改进的问题，今后改进意见;③在项目实施的各项工作中，各相关合同管理工作，存在的需协调和改进的问题及今后改进意见;④索赔处理和纠纷处理的经验教训;⑤合同管理工作对项目的总体贡献或影响。

4)合同后评价分析报告编制，包括:①合同审查签约评价，由合同管理专业部门编制。②合同执行情况评价、合同管理工作评价，由项目经理部各项工作合同责任人分别编制，报项目经理部专(兼)职合同管理人员汇总后，形成项目经理部合同执行情况评价、合同管理工作评价部分合同后评价分析报告。③项目经理部编制的合同后评价分析报告文件报企业合同管理专业部门，由企业合同管理专业部门汇总成整个项目合同后评价分析报告。

3 保证工程施工承包合同管理的制度措施

3.1 建立企业合同管理工作检查、评定、奖惩制度

成立企业合同管理工作检查、评定小组，对年度各单位的合同管理制度执行情况，合同管理工作情况，进行检查、评定。对合同管理工作优秀的企业给予奖励;对因合同管理工作突出，取得显著经济、社会效益，避免或挽回重大经济损失和不良社会影响的，予以特别奖励。对因合同管理工作不力，造成重大经济损失、不良社会影响的，予以罚款、行政处分;触犯法律的，移交司法机关依法处理。